Pacote 3065 - Baixa de Clientes ou Fornecedores por Conciliação

Este pacote tem a finalidade de realizar a baixa através dos saldos existentes da conciliação de clientes e fornecedores, onde o usuário tem a possibilidade de fazer várias baixas ao mesmo tempo agilizando o processo.

Também pode ser utilizado para as baixas triviais quando ocorrem várias baixas no mesmo dia, como alternativa de realizar elas individualmente.

Ao abrir o formulário é necessário clicar no botão “selecionar” e definir os filtros a serem utilizados para carregamento das informações na grade.

Ao selecionar os lançamentos contábeis devem ser informados os seguintes campos.

Data inicial e final: Deve ser informado o período de filtragem dos lançamentos que deseja conciliar, pela data de lançamento na contabilidade.

Todos os Estabelecimentos e Selecionar Estabelecimentos: Informar se deseja selecionar todos os estabelecimentos ou alguns específicos.

Se a opção for escolher apenas alguns estabelecimentos habilitará em baixo o campo para informar o estabelecimento ou pesquisar o mesmo, com opção de multisseleção se for acionada a pesquisa, sendo possível escolher mais de um estabelecimento ao mesmo tempo.

Cliente e Fornecedores: selecionar se a baixa será realizada para clientes ou fornecedores e abaixo indicar o formato da seleção de contas.

• Todas as contas: esta opção utilizará todas as contas de clientes ou fornecedores que estão dentro dos filtros superiores.
• Selecionar Contas: ao selecionar esta opção abrirá uma opção de pesquisa para informar as contas especificas, com multisseleção.
• Intervalo de Contas: esta opção serve para informar as contas dentro de um intervalo.  Ao selecionar habilitará duas opções de pesquisa para informar a conta inicial e a conta final.

Após a seleção, os lançamentos serão carregados na grade e somente aparecerão por padrão os não conciliados e conciliados parcialmente.

Para visualizar os registros conciliados, basta acionar o filtro existente no rodapé do formulário. Enquanto os conciliados estiverem marcados, não será possível acionar o botão “Definir”, pois a baixa será realizada somente de lançamentos que ainda estão em aberto. Esta informação é exibida no cabeçalho do pacote.

Nesta tela, será necessário selecionar para quais registros deverá ser realizada a baixa. Para facilitar ao clicar com o botão direito do mouse em cima de qualquer registro, abrirá um as opções de mascar os registros e salvar leiaute. Para cada opção será atribuída uma seleção diferente, como:

Além destes recursos, é possível também filtrar na grade somente os registros que foram  selecionados, facilitando o acompanhamento das informações atribuídas. Para isso,  depois de selecionar os registros que vai realizar as baixas, através dos marcadores, em seguida no cabeçalho da coluna dos status, acessar o filtro da coluna e selecionar a opção “Marcado”. Assim o usuário pode trabalhar somente com os registros que vai realizar a baixa naquele momento, obtendo mais clareza em suas atividades.

Como em outros formulários que trabalham com a grade, também neste pacote estão disponíveis todos os recursos da grade, incluídos na versão 4.0.

Os registros demonstrados na grade apresentam umas diferenças quando a empresa é conciliada por duplicata ou conta contábil. As configurações são feitas no pacote 3000 onde a empresa informa o tipo de conciliação de cliente/fornecedor.

Baixa e Conciliação por Conta Contábil

Quando a conciliação for por conta contábil, não é pré-informado o numero do título como a conciliação por duplicata. Para informar, o mesmo é extraído do histórico do lançamento contábil original.

Baixa e Conciliação por Duplicata

No caso de ter conciliação por duplicatas, o numero do título já virá carregado na grade e este é que será utilizado para realizar a baixa. Também o número do lançamento da Duplicata e o vencimento do titulo são expostos.

As baixas dos registros selecionados são feitas nos grupos de lotes contábeis. Estes devem estar informados no pacote 3036, para que o sistema possa fazer os lotes para a contabilização dos registros.

Definir

Este botão somente será habilitado quando o filtro de Conciliados estiver desmarcado e estiver marcada a opção de Conciliado Parcial ou Não Conciliados e houverem lançamentos selecionados na grade para realizar a baixa. Caso não houver lançamentos selecionados, será exibida uma mensagem indicando a situação.

Ao clicar no botão “Definir” serão solicitadas as seguintes informações:

Conta de Contrapartida: informar a conta de contrapartida dos lançamentos, ou seja, a conta de caixa ou banco, visto que a partida será realizada na própria conta do cliente ou fornecedor. Este pode ser selecionado digitando a conta, utilizando a tecla F4 ou clicando no botão ao lado do campo.

Enquanto estiver em um processo de definição que ainda não foi contabilizado, se houver mudança na conta de contrapartida, os lançamentos serão realizados todos na última conta selecionada. Para cada conta de contrapartida que seja necessário é obrigatória a realização do processo até o final para poder fazer a próxima baixa.

Também deve ser informada a opção para fechamento do grupo de lançamentos se os lançamentos terão uma contrapartida por lançamento (para cada baixa vai realizar o débito e o crédito) ou por lote/data (para cada data de baixa, para individualizadas as partidas e somará os valores em uma única contrapartida em caixa ou banco).

Atribuir Data: Estas opções definem as datas que serão utilizadas para realização das baixas, com as seguintes opções:

• X dias após a data do documento: nesta opção deverá ser indicada a quantidade de dias que será somada à data do lançamento original, para encontrar a data da baixa. Por exemplo: 30 dias após o lançamento original, se o lançamento é dia 10/04/2014 ficará o lançamento da baixa em 10/05/2014.
• Data Fixa: Esta opção faz a baixa dos lançamentos ou lotes de acordo com a data estipulada neste campo.
• Próprio Vencimento: Esta opção faz a baixa dos lançamentos no dia do vencimento efetivamente, por este motivo somente será habilitada quando no pacote 3000 estiver indicado o tipo de conciliação = 3 - Por duplicada.

Atribuir quando: esta opção define quando esta informação da data será atribuída e somente para os registros marcados e que o campo data da baixa estiver vazio ou se para todos os campos de baixa, mesmo que já estejam preenchidos. Esta opção dá maleabilidade ao processo, pois permite para lançamentos diferentes atribuir datas diferentes ou mesmo corrigir todas as datas caso seja atribuída uma data a ser corrigida.

Gravar na filial: Estas opções definem onde os lançamentos vão ser gravados, ou seja, na filial de origem do lançamento que vai ser baixado ou na filial que está logada no sistema no momento de realização da baixa. Esta informação é exibida do lado da opção para conferência de qual filial vai gravar os lançamentos, caso a opção seja a segunda.

OBS: As baixas somente serão realizadas se as datas de baixa dos registros selecionados estiverem dentro do período dos parâmetros no pacote 3000 e fora do período de bloqueio da contabilidade pacote 3011. Caso contrário, a data não será atribuída no campo e o respectivo registro será desmarcado para não atrapalhar o processo.

Após definir as informações para a baixa, será informado na grade para os lançamentos selecionados o valor da baixa, que será igual ao saldo da conta, a data da baixa conforme os parâmetros definidos e o número do título. Esses registros ainda não estão salvos no banco de dados, eles só serão salvos a partir do momento que for contabilizado.

Estes campos que contém as informações da baixa, preenchidos ao executar a opção “Definir” ainda podem ser alterados manualmente na grade, ou seja, pode ser feito os ajustes para o valor da baixa, a data e o número do título e o sistema fará a baixa com as informações existentes na grade no momento em que for executada a opção contabilizar.

Da mesma forma, se faltar alguma destas informações em algum dos títulos selecionados para a baixa, será emitida uma mensagem indicativa.

Contabilizar

Após ter definido aos lançamentos as informações devem ser gravadas no banco deve ser clicado no botão “Contabilizar”.

Neste momento o sistema fará a realização dos lançamentos no livro diário e se o controle for por duplicata, também fará a inserção do registro da baixa no controle de duplicatas.

Os históricos dos lançamentos baixados serão gerados automaticamente pelo sistema, primeiramente com a expressão Pagamento ou Recebimento, depois o número do título e em seguida o fornecedor ou cliente. O número da duplicata é indicado de acordo com o número do título e o fornecedor ou cliente é atribuído pelo nome da conta.

EX:        Pagamento Dupl 16 TCATTO E CIA LTDA ME

Recebimento Dupl 46464 BUTIA COMERCIO LTDA

Ao finalizar a contabilização o usuário receberá uma mensagem informando: “Processo de baixa concluído, deseja emitir os recibos agora?”, se for informado Sim abrirá todos os recibos de pagamentos ou recebimentos dos lançamentos baixados para poder imprimir, se for Não, não mostrará os recibos, porém até que seja realizada outra contabilização, a impressão dos recibos fica disponível no botão imprimir, clicando na seta exibida do lado direito do botão e selecionado a opção “Recibo”.

Para impressão dos recibos serão utilizadas as seguintes informações:

Fornecedores: os dados do início do recibo, para pagamento a fornecedores, serão do fornecedor que está sendo realizada a baixa e o município da data também será o município sede do fornecedor e no corpo do recibo os dados do estabelecimento onde está sendo lançado o pagamento.

Clientes: nos recibos de recebimento de clientes os dados serão do estabelecimento em que está sendo inserida a baixa, bem como o município da data também será do estabelecimento e no corpo do recibo a razão social do cliente.

Os recibos também podem ser impressos na consulta dos registros conciliados ou conciliados parciais, abrindo o detalhamento onde exibe o valor da baixa do título principal e neste momento imprimirá o recibo daquele pagamento ou recebimento de forma individualizada.

Os lançamentos que foram contabilizados podem ser visualizados como conciliado se o lançamento foi totalmente baixado ou Conciliado parcial se o lançamento foi baixado parcialmente. Os demais continuarão sendo visualizados como não conciliados.

Também temos no pacote a opção “Abrir Lancto”. Este botão tem a funcionalidade de identificar o lançamento selecionado dentro do lote no pacote 3015, para quando o usuário deseja realizar algum ajuste. Após a alteração, serão atualizadas as informações do lançamento alterado na grade do pacote 3065.

Imprimir

Esta opção disponibiliza a impressão dos registros que estão na grade sendo: Grade Ctrl+P, Grade Expandida e Recibo.

Na opção de Grade Ctrl+P, serão impressos os lançamentos como estão exibidos na grade.

A opção Grade Expandida será impresso os lançamentos expandidos, ou seja, na impressão serão expandidos todos os detalhes dos lançamentos.

Já na opção Recibo serão impressos os recibos dos lançamentos que foram baixados, até que seja realizada nova baixa ou fechado o pacote, depois disto deixarão de estar disponíveis e esta opção ficará desabilitada.