Pacote 6253 – Relatório de estatísticas (Lançamentos e horas trabalhadas)

O processo deste pacote foi desenvolvido seguindo as diretrizes e estrutura da teoria de um BI – Business Intelligence.

Foram inseridas tabelas num modelo estrela onde a quantidade de operações de cada usuário e estabelecimentos apuradas são inseridas no banco, o que nos permitirá avaliações comparativas, evolutivas, bem como a geração de gráficos após apurados mais de um ano de estatísticas.

Até o momento a avaliação e carga dos dados estatísticos, está sendo realizada com base no sistema JB Cepil e será ampliado para o JB Folha.

A finalidade desta operação é poder mostrar dois ângulos do cubo de avaliação com aprofundamentos.

O primeiro ângulo de análise é o de produtividade dos profissionais, pois será demonstrado o volume de operações realizadas por cada um dos usuários da aplicação em relação ao tempo gasto, podendo definir se os níveis de produtividade estão condizentes.

O segundo ângulo é o esforço aplicado em cada um dos estabelecimentos que existem na base de dados, demonstrando o volume de operações realizadas (inserções, alterações e exclusões), o número de operações físicas existentes e o tempo gasto em cada empresa.

Consultar períodos processados (F11):

A carga de dados no banco será realizada sempre com periodicidade mensal, independente se no período solicitado foi indicado um ano de avaliação.

Assim, os períodos estatísticos já apurados podem ser consultados pela utilização do F11, ou clicando nos três pontos ao lado é possível verificar para quais meses já foram carregados na base, permitindo exclusivamente a visualização do relatório do período ou períodos.

Clicando sobre algum desses meses, o sistema irá carregar a data inicial e final correspondente à competência selecionada.

Quando o período informado incorporar mais de um mês o relatório será montado somando os períodos envolvidos.

A geração dos dados precisa ser feita de todos os usuários e todas as empresas para que os percentuais representem a realidade a partir do total de lançamentos efetuados no sistema. Dessa forma, não é necessário indicar esses campos, sendo que, passando os mesmos em branco, o sistema atribuirá para todos.

Mesmo que sejam indicados somente alguns usuários e/ou clientes, a geração será feita de todos.

Já a impressão após o relatório tiver sido gerado, é possível somente de um ou alguns usuários e/ou empresas. Para isso, basta abrir a pesquisa desses campos, selecionar os ítens correspondentes e clicar em "Confirmar".

Usuários: Conforme passado anteriormente, na geração da base, ou seja, quando for solicitada a primeira vez o relatório, será feito sempre de todos os usuários e todas as empresas. O processo pode ser um pouco demorado nesta primeira etapa, porém, garante a carga de todos os dados nas tabelas do BI. Este procedimento permitirá, posteriormente, somente o uso da pesquisa para geração do relatório, permitindo a avaliação de forma granulada e rápida.

Para solicitar o relatório pela primeira vez, não é necessário indicar os usuários, basta passar o campo em branco. Mesmo que sejam indicados somente alguns usuários o sistema irá gerar o relatório para todos.

Após a geração dos dados, para a pesquisa, é possível fazer a consulta com base em apenas um usuário, assim como, para mais de um, ou todos ao mesmo tempo. Para impressão de todos os usuários é possível passar o campo em branco, ou abrir a consulta e selecionar todos.

Para escolher apenas um ou alguns, deve-se abrir a pesquisa marcando aquele(s) que se deseja analisar a estatística e clicar no botão “Imprimir”.

Empresas: Assim como para os usuários, na geração da base, ou seja, quando for solicitada a primeira vez o relatório, terá que ser feito de todas as empresas. O processo pode ser um pouco demorado nesta primeira etapa, porém, garante a carga de todos os dados nas tabelas do BI. Este procedimento permitirá, posteriormente, somente o uso da pesquisa para geração do relatório, permitindo a avaliação de forma granulada e rápida.

É possível fazer a pesquisa da geração da estatística com base em apenas uma empresa, assim como, para mais de uma, ou todas ao mesmo tempo. Essa consulta deve ser feita pelo botão "Imprimir".

Para solicitar o relatório de todas as empresas, é possível passando o campo "Empresa" em branco ou abrir a pesquisa, clicar no botão “Marcar todos” e clicar no botão “Imprimir”.

Para escolher apenas uma ou algumas, deve-se abrir a pesquisa marcando aquela(s) que se deseja analisar a estatística e clicar no botão “Confirmar”.

Gerar relatório com visão master:

A visão corresponde ao ângulo de avaliação da empresa, ou seja, por qual lado do cubo o administrador quer fazer a sua análise.

Quando quer avaliar a produtividade dos profissionais, deverá realizar a avaliação com base nos usuários. E quando deseja avaliar o impacto ou esforço gasto em cada cliente, deve analisar com base (máster) na empresa.

a) Visão máster opção: 1 - Por usuário:

Neste caso demonstrará o esforço e processos realizados por cada usuário, levando em conta os registros das tabelas de logs para saber quantos lançamentos contábeis e fiscais foram realizados no período, mostrando as inserções, alterações e exclusões.

As inserções e alterações possuem uma coluna total e outras duas colunas segregando o volume de operações pelo meio que foram realizadas, que no caso podem ser por importação ou digitação manual.

Ainda, existe mais uma coluna demonstrativa das horas aplicadas por cada profissional e quanto a sua quantidade representa em relação ao tempo total utilizado em todas as empresas.

Quando utilizada esta visão "Usuário" como máster não será possível avaliar o número de registros existentes, pois nas tabelas físicas do Diário, Entradas, Saídas, etc., não há indicação do usuário, pois um pode ter inserido o registro e outro pode tê-lo alterado e um terceiro excluído.

No início de cada linha demonstrativa de usuário há um sinal de + que permite ampliar o nível de detalhamento de visão para avaliação.

O primeiro nível de demonstração serão as empresas e quando houver registros de lançamentos e é possível fazer uma nova ampliação para ver a origem deles, se são Contábeis e Fiscais.

O último nível é o de segregação de origem dos lançamentos por tipo de acordo com a origem e serão detalhadas da seguinte forma:

- Contábeis:

. Origem Contábil.

. Origem Fiscal.

. Outros.

- Lançamentos Fiscais:

. Entradas.

. Serviços tomados.

. Saídas.

. Serviços prestados. Se for gerado por usário, serão listados os mesmos no relatório e para eles as empresas em que efetuaram lançamentos, ou ficaram logados.

b) Visão máster opção: 2 - Por empresa:

Neste caso demonstrará o esforço e volume de dados realizados para cada estabelecimento, levando em conta os registros das tabelas de logs para saber quantos lançamentos contábeis e fiscais foram realizados no período, mostrando as inserções, alterações e exclusões e buscando da tabela principal quantos lançamentos existem.

Os lançamentos existentes, inclusões e alterações possuem uma coluna total e outras duas colunas segregando o volume de operações pelo meio que foram realizadas, que no caso podem ser por importação ou digitação manual.

Ainda, existe mais uma coluna demonstrativa das horas aplicadas por cada profissional e quanto a sua quantidade representa em relação ao tempo total utilizado em todas as empresas.

Quando utilizada esta visão "Empresa" como máster, será possível avaliar o número de registros existentes, pois nas tabelas físicas do Diário, Entradas, Saídas, etc., os dados estão alocados por estabelecimento.

No início de cada linha demonstrativa da empresa há um sinal de + que permite ampliar o nível de detalhamento de visão para avaliação.

O primeiro nível de demonstração serão os usuários e quando houver registros de lançamentos e é possível fazer uma nova ampliação para ver a origem deles, se são Contábeis e Fiscais.

O último nível é o de segregação de origem dos lançamentos por tipo de acordo com a origem e serão detalhadas da seguinte forma:

- Contábeis:

. Origem Contábil.

. Origem Fiscal.

. Outros.

- Lançamentos Fiscais:

. Entradas.

. Serviços tomados.

. Saídas.

. Serviços prestados.

Data inicial e final:

Indicar o período que será avaliado para geração e impressão.

Caso seja indicado um período maior que um mês, os dados estatísticos serão armazenados no banco por mês e no relatório serão agrupados (somados) conforme o intervalo indicado.

Fazer o computo dos lançamentos:

“Com base na posição do número de registros físicos existentes atualmente no banco”:

Se marcada esta opção o sistema realizará o armazenamento de dados buscando os lançamentos existentes na base física, ou seja, não buscará dos logs e sim das tabelas específicas como: diário, entradas, saídas, etc. Lembramos que para o relatório impresso com a visão "Master" por usuário esta coluna de lançamentos existentes não será mostrada no relatório.

“Com base no movimento de registros de logs (inserções, alterações e exclusões)”

Neste caso, além dos dados físicos das tabelas serão buscados os registros por tipo de operação no banco de logs. Para a análise sob visão "Master" por usuário é indispensável a utilização desta opção.

Quando for escolhida a busca dos logs é necessário indicar em quais bancos estas tabelas devem ser buscadas: banco físico e mais no banco de logs. Esta última opção deve ser utilizada obrigatoriamente quando já houve uma extração de logs do banco principal. Aconselhamos deixar ambas marcadas.

OBS: Para o primeiro processo da competência, aconselhamos deixar todas as opções marcadas para que a base estatística esteja completa e posteriormente quando forem somente realizadas as visualizações, então pode-se desmarcar a opção.

Opções de impressão:

Como opção de impressão é possível fazer uma seleção entre lançamentos fiscais e/ ou contábeis e dentro dos contábeis qual nível avaliar.

Ao passar o campo "Opções de impressão" com enter, será emitido a seguinte mensagem dizendo que não há base do BI para extração dos dados e se deseja gerar. Isso para os períodos em que a geração ainda não tenha sido efetuada.

Se for indicado na opção anterior como "Sim", ou clicado no botão "Gerar" após selecionar os campos para a geração, será demonstrado na tela uma barra de progresso onde aparecerão os nomes das empresas conforme for feito o processamento.

Se os dados já foram alimentados na base de conhecimento, será impresso o relatório ou emitida a seguinte mensagem, caso clicar no botão "Gerar":

“Para o período indicado já existe base de conhecimento do BI para extração dos dados para o relatório das estatísticas e cálculo dos custos do escritório”. "Deseja regerar a base de conhecimento do BI?".

Sim: Limpará a base de conhecimento e fará uma nova carga de dados considerando os usuários, empresas e período indicado.

Não: Não será feito a geração.

Os dados desse pacote são base para geração do pacote 6251 - Simulação e levantamento de custos dos clientes.