Roteiro para SPED Fiscal – JB CEPIL

Este roteiro tem o objetivo de orientar os passos básicos dentro do sistema JB Cepil, para preparar o sistema e as informações para a correta geração do arquivo magnético do SPED Fiscal.

Abaixo será repassada a sequência correta dos passos e processos, através dos pacotes que serão utilizados no sistema:

Pacote 3704: Primeiro passo para a criação e/ou atualização dos dados básicos do Sped, como os dados por Perfil, vínculo dos modelos com os respectivos registros, etc. Acessar o pacote 3704 e executar o botão Confere Leiaute.

Pacote 3124: Neste pacote foram criadas duas novas abas para as configurações do Sped. A primeira é a aba Sped Fiscal, que conterá as informações:

Perfil para a geração da EFD: identificador de que perfil a empresa está enquadrada ou se a empresa não está obrigada a entrega. Esta configuração será utilizada para saber de acordo com o perfil que a empresa está enquadrada, quais registros são obrigatório na geração do arquivo magnético e também para acesso a digitação nos novos pacotes, com as informações específicas para o Sped Fiscal.

Importar/Digitar Produtos para NFE (Mod 55): para a EFD, no caso de notas fiscais eletrônicas, modelo 55, não é obrigatória a digitação dos produtos. Porém para as empresas que não estão dispensadas da entrega do Sintegra, ainda há a necessidade da informação dos produtos. Por isso, foi inclusa esta configuração, que será utilizada, tanto na digitação manual de notas fiscais pelos pacotes 3270 e 3271, bem como para importação de dados pelo 3704 e também para a importação do xml da NFE.

Grupo padrão para importação dos produtos: nesta opção está sendo solicitado um grupo de produtos que deve ser utilizado para cadastramento dos produtos que estejam na NFE, porém não sejam encontrados pelo NCM ou pelo código de barras EAN (GTIN), para cadastramento automático na importação do xml da NFE.

Deve ser indicado o grupo mais comum para os produtos a serem cadastrados nas entradas e outro para os cadastros para as saídas, pois esta informação não existe no arquivo.

A segunda aba é a dos Registros do Sped. Nesta, após ter executado o Confere Leiaute no pacote 3704, o primeiro passo é copiar os dados básicos do Perfil ou de outra empresa que já tenha a configuração base que deve ser utilizada nesta.

Se forem as primeiras filiais, o indicado é que se copie do perfil, pois ao copiar de outra empresa/filial, se foi ajustado manualmente algum registro para informar ou não, irá copiar com esta alteração e não de acordo com o perfil original.

Na margem esquerda, há a árvore dos registros do Sped, onde ao navegar aparecerá uma breve definição do registro e as configurações de data e se é para informar para entradas e saídas individualizado.

Pacote 3109: este pacote se refere aos grupos de produtos, que sempre foram criados de acordo com a necessidade de cada usuário, porém para o Sped Fiscal foram definidos tipos específicos de item para o registro 0200. Para não ser necessário que cada usuário modificasse o seu cadastro e alterasse todos os itens para contemplar somente os tipos definidos, foi incluso este campo no cadastro do grupo. Assim, os grupos continuam os mesmos, sendo necessário somente alocar o Tipo do Grupo para cada grupo já cadastrado no sistema.

Pacote 3111: este pacote é o cadastro dos produtos efetivamente, onde foram inclusos dados acessórios para o Sped. São especialmente necessários os campos que devem ser informados no Sped Fiscal de acordo com o leiaute do registro 0200.

Uma informação importante, especialmente para os clientes que forem fazer a importação do xml da nota fiscal eletrônica quando disponibilizarmos esta rotina é o código NCM, pois esta é a informação que será avaliada para saber se o produto já está cadastrado ou se é necessário cadastrá-lo no momento da importação dos dados.

Se existir a informação do código de barras, que será habilitado o campo na próxima versão do pacote para todos os estados, será avaliado este campo, senão o código NCM.

Outro item que requer atenção é o Identificação Especial, pois através desta informação é que serão disponibilizadas, nos pacotes de digitação, as abas específicas, por exemplo, medicamentos e combustíveis.

Para os usuários que forem importar as informações dos sistemas de ERP para o sistema JB CEPIL:

Pacote 3700: no pacote 3700 foi criada a aba “Leiaute de Importação do SPED”, onde indicando o perfil da empresa e se for o caso clicar em Selecionar Modelos para selecionar somente os modelos específicos que a empresa utiliza, para desenvolvimento de um TXT somente com os dados que ela efetivamente terá que informar, ainda dentro desta opção estão separados os modelos para entradas e saídas e na sequencia imprimir o leiaute que deverá ser enviado para os desenvolvedores do arquivo magnético das empresas, para importação no sistema JB Cepil.

Pacote 3704: tendo o sistema de ERP gerado o arquivo magnético este já pode ser carregado e importado pelo pacote 3704, que fará as validações necessárias indicando os problemas encontrados no arquivo carregado.

Neste pacote, como os registros iniciais se referem aos cadastros básicos, por exemplo Clientes, Fornecedores e Produtos, estes são importados no mesmo arquivo das notas fiscais, diferente dos demais módulos onde era necessários que estes cadastros já estivessem previamente cadastrados ou tivessem que ser revisados posteriormente.

Para os clientes que irão promover a digitação das informações manualmente pelo sistema JB Cepil:

Sem Cupom Fiscal:

Pacote 3270: Novo pacote de digitação das entradas.

Somente será aberto para as empresas que tenham perfil definido no pacote 3124.

Será permitida a digitação dos modelos que efetivamente existam no leiaute do Sped. Esta associação é realizada no Confere Leiaute do pacote 3704.

As abas de digitação serão abertas primeiramente avaliando a configuração dos registros do pacote 3124, se está indicando para digitar ou não, sendo que, nos registros que tenham informação de produtos, se estes registros estiverem configurados para digitar, automaticamente não será mostrada a aba de digitação dos totalizadores por CFOP + CST ICMS + Alíquota. Esta última somente será aberta para os registros que não tenham digitação de produtos ou que estes estejam como Não Informar.

Dentro das abas específicas de tributação, continuarão sendo avaliadas as configurações do CFOP para abri-las ou não, como já ocorria nos pacotes de digitação para o Sintegra (3100 e 3101).

Pacote 3271: Novo pacote de digitação das saídas.

Somente será aberto para as empresas que tenham perfil definido no pacote 3124.

Será permitida a digitação dos modelos que efetivamente existam no leiaute do Sped. Esta associação é realizada no Confere Leiaute do pacote 3704.

As abas de digitação serão abertas primeiramente avaliando a configuração dos registros do pacote 3124, se está indicando para digitar ou não, sendo que, nos registros que tenham informação de produtos, se estes registros estiverem configurados para digitar, automaticamente não será mostrada a aba de digitação dos totalizadores por CFOP + CST ICMS + Alíquota. Esta última somente será aberta para os registros que não tenham digitação de produtos ou que estes estejam como Não Informar.

Dentro das abas específicas de tributação, continuarão sendo avaliadas as configurações do CFOP para abri-las ou não, como já ocorria nos pacotes de digitação para o Sintegra (3100 e 3101).

Nos pacotes 3270 e 3271, quando há digitação de produtos, foi criada uma origem específica a ser gravada na tabela do diário, para nos pacotes de alteração de lançamentos não seja possível alterar a conta indicada nos produtos. Esta regra vale para o Débito nas Entradas e para o Crédito nas Saídas. A contrapartida pode ser alterada pela regra anterior Conta e Histórico normalmente pelos pacotes da contabilidade.

A totalização do valor contábil destes pacotes, para verificar se os valores digitados fecham, é feita considerando a seguinte equação: Frete + Seguros + Despesas Acessórias + Valor dos Produtos – Desconto + ICMS ST + IPI.

Em ambos os pacotes já foram criados os tratamentos específicos para transporte (modelo 07 e 08), para armazenamento de UF e município de origem para atendimento às GIAS (especialmente SC e RS que tem algumas particularidades), os registros de Informações Complementares e para as entradas de Energia e Telecomunicação também já estão sendo solicitados os dados específicos como a Classe de Consumo.

No caso das Informações Complementares, o cadastro é nos próprios pacotes de digitação, no botão  com este nome, onde serão cadastradas com a indicação de um tipo específico, que indicará para o sistema se há dados adicionais a serem digitados. Ao inserir uma informação complementar, de acordo com este tipo, habilitará as novas abas para informação de DARE, GNRE, Processos, Cupom Fiscal, etc., conforme necessário para atender aos registros C110 a C115 do Sped Fiscal.

Ainda, foi implementada toda a parte de contabilização automática, faltando somente o rateio do Seguro, Despesas Acessórias e Frete e todos os pacotes de lançamentos acessórios foram reescritos e implementados já nos novos pacotes (Duplicatas, Centros de Custo, Retenções, Bens, CIAP) com as mesmas funcionalidades que existiam nos pacotes de digitação para o Sintegra. (3100 e 3101).

Com Cupom Fiscal:

Para as empresas que trabalham com ECF, tratamos por enquanto no sistema os registros do Perfil B, pois não temos nenhum cliente enquadrado no Perfil A com esta situação.

Para digitação dos dados de Cupom Fiscal, foi criado um novo pacote para digitação: o pacote 3272. Para utilizar a digitação através dele é necessário primeiramente as configurações em dois outros pacotes:

Pacote 3280: Cadastro das máquinas do usuário. Neste pacote além das informações específicas do equipamento, devem ser cadastradas todas as máquinas do contribuinte. Nele também são indicados o modelo do documento fiscal ao qual se refere e os totalizadores que ela possui.

Pacote 3282: Cadastro dos totalizadores. Já foram inseridos os totalizadores principais em uma das conversões de banco. Porém em caso de ajuste dos totalizadores já existentes ou cadastro de novos totalizadores utilizar este pacote e seguir as definições da tabela 4.4.6 do Sped Fiscal. Neste cadastro, além das informações da tabela, também é solicitado o CFOP, pois o CFOP e Alíquota estão intrinsecamente ligados ao totalizador, não serão solicitados no momento da digitação, inclusive a alíquota compõe o próprio código do totalizador, não podendo ser divergente no momento da digitação.

Pacote 3272: Novo pacote de digitação para ECF. Este pacote ficou bem simplificado, sendo que nos dados básicos há indicação da máquina e demais dados genéricos da Redução Z, inclusive a venda bruta que deve ser composta de todas as receitas, incluindo Cancelamentos e Descontos que devem ser efetivamente desmembrados em totalizadores específicos.

É necessário para o Sped Fiscal o desmembramento dos produtos para cada totalizador. Por isso na segunda aba é solicitado primeiramente o totalizador e na sequencia os produtos que o compõem, bem como os demais dados da tributação conforme o CFOP indicado no totalizador.

Apuração de ICMS, ICMS/ST e IPI:

Para o apuração destes tributos, foi necessária alteração no pacote 3112, que deve ser disponibilizado em agosto:

Pacote 3112: Para os novos lançamentos já serão solicitados todos os dados necessários para atender ao Sped Fiscal, de acordo com as ocorrências que a empresa apresentar e para os lançamentos existentes é necessário alterar e indicar o respectivo código do Sped para todos os lançamentos de movimentação (excetuando-se os registros de Saldo Credor) para os três impostos: ICMS Normal, ICMS ST (todos os que a empresa apresentar) e IPI.

Antes de efetuar a indicação dos campos é necessário clicar no botão “Atualizar Tabelas Sped”, pois através desta rotina, é verificado no diretório de instalação do Sped, se há uma tabela mais recente que a existente no sistema e os dados são atualizados para estar sempre com a versão mais recente liberada no programa do PVA_EFD.

Inventário:

Pacote 3231: para o registro de inventário, Bloco H do Sped Fiscal, foram criados também novos campos no pacote de digitação do inventário. O novo pacote dependerá da conversão para a versão 2.11 do banco de dados e será liberado também em agosto.

A regra de entrega do inventário é que seja gerado o registro do mês de dezembro do ano anterior sempre na competência de fevereiro. Então quem for entregar agora fevereiro/2009, deverá primeiramente alterar os itens do inventário de dezembro/2008, complementando estas informações.

Ainda, a regra do registro H005, define que os demais inventários devem ser entregues de acordo com a previsão legal de inventariar estoque, de forma que as empresas que fazem balanço trimestral devem entregar o registro sempre no segundo mês subsequente ao evento.

Estas duas entregas serão geradas de forma automática no arquivo magnético do Sped, logicamente se houver inventário no sistema. Para os demais meses e formas de tributação, será avaliado se houver inventário e solicitado se deve ser gerado ou não.

Para os usuários que importam os dados do Inventário pelo pacote 3703, em breve será divulgada alteração do leiaute também para incluir os novos campos no momento da importação dos dados, para atender ao exigido para o Sped Fiscal.