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EFD Pis Cofins
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EFD Pis/Cofins - Tratamento no JB Cepil
Para atendimento dos novos processos da EFD Pis e Cofins, instituída a partir de 01/04/2011, foi necessário alterar todo o processo de cálculo do Pis e Cofins, passando a realizar o cálculo com base na digitação dos produtos da Escrita Fiscal e Contabilidade e com base nas informações dos bens patrimoniais.
A seguir, um roteiro das principais alterações realizadas para o cálculo e para a geração do arquivo magnético da EFD Pis/Cofins.
Pacote 3404 – Fórmulas dos Tributos:
No processo da EFD Pis/Cofins foi mantida a necessidade de configuração das contas contábeis utilizadas no processo de uma forma geral, pelos seguintes motivos:
Apesar de ter sido mantida a configuração das fórmulas para o novo processo de cálculo e geração do arquivo magnético da EFD Pis/Cofins, houveram algumas alterações conceituais:
14. Pacote 3405 – Cálculo dos Impostos:
O processo de cálculo do pis e cofins foi totalmente recontruído de acordo com a nova metodologia estabelecida. As principais alterações nos processos do Novo Cálculo de PIS e COFINS são:
14.1. Receita Bruta: o cálculo da receita bruta, para informação no registro 0111, quando a empresa utiliza método de rateio proporcional para os créditos, bem como para cálculo do coeficiente de aproveitamento de créditos quando possui ambas as formas de tributação (cumulativa e não cumulativa), continua sendo gerada da mesma forma como era anteriormente.
Desta forma, para composição da receita bruta, continuará sendo utilizada a busca de acordo com as contas contábeis configuradas nas fórmulas (pacote 3404) com o escopo definido pelo usuário, considerando as bases/dedução 1 – Receita Bruta e 2 – Deduções da Receita Bruta, pois contempla todas as formas de receita da empresa, independentemente da sua classificação, de forma que ficou mais fácil para a busca e também para conferência, continuar calculando desta forma.
14.2. Base de Cálculo: para busca da base de cálculo do pis e cofins, houve uma alteração grande na forma de tratamento dos dados.
Para este item (bases dedução 3 – Base de Cálculo) é necessário indicar nas fórmulas (pacote 3404) o tipo de conta, se ela irá conter dados da escrita fiscal ou da contabilidade, sendo que se houver algum caso onde a conta possua lançamentos de ambas as modalidades, pode ser mantido como Contabilidade esta informação.
14.2.1. Dados da Escrita Fiscal: dentro deste item, a partir de agora, será simplesmente efetuada a soma dos valores digitados nas notas fiscais de Vendas (pacote 3271), Serviços Prestados (pacote 3102) ou Cupons Fiscais (pacote 3272) ou importados pelo 3704.
Lembrando que é de suma importância a correta indicação da situação tributária e do código de incidência (alíquota válida no JB Cepil). Para a TR04_BASE, serão somados os valores considerando o agrupamento por estes campos e mais por Conta e Sub Conta para demonstração no relatório.
14.2.2. Dados da Contabilidade: a busca dos valores da contabilidade, vai avaliar nas fórmulas dos tributos (pacote 3404), as contas configuradas com o tipo “Contabilidade” e dentro destas contas vai buscar os valores que possuem as informações de PIS e COFINS, que agora são solicitadas no pacote 3015, quando utilizadas contas contábeis que estão indicadas nas fórmulas dos impostos. Vai somar os valores que estão neste detalhamento, com o tipo de operação como Receita Sujeita à tributação por PIS e COFINS.
14.3. Créditos Normais: os créditos também sofreram uma alteração grande de tratamento, sendo esta busca agora separada em três pontos principais:
14.3.1. Dados da Escrita Fiscal: dentro deste item, a partir de agora, será simplesmente efetuada a soma dos valores digitados nas notas fiscais de Compras (pacote 3270) e Serviços Contratados (pacote 3103) ou importados pelo 3704.
Lembrando que é de suma importância a correta indicação da situação tributária e do código de incidência (alíquota válida no JB Cepil). Quando for o caso de utilização de créditos diretamente apropriados, também é imprescindível a informação do Vínculo do Crédito (tabela 4.3.6) e a partir da próxima versão dos pacotes, também passaremos a solicitar nas notas fiscais a finalidade da aquisição dos produtos, que agora está somente no pacote 3111, para as empresas que tem casos específicos de mais de uma utilização para o mesmo item.
Para a TR04_BASE, serão somados os valores considerando o agrupamento por estes campos e mais por Conta e Sub Conta para demonstração no relatório.
14.3.2. Dados da Contabilidade: a busca dos valores da contabilidade, vai avaliar nas fórmulas dos tributos (pacote 3404), as contas configuradas com o tipo “Contabilidade” e dentro destas contas vai buscar os valores que possuem as informações de PIS e COFINS, que agora são solicitadas no pacote 3015, quando utilizadas contas contábeis que estão indicadas nas fórmulas dos impostos. Vai somar os valores que estão neste detalhamento, com o tipo de operação como Aquisição, Custos, Despesa ou Encargos.
14.3.3. Dados do Patrimônio: a partir da entrada na EFD PIS/COFINS, o crédito sobre os valores de patrimônio são utilizados diretamente dos cálculos patrimoniais, por duas modalidades:
- Créditos pela Depreciação: quando for utilizado o crédito pela depreciação dos bens, os valores serão somados diretamente do cálculo patrimonial, somando os valores dos bens que estiverem configurados para creditar PIS e COFINS no pacote 3301). Serão segregados também por grupo na TR04_BASE, para facilitar os relatórios e a conferência.
- Créditos pela Aquisição: os valores de créditos por aquisição (indicados no pacote 3319), continuam sendo efetuados por bem, como era no procedimento anterior, com a melhoria de separar os valores por grupo também a partir da EFD PIS/COFINS.
No pacote 3301 há na aba da taxa de depreciação a indicação se o bem possui créditos de Pis e Cofins, visto que alguns ativos imobilizados não podem gerar créditos destes tributos. Se o bem estiver já indicado no pacote 3319, estes campos ficarão desabilitados e abaixo irá aparecer uma mensagem indicativa de que este bem utiliza crédito pela aquisição.
Lembramos que para o cálculo, basta haver a indicação do crédito por um método ou por outro, porém para a geração do arquivo magnético a ser validado e transmitido para a receita federal, é obrigatória a indicação das informações das abas PIS e COFINS, bem como as informações da aba Dados do Sped Fiscal, visto que algumas informações são utilizadas nos dois arquivos.
Também é de extrema necessidade que nas fórmulas dos tributos, onde estavam indicadas as contas de depreciação para o cálculo antigo, seja modificada a configuração destas contas, no campo “Lançamento Proveniente”, para o tipo 2 – Depreciação, sob pena de o sistema creditar duas vezes o valor, uma buscando dos bens e outra buscando da contabilidade.
14.4. Estoque de Abertura: por conter informações específicas para a EFD PIS e COFINS, tivemos que criar um método de cálculo específico para atender a este procedimento.
Para o novo cálculo, será avaliada a indicação de existência da configuração do estoque de abertura no pacote 3404 e se o período de apuração estiver dentro do período estabelecido nesta configuração, irá somar os valores totais de estoque menos o valor indicado no campo Valor do Estoque sem Direito a Crédito, irá dividir o valor resultante em 12 parcelas e sobre o valor obtido irá aplicar as alíquotas indicadas na fórmula, para obter o valor do crédito sobre o estoque de abertura.
14.5. Saldo Credor: como para os registros de saldo credor é necessário indicar em cada período para os valores que serão utilizados, o mês de origem, demonstrando total de créditos, débitos, saldos utilizados em períodos anteriores e valores utilizados no período da entrega, foi necessário criar todo um novo controle para a movimentação de Saldo Credor.
Desta forma, no mês em que a empresa passar a ser obrigada à entrega da EFD PIS COFINS, antes de iniciar os cálculos, o sistema vai verificar se a empresa possui Saldo Credor Anterior. Se possuir, vai gerar automaticamente as informações de todos os períodos anteriores, para possibilitar a correta entrega do primeiro arquivo e dos demais a partir daí.
É um ponto importante para a conferência agora no primeiro mês, para verificar se os valores ficaram iguais aos valores finais do mês anterior, pois pode ocorrer divergências nos dados dos períodos anteriores e se o resultado não fechar, é indicado recalcular todos os períodos anteriores que tenham saldo credor acumulado até o período inicial da EFD PIS/COFINS, pode pode ter ocorrido de o usuário ter recalculado somente um mês e não ter recalculado os meses posteriores e isto pode gerar divergências no valor final acumulado.
No novo cálculo, quando for recalculado um período que tenha saldo credor para períodos posteriores, somente será possível recalcular se permitir recalcular todos os períodos posteriores, para a garantia da integridade dos dados. Desta forma, quando for recalculado um período nesta situação, será exibida a seguinte mensagem:
Se for selecionado Sim nesta pergunta, o sistema fará no mesmo momento o cálculo de todos os períodos posteriores automaticamente.
14.6. Retenções na Fonte: as retenções seguem a mesma metodologia do saldo credor, sendo que em cada mês é necessário informar as retenções do período no registro F600 e o controle de utilização, também indicando cada mês que tem saldo de retenções, nos registros 1300 e 1700.
Desta forma, também no primeiro mês estaremos avaliandoos períodos anteriores para atualização. Porém, diferente do saldo credor, as retenções eram compensadas no cálculo anterior utilizando unicamente os valores lançados nas contas contábeis de impostos a compensar do Ativo, então para atualizarmos esta parte, teremos que trabalhar com os valores destas.
Assim, no primeiro mês da EFD PIS/COFINS, o sistema vai avaliar os valores constantes nas contas contábeis configuradas na base/dedução 10 – Deduções do Imposto (pacote 3404), e se houver saldo acumulado nestas contas, será emitida a seguinte pergunta antes de iniciar os cálculos:
Se a resposta for Não, o sistema simplesmente vai ignorar este valores e calcular o imposto a partir da data especificada. Se a resposta for SIM, vai buscar nas contas contábeis todos os períodos desde o último saldo zerado e vai atualizar na tabela de controle de utilização das retenções, para continuar utilizando o saldo da conta nos períodos posteriores e para demonstrar nos registros 1300/1700 os períodos por competência de origem.
Ressaltamos que a partir deste momento, após a atualização destes valores, os próximos cálculos não avaliarão mais a conta contábil para nada, irá utilizar o valor inserido no primeiro cálculo, então, caso haja algum ajuste de valores nestas contas em período anterior por algum motivo, é aconselhável recalcular os impostos para atualizar o saldo de retenções corretamente.
A partir dos cálculos da EFD PIS/COFINS, somente serão deduzidos os valores de retenções, caso estas estejam efetivamente informadas no sistema (pacotes escrita, pacote 3436 ou 3704). O sistema irá utilizar os valores digitados de retenções, mais o saldo existente de períodos anteriores, seja pelo processo inicial, oriundo dos saldos contábeis, bem como saldo de retenções efetivamente de um mês para outro no novo processo.
14.7. Rateio por Receita Bruta: este processo é totalmente diferente no novo cálculo do que era no antigo. Antes da EFD PIS COFINS, o processo de rateio se dava considerando-se todos os valores de receita bruta, somando-se e dividindo-se pelo total.
No novo cálculo, este rateio é feito por situação tributária (CST), considerando-se para o cálculo dos percentuais, somente os tipos de receita indicados na CST. Para isto, no cadastro das situações tributárias de entradas ou ambos, foi incluso um novo campo para indicação de quais receitas compõe aquela situação tributária, pois somente os tipos ali indicados serão somados para cálculo dos percentuais. Este procedimento está discriminado no Guia Prático.
Desta forma, se for utilizada uma situação tributária que esteja ligada somente a um tipo de receita, automaticamente ela não será rateada e ficará vinculada somente aquela receita especificamente.
Na conversão serão atribuídos os respectivos valores no cadastro, mas em caso de divergência, esta informação pode ser conferida ou modificada no pacote 3110.
15. Pacote 3408 – Demonstrativo do Cálculo dos Impostos:
Como foram muitas as alterações efetuadas no processo de cálculo, não foi possível manter a compatibilidade do relatório de cálculo anterior com a nova estrutura de cálculo utilizada no Pis e Cofins. Desta forma para as informações do novo cálculo do pis e cofins, foi inclusa uma nova opção no pacote 3408:
Nesta nova opção 6 – Demonstrativo de Cálculo dos Impostos EFD Pis/Cofins, foram disponibilizados três relatórios:
1 – Detalhado por Filial: esta forma de demonstração é semelhante ao relatório do Simples Nacional, ou seja, vai demonstrar o cálculo do imposto por filial, trazendo individualizado em cada filial o valor da Base de Cálculo, dos Créditos e demonstrando o Saldo Devedor ou Credor por filial, como a operação de cálculo descentralizado do processo antigo de cálculo.
Este relatório é separado dentro de cada base/dedução por situação tributária e por origem dos lançamentos, ou seja, se oriundos da Escrita Fiscal, Contabilidade, Patrimônio, etc.
2 – Detalhado por Base de Cálculo: nesta opção, ao contrário da anterior, a organização do relatório ocorre por bases de cálculo, ou seja, vai trazer a apuração na visão da empresa, demosntrando primeiramente a base de cálculo de todas as filiais, depois os créditos de todas as filiais e no final o resultado da empresa somente. Terá da mesma forma os dados individualizados por filial, porém não em forma de apuração, mas simplesmente identificando a filial para a qual pertencem os lançamentos.
Este relatório também é separado dentro de cada base/dedução por situação tributária e por origem dos lançamentos, ou seja, se oriundos da Escrita Fiscal, Contabilidade, Patrimônio, etc.
3 – Resumo da Empresa: este é o relatório consolidado da apuração. Vai demonstrar um resumo do cálculo com os valores totalizados da empresa, demonstrando Base de Cálculo Total, Créditos Totais e Saldo Devedor ou Credor, porém sem a indentificação das filiais e sem maior detalhamento de informações.
Neste relatório, posteriormente, serão inseridos os demais tributos para que as empresas continuem tendo um relatório com a demosntração sintética do cálculo de todos os impostos, visto que agora o pis e cofins estão neste relatório e os demais no relatório 1 – Demonstrativo de Cálculo dos Impostos.
Nos relatórios detalhados está a maior novidade no sistema, no processo da EFD Pis/Cofins, que é o relatório, com as informações encadeadas, que podem ser abertas para consulta ou não, em estrutura de árvore e nos casos da escrita fiscal, chegam a quatro níveis de detalhamento:
Além deste detalhamento que pode ser aberto ou fechado, possibilitando a conferência de todas as informações no próprio relatório e verificar as diferenças.
Ainda para facitar as conferências, estamos avaliando quando os registros possuem base de cálculo diferente do valor contábil do documento fiscal, e pintamos o dia e a nota fiscal com diferenças para a conferência do usuário, se o lançamento está mesmo correto. Normalmente isto ocorre quando há IPI ou ICMS ST, que não integram a base de cálculo do pis e cofins. Desta forma, fica mais fácil para o usuário conferir se a diferença está correta ou foi mero erro de digitação.
Este detalhamento também é feito nas demais origens, ou seja, nos Lançamentos Contábeis detalha os valores e as informações de pis e cofins, nos créditos do patrimônio detalha os bens que foram utilizados no cálculo, etc.
Além destas opções, como agora no cálculo estamos trabalhando com todos os lançamentos, também foi inserido no formulário do 3408 a opção de imprimir somente os Lançamentos com Incidência, ou seja, com valor de imposto debitado ou creditado, somente os Lançamentos sem Incidência, que seriam os que tem valor de imposto igual a zero ou marcando as duas opções, no relatórios sairão todos os lançamentos movimentados no mês com informações pertinentes ao pis e cofins.
16. Pacote 3437 – Ajustes do Pis e Cofins.
Neste pacote serão registrados os ajustes de crédito e débito do pis e cofins (registros M110/M220/M510/M620), bem como a inclusão de outras deduções (F700). Também será tratato neste pacote as utilizações de saldo credor e retenções por ressarcimento, restituição ou declaração de compensação.
Os ajustes serão inseridos manualmente neste pacote e depois ao calcular o imposto no pacote 3405 o sistema irá buscar os valores deste formulário e inserir no processo de cálculo normal, sendo que os ajustes a crédito serão somados ou diminuídos da base/dedução 5 – Créditos Normais, os ajustes de débito serão inseridos como base/dedução 3 – Base de cálculo, somando ou diminuindo o valor existente anteriormente conforme indicação neste formulário.
As deduções serão tratadas como base/dedução 10 – Dedução Direta do Imposto, juntamente onde são tratadas as retenções de impostos. Já o saldo credor e as retenções serão utilizados para baixar o valor do saldo credor existente para o cálculo do período de cálculo relativo ao lançamento manual e posteriores.
Será também neste pacote o lançamento do saldo credor inicial, que anteriormente era realizado no pacote 3407, que a partir da EFD Pis/Cofins não será mais permitida a utilização deste formulário, somente para os períodos anteriores à obrigatoriedade.
17. Pacote 3412 – Contabilização:
No processo de contabilização, a maior parte da contabilização continua normalmente, utilizando as contas configuradas no pacote 3404 para a base de cálculo e para os créditos normais ou as contas alternativas de contabilização indicadas no pacote 3410.
O que será necessário de imediato, é verificar os grupos patrimoniais que geraram crédito e configurar também estas contas contas no pacote 3410, na opção 5 – Contas Contábeis Alterantivas para Contabilização dos Créditos. Desta forma, também automaticamente irá contabilizar o crédito sobre aquisição, que anteriormente não era contabilizado no sistema.
Posteriormente estaremos tratando individualmente o crédito de pis e cofins sobre o imobilizado, possibilitando configurar contas distintas quando o crédito é pela Depreciação e quando é pela Aquisição, visto que este último até agora não estava sendo contabilizado pelo sistema. Para isto, será incluso mais um campo nas fórmulas do 3410 para indicar de qual deles é a informação.
O Crédito do Estoque de Abertura, também será tratado da mesma forma, tendo a informação específica que a configuração daquela conta é crédito sobre estoque de abertura.
Outro ponto que não está mais contabilizando, pela mudança no processo de utilização no cálculo, são as retenções. Será incluso no 3410 um novo tipo de lançamento, para configurar as contas de contabilização das retenções, que serão feitas de acordo com a Natureza da Retenção, sendo possível cadastrar uma conta para cada natureza que possua movimento.
18. Pacote 3815 – Geração do Arquivo Magnético:
Neste pacote, ocorre efetivamente a geração do arquivo magnético da EFD Pis/Cofins, para exportar os dados para o PVA, disponibilizado pela Receita Federal.
Para a geração do arquivo magnético é obrigatório que todas as configurações mencionadas neste manual estejam feitas corretamente. No processo de cálculo, caso falte alguma informação, geramos o cálculo da mesma forma, atribuindo alguns valores como padrão, por exemplo, além de que outras configurações são exclusivamente para o arquivo magnético, como é o caso do TP Receita no cadastro de produtos.
Para a geração do arquivo, basta selecionar a empresa e período, na sequencia abrirá esta outra tela para indicação de algumas informações necessárias para preenchimento de alguns registros.
Ressaltamos o caso da geração dos modelos 55 (NF-e) e 2D (Cupom Fiscal – Redução Z), que possuem a faculdade de serem enviados de forma agrupada ou individualizada. Se houver a digitação de forma agrupada, conforme é necessário para a geração do arquivo, pode-se gerá-los de forma agrupada. Agora, se a digitação ou importação ocorreu de forma individualizada, indicamos para utilizar esta opção na geração também.
Outro item é o detalhamento do plano de contas por subconta. Neste caso, se a opção estiver marcada, quando a conta possuir subconta, o código da conta será gerado no formato conta.subconta [15600.11]. Se não estiver marcada a opção, irá ignorar as subcontas e gerar o plano somente com as contas principais [15600].
Nos testes realizados, verificamos que a maior parte das mensagens de erro no PVA, relativas ao Bloco M, que é o bloco a apuração das contribuições efetivamente, ocorre em função da falta de informações nas configurações de origem, conforme explicado nos primeiros itens deste manual. Por este motivo, inserimos na primeira tela do pacote 3815, o botão “Validar”, que vai abrir uma nova tela com as opções abaixo:
Em bases menores, podem ser executadas todas as validações em um único momento, porém em bases maiores, sugerimos que seja efetuada uma única validação por mês, pois o tempo de análise é bem maior quando a quantidade de documentos é grande.
Após as validações serão emitidos relatórios específicos com os registros existentes com problema para conferência do usuário. Efetuando este processo antes da geração do arquivo magnético, haverá uma redução grande nos erros encontrados no PVA.