Pacote 3094 – Contrapartidas de Caixa e Equivalentes

Este pacote foi desenvolvido com o objetivo de identificar as contrapartidas de caixa e equivalentes de caixa quando os lançamentos forem de partidas múltiplas e não seja possível identificar de forma direta as contrapartidas para geração da DFC pelo método direto.

Para realizar a vinculação, ao abrir o pacote é necessário selecionar o período a ser ajustado, clicando no botão Selecionar.

Será aberto um novo formulário, para indicação da data a ser pesquisada, no qual será sugerida a data existente nos parâmetros da contabilidade, porém o usuário pode alterar este período.

Para facilitar a utilização do pacote, especialmente para empresas com muito movimento contábil, é recomendável restringir as datas a períodos menores, como mensais, por exemplo. Para garantir a melhor usabilidade dos dados, há uma validação do número de registros e detalhamentos que retornou do período. Será exibida uma mensagem indicativa:

Até 30.000 registros pertencentes aos grupos será emitida a mensagem de confirmação, porém permitido o carregamento dos dados para manutenção. Porém se o número de registros que retornou for maior que 30.000 registros, o carregamento será bloqueado, pois o processo se torna totalmente inviável pela lentidão apresentada na manutenção dos dados. Neste caso será obrigatório escolher um período menor para realização dos trabalhos.

Para estes lançamentos, também é avaliada a do bloqueio da contabilidade, visto que entendemos não permitir também alteração de dados de uma DFC já encerrada, porém a mensagem é só de confirmação, se o usuário quiser alterar mesmo assim, será permitido.

Depois de selecionar o período, os dados serão exibidos na grade principal do formulário:

O trabalho neste pacote é com detalhamentos do lançamento principal. Então serão exibidas linhas com os lançamentos de caixa e equivalentes, onde os grupos tem necessidade de serem informados manualmente. Isso ocorrerá quando na contrapartida de caixa exista mais do que uma contrapartida em conta que não seja caixa ou equivalente e que a soma destas contrapartidas seja maior que o valor do lançamento existente na conta caixa ou equivalente.

Clicando sobre a linha, no canto esquerdo onde há um sinal “+”, ou duplo clique em qualquer local da linha, abrirá abaixo o detalhamento para realização dos ajustes.

Para facilitar esta análise, existem na grade três colunas de valor:

Valor DFC: é a coluna onde devem ser indicados os valores para relacionar com o lançamento de caixa e equivalente selecionado naquele momento. Sendo que o valor possível de ser indicado é o valor existente na coluna “Valor a Vincular”.

Valor a Vincular: nesta coluna será demonstrado para cada lançamento de contrapartida, o valor que ainda é possível vincular a este lançamento, ou seja, nesta coluna, para um mesmo grupo, irá avaliar o valor da coluna “Valor do Lançamento” subtraindo deste os valores que estejam vinculados a outro lançamento em conta de caixa ou equivalente do mesmo grupo. Se o valor do lançamento original na contabilidade já estiver totalmente vinculado a outro lançamento, nesta coluna o valor a vincular irá ser zero. Esta coluna é meramente informativa, não é possível modificar os valores existentes por digitação no grid.

Valor Lacto: os valores demonstrados nesta coluna são exatamente os valores existentes nos lançamentos da contabilidade.  Esta coluna também é meramente informativa, não é possível modificar os valores existentes por digitação no grid.

Na linha externa, do lançamento principal são exibidas as informações de Débito, Crédito e Diferença para acompanhamento do ajuste, para facilitar à verificação de onde estará totalizando os valores indicados no grid, até a diferença dos lançamentos ser igual a zero. Pois somente desta forma permitirá a gravação dos valores, visto que se houver diferença os valores da DFC não irão fechar.

No detalhamento, serão carregados sempre todos os lançamentos de contrapartidas do lançamento de caixa ou equivalente selecionado, exceto as que estejam também em contas caixa ou equivalente. Como é possível em uma partida haver lançamentos em mais de uma conta ou equivalente de caixa, que trará as mesmas contrapartidas, por isso existe a coluna valor a vincular que exibirá o saldo ainda existente do lançamento original e que poderá ser vinculado a um novo lançamento. A partir do momento que esta coluna estiver zerada, este lançamento não pode ser utilizado para novas vinculações.

Caso ocorra de exibir no registro principal o valor sem diferença e internamente não exibir nenhum vínculo, é provável que este lançamento de alguma forma esteja vinculado a uma conta caixa ou equivalente, que não será mais exibida. É indicado nestes casos excluir o lançamento e realizar novamente o vínculo com os valores exibidos na grade.

Processos de utilização do pacote:

Vinculação Automática: ao selecionar o período indicado para vinculação dos dados, a primeira rotina que deve ser executada é a Vinculação Automática, que pode ser acionada pelo botão existente ao lado direito do formulário ou pela tecla de atalho CTRL + A.

Ao acionar este botão serão disponibilizadas as seguintes opções:

Contrapartida de valor igual à caixa ou equivalente:

Esta rotina irá vincular de forma automática os lançamentos, quando em uma contrapartida existe um único valor que corresponda exatamente ao valor existente em uma das contas de caixa ou equivalente de caixa do mesmo grupo de lançamentos.

Exemplo:

D – Caixa ….....  180,00

D – Banco …...1.100,00

C – Cliente …...  800,00

C – Juros Rec...   300,00

C – Multas.......    180,00

Neste caso, existe uma contrapartida no valor de R$ 180,00 na conta de multas que corresponde exatamente ao valor do débito da conta Caixa. Neste processo de vinculação automática, o sistema irá criar o relacionamento entre estes dois valores automaticamente.

Contrapartida de maior valor (se for maior que o valor da caixa ou equivalente):

Nesta opção o sistema avaliará se na contrapartida existe um lançamento onde o valor do lançamento seja maior que o lançamento na conta caixa ou equivalente e que este lançamento ainda não esteja vinculado a nenhum lançamento de caixa ou equivalente.

Exemplo:

D – Caixa …..... 1.000,00

D – Cliente …...   280,00

C – Cliente …...       80,00

C – Juros Rec...      100,00

C – Multas.......    1.100,00

Neste caso, irá vincular o lançamento da conta caixa ou equivalente a este lançamento, pelo valor da conta caixa.

Vinculação Manual: para realizar o ajuste manual dos demais valores, o processo básico é digitar na coluna Valor DFC os valores correspondentes a cada lançamento carregado que compõe a partida do caixa ou equivalente.

Como em alguns casos, há muitos lançamentos de contrapartidas para vincular, foram implementadas algumas rotinas facilitadoras do processo. Para utilizá-las, basta clicar no grid com o botão direito do mouse, irá abrir um pop-up menu com as opções:

Copiar Conteúdo da Linha: nesta opção irá copiar automaticamente o valor existente na coluna Valor a Vincular para a coluna Valor DFC, para aquela linha onde estiver posicionado o cursor.

Copiar Coluna Valor a Vincular: nesta opção, irá copiar todos os valores da coluna Valor a Vincular para a coluna Valor DFC. Esta rotina é útil, no caso, por exemplo, em que há 50 contrapartidas e somente duas não devem ser vinculadas ao lançamento de caixa selecionado. Desta forma, fica mais fácil copiar a coluna inteira e zerar somente os valores das duas linhas que não devem ser vinculadas a este, do que vincular manualmente os 48 lançamentos.

Copiar Valor da Diferença: após vincular alguns lançamentos e faltar somente o valor da diferença para vincular, sendo que este nem sempre corresponderá a um lançamento específico, esta opção irá atribuir à linha onde estiver posicionado o cursor, o valor indicado no campo Diferença indicado acima nos totalizadores. No caso de utilizar esta opção em um campo onde já exista valor, o sistema irá recalcular o valor do campo, zerando o valor e somando este à diferença para depois atribuir o novo valor à linha.

Zerar Coluna Valor DFC: esta opção foi disponibilizada, para facilitar nos casos em que há muitos lançamentos de contrapartida e for utilizada a opção de copiar toda a coluna e for verificado que o valor da diferença ultrapassou em muito o valor do lançamento. Utilizando o exemplo da cópia da coluna valor a vincular, digamos que tenha sido selecionado o outro lançamento de caixa e equivalente que terá somente as duas contrapartidas. Porém o digitador está fazendo este primeiro e utilizou a cópia da coluna, para que não seja necessário zerar manualmente as outras 48 linhas, utiliza esta opção e depois vincula somente as duas contrapartidas efetivas.

Após zerar o campo da diferença na linha externa, pode-se clicar no botão Salvar, para gravar o registro ou o sistema acionará automaticamente o salvar quando houver navegação para outro registro com as setas ou o mouse.

Para que seja possível gerar uma DFC com os valores corretos, é necessário que todos os lançamentos localizados neste pacote estejam devidamente vinculados às suas contrapartidas, no período que o usuário irá gerar o relatório.

Além dos recursos expostos acima que facilitam a rotina de vínculos de contrapartidas de caixa, no rodapé da grade existem ainda algumas opções de filtro que facilitam a visualização das informações, bem como a redução dos registros visualizados para trabalho e conferência.

Vinculados: trará na pesquisa somente os lançamentos que já tiverem valores vinculados pelo pacote 3094. Na grade podem-se identificar os registros, pelo ícone da primeira coluna, que corresponde ao ícone exibido ao lado da opção no rodapé.

Não vinculados: exibirá somente os que ainda não tenham sido ajustados neste pacote. É o status padrão utilizado no carregamento dos dados. Os demais virão desmarcados e o usuário ativa eles se achar necessário, para já exibir somente os lançamentos que ainda falta ajustar para geração da DFC.

Vinculados com diferença: este status vai exibir os lançamentos onde a soma das contrapartidas é diferente do lançamento principal. Pode ocorrer por alteração nos lançamentos originais, bem como quando houver vínculo indevidamente em conta caixa ou equivalente. Neste caso na linha externa que exibe os valores totais, porém ao abrir o detalhamento não exibirá valores na coluna Valor DFC. Quando ocorrer estas situações é mais recomendado excluir primeiramente os vínculos e depois vincular novamente todo o grupo.

Além dos filtros dos status, estão disponíveis todos os recursos da grade, como filtros de coluna, linha de filtro, agrupamentos, soma dos rodapés ou dos grupos de rodapé, etc., que podem ser acionados utilizando o botão direito do mouse no cabeçalho das colunas da linha principal ou do detalhamento, conforme qual das grades deseja utilizar os recursos.

Exclusão:

A exclusão dos vínculos pode ser feita utilizando o botão excluir, que naturalmente excluirá os vínculos do registro selecionado ou teclando delete sobre a linha na grade.

É possível excluir vários registros utilizando a tecla SHIFT + Seta ou CTRL + Mouse para selecionar registros não sequenciais, bem como CTRL + A, que selecionará todos os registros da grade e na sequencia teclar Delete ou acionar o botão “Excluir” do formulário.

Relatório:

Neste formulário, também é possível realizar a impressão das informações exibidas na grade, ao acionar o botão “Imprimir”. A impressão será realizada de acordo com a visualização dos lançamentos exibidos na tela naquele momento.

Ao maximizar o formulário, neste caso, não será realizado o aumento automático das colunas, visto que se este for ativado, o usuário terá restrições para manusear o tamanho das colunas. Então a opção foi por permitir que o usuário possa adequar o tamanho das colunas da forma que ficar mais fácil para sua utilização.

Alterar leiaute:

Também neste formulário, é possível modificar a visualização dos dados da forma que o usuário preferir. Por exemplo, se quiser salvar o leiaute utilizado para o relatório explicado acima, basta com o botão direito do mouse na grade, acionar a opção Salvar leiaute e marcar para lembrar leiaute. Desta forma, quando abrir novamente o formulário, as informações serão exibidas como foram deixadas na última utilização.

Se preferir voltar à visualização original, basta no botão direito acionar a opção Mostrar leiaute e selecionar o padrão novamente.

Este é um formulário para facilitar a identificação das contrapartidas de caixa para a correta geração da DFC. Lembramos que as partidas e contrapartidas contábeis são utilizadas para identificar uma operação única. Em alguns casos, são criados grupos contendo várias operações, o que dificulta a análise dos grupos e a correta geração da DFC, então se recomenda muitas vezes o desmembramento em grupos menores para que a DFC seja gerada corretamente, bem como para que os grupos atendam à sua finalidade que é identificar uma operação contábil única. Situação que está sendo validada inclusive no SPED Contábil.

Quanto mais corretos estiverem os grupos em relação a apresentarem uma única operação, menor será o número de registros com necessidade de ajuste neste formulário.