Pacote 3081 – Contrapartida de Lançamentos Contábeis

Este pacote tem por finalidade proporcionar a identificação das contrapartidas dos lançamentos contábeis, para geração correta do Registro I250 do SPED Contábil.

Para iniciar a utilização do pacote, ao abrir o formulário é necessário clicar no botão “Selecionar”:

Será aberto um novo formulário, para indicação da data a ser pesquisada, no qual será sugerida a data existente nos parâmetros da contabilidade, porém o usuário pode alterar este período.

Além da data, serão sugeridas todas as filiais da empresa logada na pesquisa, por se tratar de lançamentos contábeis. Porém também é possível utilizar a opção de Selecionar filiais e escolher algumas filiais somente da empresa.

Para facilitar a utilização do pacote, especialmente para empresas com muito movimento contábil, facilita restringir as datas a períodos menores, como mensais, por exemplo. Para garantir a melhor usabilidade dos dados, há uma validação do número de registros e detalhamentos que retornou do período. Será exibida uma mensagem indicativa:

Até 30.000 registros pertencentes aos grupos será emitida a mensagem de confirmação, porém permitido o carregamento dos dados para manutenção. Porém se o número de registros que retornou for maior que 30.000 registros, o carregamento será bloqueado, pois o processo se torna totalmente inviável pela lentidão apresentada na manutenção dos dados. Neste caso será obrigatório escolher um período menor para realização dos trabalhos.

Neste formulário, como os grupos são ligados diretamente aos lançamentos contábeis, para realizar a manutenção será necessário que os parâmetros da contabilidade estejam corretamente definidos, bem como que o período esteja fora da data de bloqueio da contabilidade. Para maior garantia, no momento do carregamento das informações serão verificadas estas informações e se for o caso, emitida a mensagem:

Caso o usuário faça o carregamento dos dados mesmo assim, ao tentar vincular um grupo será exibida mensagem do banco de dados bloqueando a gravação e indicando que a data está fora do período dos parâmetros ou dentro do período de bloqueio e não será gravada a vinculação dos lançamentos. Esta opção de carregamento é somente para consulta, para realizar alterações é necessário que as datas dos lançamentos estejam permitidas em ambas as configurações.

Para realizar a criação ou alteração dos grupos, serão exibidos na grade os registros para manutenção:

A criação dos grupos pode ser realizada de forma manual ou utilizando algumas opções automáticas disponibilizadas no pacote.

Vinculação Manual:

Para realizar a seleção manual dos lançamentos para criação dos grupos, basta marcar os lançamentos pertencentes ao grupo na primeira coluna da grade. Conforme o registro for marcado, os valores de débito e credito serão exibidos somados entre os lançamentos de mesma partida, nos campos específicos abaixo da grade, inclusive indicando a diferença existente entre os lançamentos selecionados.

Quando a diferença zerar, para criar o grupo de lançamentos basta clicar no botão “Vincular”, que será criado um grupo com os lançamentos que estavam selecionados na grade. Para ser possível agrupar lançamentos, eles deverão obrigatoriamente ser da mesma data e mesmo lote.

No caso de vínculo com diferença entre débitos e créditos, será emitida uma mensagem indicativa da diferença, porém confirmando se mesmo assim deseja vincular os lançamentos. Pode ser necessário realizar alguma alteração posterior para conseguir fechar o grupo, então é permitida a vinculação com diferença, sendo que será necessário depois complementar o grupo para estar a informação correta para geração do SPED Contábil e da DFC, entre outros.

Também é possível vincular lançamentos a um grupo, indicando o número do grupo manualmente na coluna “Grupo Lancto”. Só podem ser indicados desta forma, números de grupos já existentes no banco de dados, pois o controle de novos grupos é feito exclusivamente pelo sistema.

No caso de ser indicado um grupo de lançamentos que não existe ainda no banco de dados para aquela empresa, será emitido aviso de que o grupo não existe.

Esta rotina é especialmente útil no fechamento de grupos com diferença, onde muitas vezes um ou dois lançamentos estão fora do grupo e precisam somente ser adicionados.

Também pode ser criado um novo grupo, clicando nos lançamentos do grupo existente e no lançamento a ser adicionado e novamente acionando o botão vincular.

Desvincular:

Da mesma forma para desvincular, basta selecionar os lançamentos e acionar o botão “Desvincular”. Também é possível selecionar vários grupos ou lançamentos ao mesmo tempo, utilizando as opções disponíveis ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade dos lançamentos. Será exibido um menu flutuante com as opções de marcar todos e desmarcar todos.

Muitas vezes é necessário desvincular somente um grupo que está muito grande para depois desmembrá-lo, neste caso, podem-se utilizar os recursos de filtro da própria grade no cabeçalho da coluna ou ativando a linha de filtro da grade.

Depois de filtrado o grupo, utiliza-se a opção de marcar todos e depois desvincular.

Opções Avançadas:

Além das opções manuais, existem algumas opções avançadas no pacote que podem ser verificadas na utilização do botão “Opções Avançadas”. Clicando na seta exibida no botão, haverá duas opções: Vinculações Automáticas ou Desvinculação Automática.

Para vincular os lançamentos de forma automática, será aberto um novo formulário, onde as opções estão dispostas já na ordem indicativa da melhor sequencia a ser realizada.

Lançamentos da Escrita Fiscal: este método irá vincular os lançamentos relativos às notas fiscais inseridas pela escrita fiscal, pois existe na tabela do diário, a coluna onde é indicado o identificador de cada documento, através do qual é possível obter o relacionamento.

Para utilizar este processo, selecionar esta opção e indicar qual dos tipos de documento fiscal deve ser vinculado e clicar no botão “Vincular”.

Lançamentos Relacionados pelo Método Anterior: com a entrada em vigor do SPED contábil em 2008, modificamos também a forma de armazenar no banco de dados às contrapartidas dos lançamentos. Esta opção ajusta os lançamentos que estavam ligados por este método. Somente será útil em caso de lançamentos até 2008, depois desta data passa a ser desnecessário o uso desta opção.

Lançamentos quando Data, Histórico e Valor são iguais: nesta opção, o sistema irá avaliar somente lançamentos oriundos da contabilidade, ou seja, irá ignorar todos os lançamentos da escrita fiscal. Irá avaliar os itens acima, fazendo o agrupamento quando a Data, o Histórico e o Valor de débitos e créditos sejam iguais. Os grupos serão sempre de dois lançamentos que atendam aos critérios mencionados. Além destas informações, também a filial e o lote devem ser os mesmos para o sistema vincular automaticamente.

Mesma data, histórico que contenham a mesma parte numérica, que os valores de débitos e créditos fecham: nesta opção será avaliada a data e extraído do histórico a part4e numérica, realizando a remoção de espaços ou caracteres existentes entre o primeiro e os últimos números existentes no histórico e depois localizados todos os lançamentos que contenham esta mesma parte numérica e somados os débitos x créditos destes lançamentos. Caso eles sejam iguais pela soma, então será criado um grupo contendo estes lançamentos.

Mesma data e histórico que somando os valores fecha débitos e créditos: de forma semelhante ao item anterior, porém considerando a igualdade entre todo o histórico dos lançamentos, pelo fechamento da soma de débitos e créditos entre eles, será criado o grupo contábil.

Após a realização destes processos, a maior parte dos lançamentos já terá a indicação dos grupos de lançamentos, sendo que os lançamentos que restarem, deve ser feitos manualmente pelo usuário.

Filtros: além das opções de filtro nativas da grade, ainda temos abaixo dos dados um filtro por status dos registros que facilita a visualização dos dados e a segregação dos mesmos para os trabalhos de manutenção:

       Vinculados: trará somente os lançamentos que já possuem a indicação do grupo de lançamento, onde os valores de débito e crédito do grupo sejam iguais. Teoricamente os lançamentos que já estão corretamente vinculados.

Vinculados com diferença: neste filtro exibirá na grade os registros que possuem grupo de lançamento, porém que os valores de débitos e créditos entre os lançamentos do grupo apresentam alguma diferença de valor.

       Não Vinculados: mostrará no grid somente os lançamentos que não possuem ainda relacionamento, ou seja, somente aqueles que ainda não tenham nenhum valor na coluna Grupo Lcto.

Podem ser identificados na grade também pelo ícone exibido na primeira coluna, que corresponde ao ícone exibido em cada opção no rodapé, uma vez que podem ser visualizados de forma conjunta, ou seja, pode ser marcada mais de uma opção de forma simultânea.

Relatórios:

Também está disponível neste formulário a opção de impressão dos relatórios, que irá imprimir os dados de acordo com o que estiver sendo exibido na grade. Desta forma, o usuário pode organizar o relatório da forma como entender que seja mais adequado à sua necessidade, realizando agrupamentos, totalizações de rodapé, ocultando colunas, etc.

Especialmente para facilitar a visualização de diferenças, quando for acionada a opção de filtro vinculados com diferença, será exibida na grade uma nova coluna chamada “Diferença”, para já exibir os valores que faltam para fechar o grupo.

Da mesma forma, para os demais filtros, os recursos podem ser utilizados desta forma.

Alterar leiaute:

Também neste formulário, é possível modificar a visualização dos dados da forma que o usuário preferir. Por exemplo, se quiser salvar o leiaute utilizado para o relatório explicado acima, basta com o botão direito do mouse na grade, acionar a opção Salvar leiaute e marcar para lembrar leiaute. Desta forma, quando abrir novamente o formulário, as informações serão exibidas como foram deixadas na última utilização.

Se preferir voltar à visualização original, basta no botão direito acionar a opção Mostrar leiaute e selecionar o padrão novamente.