Pacote 6251 – Simulação e levantamento de custos dos clientes

Este pacote tem por objetivo realizar o cálculo dos custos, confrontando os lançamentos efetuados no sistema e o tempo de uso dos usuários gerados pelo pacote 6253 – Relatório de estatísticas (Lançamentos e horas trabalhadas), com as despesas geradas no escritório e o valor dos honorários cobrados.

É demonstrada a quantidade de lançamentos contábeis e fiscais efetuados em cada empresa e destacada a sua representatividade em percentual. Para proporcionalizar são somados todos os lançamentos de todas as empresas contidas na base de dados e encontrada a proporção aplicada em cada empresa.

Também é calculado o tempo que está sendo gasto para os serviços realizados nas empresas. Da mesma forma, são somados todos os tempos gastos por todas as empresas e encontrada a proporção gasta em cada empresa.

Para encontrar o valor das despesas de forma proporcional, em primeiro lugar será encontrada a proporção do esforço aplicado em cada uma. O esforço é representado pela média da proporção de lançamentos e de horas trabalhadas. O esforço total do escritório representa 100% enquanto que cada empresa terá o seu valor atualizado pela média dos lançamentos e horas.

A partir da proporcionalização das despesas é aplicada a margem de lucro desejada para se encontrar o valor ideal de honorários a ser aplicado à empresa, demonstrando, em relação ao valor cobrado a título de honorários, o déficit ou superávit relativo a cada cliente.

Serão mostradas duas sugestões de preços, uma com margem bruta e outra com margem líquida.

Para fazer o cálculo é necessário gerar antes o relatório do pacote 6253.

Período gerado (F11):

Através desse campo é possível consultar os períodos que já foram calculados.

Para efetuar a consulta, somente é preciso acionar a tecla F11, ou clicar nos três pontos ao lado.

Ao abrir a consulta e dar um enter, serão mostrados na tela os períodos calculados. Basta dar um duplo clique sobre o período para que os dados referente o cálculo sejam mostrados no Grid.

Para fazer o cálculo estão disponíveis as seguintes opções a serem indicadas:

Data inicial e final: Deve ser indicado o período referente o qual se quer efetuar o cálculo.

Caso já exista cálculo para o período, após indicar as datas será emitida a seguinte mensagem:

Carregar: Será carregado o cálculo efetuado.

Recalcular: Será eliminado o cálculo anterior e um novo cálculo será realizado.

Cancelar: Será cancelada a operação.

Selecionar clientes: Existe a possibilidade de gerar o relatório para apenas um cliente, assim como para mais de um, ou todos.

Para realizar de todos existem duas formas: passando o campo em branco ou abrindo a pesquisa e marcando todos manualmente ou clicando no botão “Marcar todos”

Para escolher somente de alguns, deve-se abrir a pesquisa, pressionado com F4 ou clicando no botão de pesquisa, e marcar quais clientes e clicar em confirmar.

Informar “Total despesas escritório” manualmente: Caso seja assinalada essa opção, será habilitado o campo “Total despesas escritório” para informar o valor total da despesa manualmente.

Porém, caso essa opção não seja marcada o valor do total das despesas do escritório será calculado a partir dos lançamentos efetuados nas contas de despesas fazendo a média entre o total dos meses selecionados no período.

Exemplo: Se for gerado para três meses e o valor total desses meses der R$ 9500,00, o sistema fará a média que será de R$ 3166,67, se a opção “Selecionar despesa do escritório com base na última competência” estiver desmarcada.

Para que o sistema compute os valores de despesas automaticamente buscando da DRE é necessário que todas as contas de despesas estejam vinculadas com este tipo no pacote 3002. Quando a conta não possuir configuração ela será tratada como despesa, mesmo sendo de receita.

Se as contas não estão configuradas, existe no pacote 3002 um botão denominado “Atualizar contas DRE” que atribuirá às contas não configuradas como sendo do tipo "despesa", pois este é o tipo da maioria das contas utilizadas no resultado.

Após utilizar a opção acima é necessário repassar as contas do tipo "receita" e conferir se não ficou alguma como despesa. Esta conferência é necessária, pois caso uma receita fique configurada como despesa o total computado não representará a realidade

uma vez que as receitas são credoras e as despesas são devedoras uma realizará compensação da outra diminuindo por consequência o valor das despesas.

A situação da conta, quanto "receita ou despesa", ou se não possui configuração pode ser verificada acionando a tecla F4 no campo "Código da conta" no pacote 3002, onde na pesquisa tem uma coluna "Tipo DRE" onde o usuário pode verificar como está configurada cada conta.

Selecionar despesa do escritório com base na última competência:

Com essa opção marcada será trazido para o cálculo como “Total despesas do escritório” somente as despesas do último mês de competência.

Por exemplo, se for gerado para o ano inteiro será trazido para o cálculo de participação a despesa do último mês, que é dezembro.

Caso esta opção estiver desmarcada o sistema calculará as despesas pela média. No caso do exemplo anterior somará as despesas de janeiro a dezembro e dividirá por 12, para encontrar a média de um mês.

Selecionar honorário de clientes com base na última competência:

Marcando essa opção será trazido para o cálculo como “Valor Honorário” o valor do faturamento do último mês.

Exemplo: Gerando o cálculo para o ano inteiro, será trazido o valor dos honorários do mês de dezembro.

Caso deixe desmarcada essa opção, para compor o valor do campo “Valor Honorário” será feito a média entre os meses que estão sendo gerados.

Lançamentos com base no movto de registros de log:

Quando esta opção estiver marcada, o número de registros computados será com base nos registros movimentados nas tabelas de logs.

Quando marcada esta opção o sistema contará os registros inseridos, alterados e excluídos no período indicado, assim, se em uma determinada empresa um documento foi inserido, alterado, excluído e reinserido ele entrará no cômputo quatro vezes, apesar de na tabela correspondente existir somente um.

Lançamentos com base nos registros físicos: O número de registros existentes na base computa somente a posição estática atual, por exemplo, quantos lançamentos existem, neste momento, para o período indicado, na tabela diário, entradas, saídas, serviços tomados, prestados, etc.

Percentual de margem de lucro: Deve ser indicado o lucro que se pretende obter, ou seja, a ser aplicado sobre os custos rateados.

Caso a opção de digitação manual das despesas estiver desmarcada, ao sair deste campo o sistema solicitará se deseja fazer o cálculo do custo, porém se a opção estiver marcada, o campo “Total despesas escritório” estará habilitado e o foco cairá sobre ele para que seja informado manualmente o total das despesas de um mês e ao sair deste, então, será solicitado o cálculo.

Após indicado esses campos, será emitido uma mensagem pedindo se deseja fazer a geração dos custos, com as opções de confirmar ou não. Confirmando será feito o cálculo preenchendo os demais campos.

Total despesas escritório: O total de despesas do escritório pode ser indicado manualmente caso seja assinalada a opção “Informar “Total despesas escritório” manualmente”.

Se essa opção não for marcada, o valor do total das despesas do escritório será buscado a partir dos lançamentos efetuados nas contas de despesas fazendo a média entre o total dos meses selecionados no período.

Caso seja marcada a opção “Selecionar despesa do escritório com base na última competência”, e for gerado mais do que um mês, será trazido para esse campo as despesas do último mês.

Nr total de lctos contábeis: Nesse campo será demonstrado o total dos lançamentos contábeis contidos na base de dados para o período ou a soma das inserções, alterações e exclusões. Este será o valor base para encontrar o percentual de esforço contábil.

É importante observar quais tipos de lançamentos foram configurados no pacote 6250 para entrar no cômputo.

Nr total de lctos da escrita: Será demonstrado o total de documentos detalhamentos por CFOP encontrados, contidos na base de dados para o período ou a soma das inserções, alterações e exclusões fiscais.

Por exemplo, se um documento fiscal possuir três CFOPs ele entrará no cômputo como três e não um. Este será o valor base para encontrar o percentual de esforço contábil.

Caso no pacote 6250 tenha sido escolhido para computar por documento fiscal, serão ignoradas as variações de CFOP e cada documento será computado como um.

Nr total de lctos da folha: A implementar. (ainda não está sendo feito).

Total de horas trabalhadas: Serão somados todos os tempos de todos os usuários que utilizaram o sistema para efetuar lançamentos ou estavam simplesmente logados.

No Grid serão demonstradas as seguintes informações:

Cliente: Será demonstrado o código do cliente referente ao qual foi feito o cálculo.

É necessário que o cliente tenha indicação de qual é o seu código correspondente no Cepil no campo “Configurações de importação JBCepil” da aba “Importação” do pacote 6003, pois essa configuração é essencial para a busca dos dados.

Nome: Será listado o nome do cliente:

Lctos contábil: Nesse campo será demonstrada a quantidade de lançamentos contábeis que foram encontrados para este cliente de acordo com a configuração de cômputo (existentes ou de logs) e de acordo com as configurações indicadas no pacote 6250.

Também o quanto esta quantidade representa, em percentual, em relação do total dos lançamentos efetuados no período entre todos os clientes (mostrados e explanados acima).

Lctos escrita: Será demonstrado a quantidade de lançamentos da escrita que foram encontrados para este cliente de acordo com a configuração de cômputo (existentes ou de logs) e de acordo com as configurações indicadas no pacote 6250.

Também o quanto esta quantidade representa, em percentual, em relação do total dos lançamentos fiscais efetuados no período entre todos os clientes (mostrados e explanados acima).

Tempo: Mostrará o tempo gasto ou disponibilizado nessa empresa, tanto para fazer lançamentos no sistema, ou tendo alguém logado e o percentual proporcional ao tempo total.

Participação: Corresponde a média aritmética dos três percentuais informados. Este será o percentual de esforço aplicado para este cliente em relação a todos que tiveram movimentação e tempo aplicado.

Despesa cliente: Será informado o valor correspondente ao percentual de participação aplicado sobre o total das despesas do escritório.

Exemplo: Se o valor do campo “Total despesas escritório” for R$ 6.000,00 e o percentual de participação do cliente for 1,55%, será trazido para esse campo o calculo dos 1,55% sobre R$ 6.000, 00, ou seja, R$ 93,00, que corresponde a proporcionalização do custo para esse cliente.

Sugestão preço venda: Nesta coluna serão mostrados dois valores como sugestão de preços.

%Lucro/Custo: Nesse campo será demonstrado o valor de venda calculado a partir do custo e aplicando sobre este a margem de lucro desejada (%).

Ex: A despesa de um cliente de R$ 93,00 onde é pretendido um “Percentual de margem de lucro” de 10% se daria da seguinte forma.

R$ 93,00 * 10% = R$ 9,3 + R$ 93,00 = R$ 102,30

Desta forma o resultado da aplicação da margem de lucro sobre, mais o próprio custo é de R$ 102,30

%Lucro/Venda: Neste campo será demonstrado o valor calculado a partir do preço de venda de tal forma que a partir do preço encontrado sobre o percentual de margem de forma líquida (Lucro efetivo).

Ao se fazer o cálculo a partir de um valor, atribuindo uma percentagem e após dar um desconto do mesmo percentual, não se chega mais ao valor original, atitude comum para os empresários que fazem cálculo com base em empirismo. Naturalmente este “comerciante” terá prejuízo no processo.

No nosso exemplo a empresa adotou lucro de 10%. Na formação de preço aplicando 10% sobre o custo, chegamos a um preço de venda de R$ 102,30. Caso seja concedido um desconto de 10% a empresa teria um prejuízo de R$ 0,93.

Ex: R$ 102,30 – 10% = R$ 10,23

       R$ 102,30 – R$ 10,23 = R$ 92,07

       R$ 92,07 – R$ 93,00 = R$ - 0,93

Para poder obter ganho real foi inclusa a coluna que sugere o preço de venda com aplicação real da margem de lucro, considerando com custo a proporção extraída da margem de lucro. Ou seja, se o lucro desejado é de R$ 10%, então isto quer dizer que no meu preço de venda o custo computado corresponde a 90% (100% - 10%):

R$ 93,00 --> 90%

                X --> 100%

--------------------

X= R$ ((93,00 x 100)/ 90) = R$ 103,33

Dessa forma, se for aplicado 10% de desconto se chega novamente ao valor do custo.

Ex: R$ 103,33 – 10% = 10,33

       R$ 103,33 – 10,33 = R$ 93,00

Vlr Honorário: Nesse campo será demonstrado o valor total de honorários lançados para cada cliente no período que está sendo gerado.

Caso tenha sido marcada a opção “Selecionar despesa do escritório com base na última competência”, será mostrado neste campo o valor utilizado na cobrança da última competência relativa ao período de apuração (é necessário que o faturamento já tenha sido gerado).

Se a opção não estiver marcada será utilizada uma média do valor dos honorários cobrados (caso em que uma ou algumas competências no período não tenha sido gerado o faturamento a média será prejudicada).

Preço custo: Será demonstrado se o escritório contábil está tendo um superávit ou um déficit, pegando o valor do honorário que está sendo cobrado do cliente e diminuindo desse o Lucro/Custo.

Superávit: Está sendo originado um valor positivo referente o que está sendo cobrado de honorários e o valor a ser cobrado calculado como lucro a partir do preço de custo.

Déficit: Está sendo originado um valor negativo referente o que está sendo cobrado de honorários e o valor a ser cobrado calculado como lucro a partir do preço de custo.

Preço venda: Será demonstrado se o escritório contábil está tendo um superávit ou um déficit,   pegando o valor do honorário que está sendo cobrado do cliente e diminuindo desse o Lucro/Venda.

Superávit: Está sendo originado um valor positivo referente o que está sendo cobrado de honorários e o valor a ser cobrado calculado como lucro a partir do preço de venda.

Déficit: Está sendo originado um valor negativo referente o que está sendo cobrado de honorários e o valor a ser cobrado calculado como lucro a partir do preço de venda.

Botão "Imprimir": Através desse botão pode ser feito a impressão dos dados que foram gerados no cálculo, listando também os lançamentos que foram feitos para cada cliente.