Pacote 3063 - Conta Corrente Bancária (Contabilização e Conciliação)

Desenvolvido para realizar a contabilização da movimentação bancária, quando se tratar de contabilidade fiscal - que considera somente o registro contábil das transações que constam do extrato bancário - e a conciliação contábil dos saldos do razão com a conta bancária, quando a movimentação bancária contábil é registrada segundo a cronologia dos eventos, a contabilidade real.

Concepção

Carregar e manter no sistema JB CEPIL o extrato bancário, mantendo em paralelo ao razão, a conta-corrente bancária, criando as condições para:

a)   realizar os lançamentos contábeis da movimentação bancária, quando não estiverem lançados;

b) realizar a conciliação contábil dos saldos das contas, utilizando mecanismos de pesquisa que busquem automaticamente no histórico do lançamento, pela coincidência dos termos (número do cheque ou documento e valor do lançamento), os lançamentos correspondentes entre o razão e a conta bancária,  tornando totalmente dispensável a conferência manual de lançamentos entre as duas contas, quando o número do documento constar das duas contas-correntes;

  c)  Demonstrar em relatório:

        1)        os ajustes necessários a serem realizados no razão - lançamentos ocorridos na conta bancária que não foram contabilizados (qualquer lançamento ocorrido na conta bancária não lançado);

        2)        os ajustes a se realizar na conta-corrente bancária - lançamentos ocorridos no razão que não foram cheques não ocorreram na conta bancária (cheques não compensados, depósitos em compensação e outros);

       3)        a igualdade entre os saldos ajustados do razão e da conta-corrente bancária. 

Os lançamentos ou saldo do "extrato" no sistema JB CEPIL são exatamente iguais ao extrato bancário. Os débitos, créditos e saldos "do Extrato" no sistema JB CEPIL correspondem exatamente ao que representam no banco, ou seja: é inverso do sistema contábil. Saldo credor é disponibilidade e saldo devedor é saque a descoberto/conta estourada.

O pacote é composto por três abas que tem funções absolutamente distintas: a dedicada ao "Extrato" bancário, à "Contabilização" e "Conciliação" contábil.

A aba "Extrato" é voltada exclusivamente para transferir ao sistema JB CEPIL o extrato bancário gerado pelos bancos que é normalmente disponibilizada aos clientes pela internet, que por sua vez, é composta também por duas abas: a de Importação e a de Edição.

Extrato - importação

A aba "Extrato-Importação" destina-se a carga do arquivo propriamente dita. Basta selecionar a conta contábil do banco a ser importado, o formato do arquivo, a localização do arquivo e clicar no botão "Carregar o Extrato para o Sistema".

Os bancos, normalmente, geram diversos formatos de arquivos para importação. Para importar será necessário que o arquivo gerado na página da internet seja do formato implementado pela JB e esperado pelo sistema.

Como o formato disponibilizado pelo banco é uma simples escolha de quem o gerar, somente desenvolvemos a importação de um formato ou padrão por banco. A escolha pelo formato que fizemos e disponibilizamos aos nossos usuários, foi em razão do das informações que ele disponibiliza.

A importação, utilizando um arquivo gerado no formato incompatível com o esperado pelo sistema JB CEPIL é a maior causa de erro na importação. Confirme, se for ocaso, o padrão que está sendo importado.

Foram implementados inicialmente a importação do extrato bancário de cinco bancos. A JB propõe-se a implementar qualquer outro banco. Basta enviar o arquivo do extrato, "no formato texto", do banco desejado ao setor de desenvolvimento no endereço desenvolvimento@jbsoft.com.br. Como os bancos geram diversos formatos, encaminhe todos que escolheremos àquele que melhor se adapta.

Extrato - Edição

Embora bastante incomum, em razão de no sistema JB CEPIL, "correr" em paralelo a conta-corrente bancária e o razão, foi necessário viabilizar a possibilidade de edição do extrato para registrar no extrato (do sistema JB CEPIL) o "saldo anterior".

O registro do saldo deve ser feito exatamente como realizado na conta-corrente bancária: Credor/negativo se disponibilidade e Devedor/positivo se a descoberto, sendo necessário registrar o valor precedido do sinal negativo.

O exemplo acima mostra o registro do saldo anterior, credor, representativo das disponibilidades.

Para editar um registro do extrato, basta dar duplo-click na grade dos registros do extrato, que o coloca em edição, possibilitando a alteração ou exclusão do registro.

Contabilização

A aba da contabilização é responsável pela realização dos lançamentos contábeis. É composta, também, por duas abas: "Gera os lançamentos contábeis" e "Vincula Eventos às contas contábeis".

Contabilização - Vincula Eventos às Contas Contábeis

Considerando que o padrão do extrato magnético dos bancos, utilizado pela JB Software, contém mais informações que o extrato impresso, entre as quais destacamos um código (que representa a espécie de lançamento) que passamos a denominar de "evento" é possível, a partir deste código de evento, obter de forma automática a conta contábil correspondente a esse evento.

No exemplo abaixo, do Banco do Brasil SA, o evento 320 corresponde sempre ao débito em conta da CPMF. O evento 124 corresponde à despesa de cobrança e assim sucessivamente com os demais eventos.

Para automatizar esse lançamento é necessário, então, vincular o evento 320 à conta contábil de CPMF, o evento 124 à conta de das despesas bancárias etc. Em razão de os bancos utilizarem uma codificação própria para os eventos, as respectivas contas bancárias, devem ser vinculadas aos eventos por instituição bancária.

Quando a empresa utiliza plano único, a vinculação do evento bancário com a conta contábil se fará uma única vez, por instituição bancária. Neste ponto é possível verificar novamente, os benefícios de utilizar plano único. É mais uma clara demonstração da facilidade que é tratar diversas empresas como uma única. Uma exclusividade do sistema JB CEPIL.

Contabilização - Vincula Eventos - Ligação do evento à Conta

Para relacionar um evento à conta contábil, basta informar a conta contábil do banco, o código do evento e a respectiva conta contábil.

Ao atribuir as contas contábeis (processo prévio à contabilização) os eventos que forem objeto de vinculação terão a respectiva conta contábil atribuída ao respectivo lançamento do extrato. Aos lançamentos do extrato, que não forem objeto de vinculação, será atribuída a conta caixa.

Contabilização - Gera os Lançamentos Contábeis - Atribuir Contas Contábeis

É o procedimento que "percorre" todos os lançamentos do extrato e atribui, de forma automática, ao lançamento contábil às contas contábeis correspondentes aos eventos, previamente configurados.

A pesquisa e atribuição da conta contábil são realizadas através do código do evento constante do lançamento do extrato, com o código do evento e a conta contábil constante da vinculação entre eventos e contas.

Aos eventos do extrato, que não foram objeto de vinculação com conta contábil, será atribuído à conta caixa. Se nenhum evento do extrato foi vinculado às contas contábeis, todos lançamentos do extrato serão lançados a crédito e a débito da conta caixa. Há muitos profissionais de contabilidade que assim procedem, sendo necessário "a posteriori", realizar os lançamentos da conta caixa para as respectivas contas contábeis.

Efetivada a vinculação, já é possível ver na "grade" as contas contábeis nas quais os registros do extrato serão lançados.

Pode-se repetir o processo de "atribuir contas contábeis" tantas vezes quanto se fizer necessário. É comum, especialmente no início da utilização, perceber a atribuição em conta errada ou a falta de atribuição. Cria-se, então, a vinculação do evento com a conta e repete-se o procedimento de atribuição das contas.

Contabilização - Gera os Lançamentos contábeis - Contabiliza

Para contabilizar é indispensável, preliminarmente, criar, no pacote 3026 e informar no pacote 3036 como mostrado abaixo, um grupo de lote específico para lançar a contabilização da importação bancária.

Este procedimento, de contabilizar em um grupo de lote distinto, facilita a manutenção dos dados contabilizados e o controle pelo sistema dos lançamentos gerados que são originários da importação contábil.

Contabilização - Gera os Lançamentos contábeis - Lançar

Para realizar os lançamentos contábeis propriamente ditos, como mostra a grade abaixo, será necessário, somente:

     a)        escolher a forma de contra-partida no Caixa (Contra-partida no Caixa); e

     b)        clicar no botão "Contabiliza o Extrato"

A tela acima mostra na parte inferior, o razão da conta contábil com o extrato devidamente contabilizado que adotou partida única - diária no caso - de acordo com o padrão definido nas configurações contábeis.

Conciliação Contábil

Esta parte do sistema é dedicada exclusivamente para demonstrar "a correção" entre as duas contas-correntes: o razão contábil e a conta bancária e representa a "conferência" dos lançamentos.

Na parte superior é mostrado o razão contábil e na parte inferior o razão da cona bancária.

Como no exemplo o extrato foi contabilizado pelo sistema, todos os registros do extrato constam do razão contábil, ou seja, ao contabilizar, o sistema já deixou anotado na coluna "lançamentos" a vinculação do lançamento contábil como registro do extrato.

Conciliação Contábil - Vincular Lançamentos - Automático

Este procedimento vincula, de forma automática, os lançamentos constantes do razão (ainda não vinculados) com os do extrato, quanto possível identificar, no histórico do razão, o número do documento constante do extrato.

A pesquisa no razão é feita lançamento por lançamento do extrato e observa também, além do número do documento, o valor do lançamento. Exigindo para vincular, que os valores sejam idênticos. Se encontrado o lançamento no razão, registra no extrato o número do lançamento contábil.

Se o número dos documentos (cheques e depósitos), no razão, estiverem corretamente digitados o sistema encontrará sempre o registro correspondente.

Este procedimento consegue encontrar, e vincular, grande parcela dos lançamentos contábeis. É extremamente útil quando os registros contábeis são digitados segundo a ordem cronológica dos eventos - contabilidade real, através da cópia de cheque e comprovantes de depósitos - em razão de os registros contábeis não guardarem, em tese, equivalência com os registros constantes do extrato bancário.

Conciliação Contábil - Vincular Lançamentos - Manual

Este procedimento vincula, por meio de um click do mouse, lançamento do extrato com o lançamento do razão, um-a-um. Representa literalmente, "aquele certo" feito a lápis no extrato e no razão impresso.

Para vincular os lançamentos deve-se primeiro, clicar no botão "Vincular Manual" e depois clicar nos dois lançamentos correspondentes (extrato e razão).

É necessário que os valores dos lançamentos, no razão e no extrato, sejam idênticos. A vinculação é um-a-um. Não foi previsto a possibilidade de vincular 1 para "n" lançamentos e vice-versa.

Para facilitar a vinculação manual, foi implementado na coluna do "Filtro de Lançamentos" o botão "Não Vinculados". Ao filtrar os lançamentos não vinculados "desaparecem" das duas grades todos os lançamentos que já estão conferidos, ou seja, já vinculados, restringindo drasticamente a faixa de registros a ser examinado. Permanecem na grade somente os registros não conciliados.

Conciliação Contábil - Vincular Lançamentos - Desvincular

Este procedimento retira, por meio de um click no mouse, um lançamento que foi previamente vinculado. O processo de desvinculação é lançamento por lançamento.

Para desvincular os lançamentos deve-se primeiro, clicar no botão "Desvincular" e depois selecionar e clicar somente no lançamento "da grade do extrato".

Conciliação Contábil - Filtros - Vinculados

Ao clicar no botão, são mostrados nas duas contas todos os lançamentos já relacionados. É o caso da tela acima, onde se percebe, na grade do extrato, o número do lançamento contábil em todos os registros do extrato.

Conciliação Contábil - Filtros - Não Vinculados

Ao clicar no botão "não vinculados" é mostrado, nas duas contas, todos os lançamentos NÃO relacionados. A tela abaixo mostra diversos lançamentos não vinculados, percebendo-se que não há nenhum lançamento passível de vinculação.

A grade do razão contábil mostra quatro cheques emitidos que ainda não foram compensados no banco.

A grade da conta bancária indique, que não foram contabilizados, um crédito de cobrança e um débito relativo à despesa bancária.

Se houvesse lançamentos equivalentes no extrato e no razão "não vinculados" seria o caso de "Vincular Manualmente" o registro.

Conciliação contábil - Relatório

Este relatório mostra os ajustes que são necessários realizar nas duas contas e respectivo confronto dos saldos

O relatório da conciliação mostra claramente os lançamentos não realizados no razão e os ajustes que farão no extrato (normalmente de compensação dos cheques) e o mais importante o confronto dos saldos, mostrando o seu resultado.

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Últimas Alterações:

1) Possibilidade de Maximizar o formulário para o tamanho do monitor, possibilitando visualizar mais linhas no grid e aumento do histórico (parcialmente mostrado quando o monitor é pequeno);

2) Substituídos os grid's que possibilitam a carga dos registros em pacotes de 30 registros, o que resolve o problema das grandes empresas com muitos registros em uma conta;

3) foram otimizadas as pesquisas usando uma base grande, de 1,5GB, processo que poderá ser melhorado ainda mais com a utilização, especialmente quando se estiver conciliando manualmente quando a cada registro conciliado, são atualizados os dois grid's depois do processo;

4) Foi melhorada a nomenclatura dos bancos na aba da importação. Alguns clientes confundiam os Bancos Cooperativos. Observar que 756 é Sicoob e 748 é Sicredi, normalmente tudo era considerado pelos clientes como Sicredi;

5) Para facilitar a conciliação foram criados:

   a) três check box ao lado dos botões de Conciliar Manual, Conciliar Automático e Desvincular Manual. Estes botões, quando marcados, mantêm persistente a ação (conciliação ou desvinculação sucessiva de mais de uma operação);

   b) dois botões novos e dois check box denominados de "Filtrar Contrapartidas" e "Filtrar Valor Igual" que são ativados depois de selecionado, NO RAZÃO, um registro para conciliar e têm como finalidade diminuir os possíveis registros que correspondem a origem selecionada.

Importante Banco do Brasil:

Quanto à importação do extrato do banco do Brasil faz-se necessário estabelecer a seguinte nota técnica:

“Banco do Brasil - ajustes do mês seguinte registrados no extrato do mês anterior”.

Considerando que o padrão de extrato utilizado pelo Banco do Brasil é o Febraban e que neste constam duas datas: “de lançamento” e “de referência”, o banco, ao realizar ajustes na conta bancária registra no extrato do mês de referência (onde deveria ter ocorrido os lançamentos: mês anterior) os lançamentos realizados no período seguinte, como demonstrado abaixo:

Em face do exposto, o saldo real do final do mês da ilustração, não é R$ 93.018,69 como consta do extrato, mas sim R$ 92.539,43, como demonstrado abaixo.

A dificuldade é este valor, aparentemente, não consta do extrato o que induz àquele que importa, a imaginar que houve erro na importação, quando não houve.

Se o usuário quiser se certificar de que realmente está certo, deverá importar no EXCEL o extrato TXT e criar a coluna Saldo – que teremos a situação abaixo:

Os registros relativos a 04/05/2009 não são importados ao importar o mês 04/2009, porque no extrato do mês 05/2009, eles aparecem novamente, como consta abaixo.