Pacote 3290 – Conferência de Documentos Fiscais

Este formulário tem por objetivo possibilitar a conferência dos documentos fiscais lançados no sistema, de forma digital, objetivando a eliminação da utilização de papel para realizar esta função, ficando esta informação armazenada no banco de dados para consulta sempre que necessário.

Ao entrar no formulário, esta parte do grid estará sem informações, com a seguinte indicação: Clique no botão Selecionar para escolher os registros. Desta forma, para iniciar os trabalhos neste formulário é obrigatório a utilização de filtros para definir os documentos a serem conferidos:

Ao clicar no botão Selecionar, será aberto um novo formulário, onde serão definidos os filtros, com as seguintes opções:

Origem dos documentos: nesta opção será escolhido o tipo de documento que será ajustado, entre Entradas, Saídas, Serviços Tomados, Serviços Prestados ou ECF. Somente é possível conferir um tipo de documento por vez.

Data Inicial/Final: Informar o período a ser conferido. Este deverá obrigatoriamente estar entre o período permitido nos parâmetros (esta data já é sugerida automaticamente quando é aberto o formulário). Quanto maior a movimentação da empresa, recomendamos trabalhar com períodos menores para evitar problemas de lentidão no processo.

Fornecedor/Cliente: possibilita a escolha dos documentos fiscais de determinado cliente ou fornecedor, ou de vários, conforme a forma de conferência utilizada pelo usuário.

Modelo: possibilita a escolha de determinados modelos para fazer a conferência.

Série/Sub Série: é possível também utilizar a série e subsérie nos filtros.

Número Inicial/Final: possibilita trabalhar com um intervalo de numeração de documentos fiscais. Mais útil na conferência das notas de saídas e serviços prestados que possuem numeração sequencial, por ser emissão da própria empresa.

Os filtros podem ser utilizados individualmente ou concatenados, ou seja, pode-se escolher somente uma das opções de filtro ou várias ou todas, sendo que nos dois últimos casos as condições serão consideradas todas juntas para filtrar os documentos. Não é possível carregar dados sem escolher pelo menos uma das opções de filtro.

Também estamos disponibilizando nestas opções de filtro, em todos os pontos onde há o componente de pesquisa padrão JB (F4) a possibilidade de multiseleção, onde é possível selecionar vários registros simultaneamente.

Após a indicação das condições de pesquisa, ao clicar no botão Filtrar serão carregados no grid os documentos fiscais:

Como é possível verificar, serão carregadas no grid as informações dos dados básicos dos documentos fiscais para identificar as notas que serão conferidas.

Abaixo destas informações serão exibidas as informações CFOP, separados em duas abas: ICMS ou ISS, para os casos de nota fiscal conjugadas, serem exibidos os dados separadamente. Dentro dos detalhamentos por CFOP, ao clicar na linha serão exibidos os dados por produto dos respectivos documentos e abaixo dos dados de cada produto, as informações sobre a tributação destes, conforme está digitado no documento fiscal.

Após a conferência dos dados da nota fiscal (documento físico) com o que está digitado no sistema, se estiver tudo correto, pode-se atribuir o status Conferido, clicando com o mouse neste botão à direita ou pela tecla de atalho CTRL + E.

Caso o documento não esteja correto, há a opção de Abrir o documento, que vai carregá-lo no respectivo pacote onde foi digitado para alteração das informações que estão incorretas, ajustá-lo, para depois atribuir o conferido ou deixá-lo como não conferido até que seja ajustado.

Ainda temos o status Pendente, que pode ser utilizado, por exemplo, quando falta algum documento anexo para conferir, então pode ser atribuído este status, bem como se pode anexar a ele uma observação indicando que não está conferido por falta do documento anexo. Este também deve ser utilizado caso tenha atribuído indevidamente como conferido a algum documento aí coloca como pendente, ou seja, pendente ou não conferido, significa que a nota fiscal ainda não está totalmente correta.

As observações podem ser inseridas em qualquer lançamento, acima foi somente um exemplo. Para inserir uma observação, basta clicar no botão Observação ou a tecla de atalho CTRL + B, que vai abrir o seguinte formulário:

Se o documento fiscal tiver alguma observação relacionada a ele, será exibido no grid a imagem das observações, para saber que há informação vinculada. Pode-se inserir várias observações para o mesmo documento se for necessário.

Neste formulário elas ficarão exibidas no grid abaixo e podem também ser selecionadas para edição ou exclusão se for o caso.

Acima do grid principal, ainda exitem as opções para Atribuir o Status:

Atribuir Status somente para as Notas Fiscais: nesta opção o grid será exibido como acima, somente com os dados das notas fiscais e ao atribuir um status, seja de conferido ou de pendente, vai atribuir somente aos documentos fiscais, ignorando totalmente os dados vinculados dos lançamentos contábeis da nota fiscal.

Atribuir Status para Notas Fiscais e Lançamentos Contábeis: nesta opção, ao contrário da anterior, serão exibidos os lançamentos contábeis vinculados à nota fiscal, em outro grid, logo abaixo:

Na parte dos lançamentos contábeis, ficam vinculadas as informações de Bens, Retenções, Duplicatas, Centros de Custo, que são ligadas diretamente aos lançamentos e indiretamente com as notas fiscais. Para conferir estas informações é necessário marcar a opção de atribuir o status para documentos e lançamentos contábeis.

Esta opção foi disponibilizada, pois em alguns clientes é a mesma pessoa que executa a conferência da escrita e da contabilidade e em outros casos, embora a digitação seja conjunta, a conferência é realizada por pessoas diferentes. Desta forma, atendemos as duas situações.

Ainda, logo acima dos dados dos lançamentos contábeis, pode ser visualizada uma barra um pouco mais escura, esta barra serve para aumentar ou reduzir o grid de baixo, ou seja, o grid dos lançamentos contábeis. O formulário também pode ser executado maximizado, o que é recomendável em virtude do número de informações exibidas.

Abaixo do primeiro grid, pode-se verificar que estão indicados os status dos documentos, sendo possível filtrar os documentos por eles. Desta forma, se quiser trabalhar somente com os registros não conferidos, pode-se desmarcar os conferidos e pendentes e conforme vai atribuindo o status, os demais vão sumindo da visualização, restando sempre os não conferidos apenas.

Estão também disponíveis os recursos de agrupamentos por colunas, a movimentação de colunas de posição no grid enquanto o formulário estiver aberto, como é o novo padrão das pesquisas no JB Cepil.