Pacote 3018 – Relatório do Livro Diário

Este pacote tem o objetivo de realizar a impressão do Livro Diário tanto para conferência dos valores bem como o livro definitivo para registro comercial.

Primeiramente é necessário selecionar a empresa e o estabelecimento para o sistema buscar os dados. Se o objetivo for imprimir o diário de toda a empresa, ou seja, considerando todas as filiais, basta digitar 0 (zero) no campo estabelecimento. Quando a opção for o Diário com impressão definitiva para registro, esta é a opção recomendada.

Abaixo selecionar o período a ser impresso do livro diário, normalmente será utilizado o exercício inteiro. Ao lado existe a opção “Iniciar a soma do diário em”, onde o sistema irá sugerir automaticamente o primeiro dia do ano ou o início das atividades. Esta opção tem a finalidade no caso de o usuário imprimir mensalmente o livro, porém a totalização geral do diário deva ser do ano inteiro e não somente do mês em questão. Se for impresso o diário para simples conferência, ou seja, sem marcar a opção Impressão Definitiva, pode-se passar a data de início do próprio mês, neste caso a totalização geral se dará somente do período indicado. Porém para impressão definitiva, será forçada a indicação da data de início do ano (01/01/xxxx) ou início da atividade da empresa no exercício, se for o caso.

No grupo de opções Imprimir, temos as seguintes opções:

1.   Números de Lote: opção que permite imprimir em uma coluna o número do lote a que pertence cada lançamento. Se estiver desmarcada, esta informação não será impressa no relatório;
2. Número de Lançamentos: opção que permite imprimir em uma coluna o número dos lançamentos contábeis. Se estiver desmarcada, esta informação não será impressa no relatório;
3. Código do Estabelecimento: opção que permite imprimir em uma coluna o número do estabelecimento a que pertence cada lançamento. Se estiver desmarcada, esta informação não será impressa no relatório;
4.   Períodos sem Movimento: se for marcada esta opção será impresso para cada mês sem movimento, uma página com o cabeçalho do livro diário e no corpo desta a descrição do mês a que se refere com a expressão “Sem Movimento”.

Abaixo deste grupo, temos a opção de impressão definitiva, que sendo marcada habilitará os campos para digitação do número do livro e da página corretos para impressão do livro a ser registrado.

Na opção de Relatórios Complementares, temos as seguintes opções:

1. Balancete: marcar esta opção caso deseje imprimir um ou mais balancetes no livro diário. Ao marcar esta opção, será aberta outra tela, onde o usuário deverá indicar algumas configurações necessárias para esta opção, conforme figura abaixo:

Esta tela será aberta automaticamente ao clicar na opção balancete. Depois de definidas as configurações a primeira vez, caso o usuário queira voltar a esta tela para verificar as configurações selecionadas anteriormente, basta clicar no botão ao lado direito da opção e conferir as configurações e/ou proceder às alterações necessárias. Se for desmarcada a opção do balancete, são excluídas as configurações anteriores e se for marcado novamente será necessário refazê-las.

1. Forma de Impressão do Balancete: nesta opção deve ser selecionado com que peridiocidade deve ser impresso o balancete no contexto do livro diário, se mensal, trimestral, semestral ou anual. Por exemplo, é solicitado o livro diário de um ano (01/01/2007 a 31/12/2007), se a cada mês deve ser impresso um balancete, marcar mensal. Assim a impressão será: Diário do mês de janeiro, balancete do mês de janeiro, diário do mês de fevereiro, balancete do mês de fevereiro, etc. Se deve ser impresso um balancete a cada trimestre, marca trimestral e assim sucessivamente.

O sistema irá habilitar os botões conforme a data solicitada para o Livro Diário na primeira tela, obedecendo à tabela abaixo sempre considerando os períodos iniciando em 01/01/XX e a tabela abaixo em relação ao período informado para impressão do Livro Diário, considerando o início em 01/01/xxxx:

Se forem impressos períodos menores que um ano para o livro, será tratado para habilitar somente as opções que possam ser compreendidas entre as datas, por exemplo, se eu imprimir mês a mês o diário, irá habilitar somente a opção mensal, se eu imprimir períodos trimestrais, irá habilitar Mensal e Trimestral. E desta mesma forma para os demais.

Além desta checagem da quantidade de meses, também será avaliado para os períodos trimestrais e semestrais se a data de início indicada no livro diário corresponde ao início de um dos trimestres ou semestres legais ou ao início das atividades da empresa para habilitar estas duas opções.

Para navegação pelo teclado entre as opções deste grupo e do próximo, é necessário usar as setas para direita e para esquerda.

2. Forma de Determinação da DRE: existem duas opções para determinar a DRE:
1. Resultado do Período: nesta opção o sistema irá gerar somente o resultado do período que está sendo impresso. Por exemplo, vamos considerar a impressão Mensal do Balancete, quando for impresso o mês de Janeiro, será gerado o balancete considerando o período de 01/01/xxxx a 31/01/xxxx. Quando for impresso o mês de fevereiro, irá imprimir o balancete considerando o período de 01/02/xxxx a 28 ou 29/02/xxxx e assim sucessivamente.
2. Resultado Acumulado (Balancete de Redução/Suspensão): nesta opção, a ser utilizada mais pelas empresas que apuram o Lucro Real Anual, o balancete será gerado sempre acumulando os períodos desde 01/01/xxxx ou do início de atividade da empresa caso este ocorra no exercício em que estiver sendo impresso o Livro Diário. Utilizando o exemplo do item anterior, ao imprimir o mês de janeiro, o balancete seria gerado com a mesma data, porém ao imprimir o mês de fevereiro, o balancete será gerado considerando o período de 01/01/xxxx a 28 ou 29/02/xxxx e assim sucessivamente.

Para navegação pelo teclado entre as opções deste grupo e do anterior é necessário usar as setas para direita e para esquerda.

3. Exercício Contábil: esta opção define se além dos balancetes periódicos impressos, ao final do livro diário, deve ser impresso também um balancete do exercício contábil da empresa, que normalmente é de todo o ano, porém deixamos a data a ser definida pelo usuário, caso algum deles possua clientes que tenham período contábil diferente do exercício social. Esta opção deve ser marcada para impressão quando for solicitado o livro todo ou no mês de dezembro ou no último trimestre ou semestre conforme for a definição dos períodos a serem impressos na aba principal para o Livro Diário.

               

4. Imprimir:
1. Contas com Saldo Zero: No balancete pode ocorrer de existirem contas que tiveram movimentação no período, mas que o saldo final esteja zerado. Estas contas são consideradas para as totalizações do balancete, visto que este é composto de quatro colunas: Saldo Anterior, Débitos, Créditos e Saldo Atual, de forma que se não forem impressas podem gerar divergências nas totalizações dos grupos. Por isso já sugerimos que seja marcada esta opção.
2. Contas de Resultado com Saldo Acumulado: esta opção se refere ao valor das contas até o período anterior ao balancete. Se for marcada, na coluna Saldo Anterior, trará nesta coluna os valores calculados até o período anterior. Lembramos que é responsabilidade do usuário efetuar a Transferência de Resultado (pacote 3051) ao final dos exercícios para zerar a DRE, caso este procedimento não tenha sido realizado, no primeiro mês de balancete também poderá trazer valores se for marcada esta opção, pois estamos considerando de forma fixa para desconsiderar os lançamentos de transferência do exercício.

5. Assinaturas: como no relatório do balancete as assinaturas são opcionais, foram mantidas as configurações também existentes no próprio pacote 3022:
1. Todos os Grupos: marcar se o objetivo for imprimir as assinaturas em todos os grupos do balancete, ou seja, Ativo, Passivo e DRE.
2. Ativo e Passivo: marcar se o objetivo for a impressão das assinaturas somente no Ativo e Passivo. Ao marcar todos os grupos, o sistema marca automaticamente esta opção visto que deverá também imprimir no Ativo e Passivo.
3. Todos os Sócios: por definição legal, há necessidade no balancete somente da assinatura do Administrador e do Contador, porém algumas empresas imprimem a assinatura de todos os sócios, então para estes casos deve ser marcada esta opção.

Lembramos que para que a impressão das assinaturas saia corretamente, é necessário indicar o sócio responsável pela empresa e o contador que irá assinar o balancete, no pacote 3614.

1.6. Lançamentos de Transferência: Internamente na geração dos balancetes está sendo passada a opção de Desconsiderar os Lançamentos de Transferência do Exercício, que aparece neste quadro desabilitado e marcado, pois não há como o usuário mudar. Foi disponibilizada a configuração se o cliente quiser desconsiderar os lançamentos de transferência da DRE e manter os do Passivo, para deixar o Resultado do Exercício zerado e o valor já na conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados. Para que não haja problemas no balancete com esta opção é necessário que a Forma de Impressão do Balancete, seja a mesma utilizada para efetuar as transferências de resultado, caso contrário poderá haver diferenças nos valores destas contas no Passivo.

1.7. Grau de Impressão: definir até que grau da classificação contábil devem ser impressas as contas no balancete. Com grau 9, sairão todas as contas Sintéticas e Analíticas que possuam movimentação.

2. Balanço Patrimonial: marcar esta opção para imprimir um ou mais balanços no livro diário. Ao marcar esta opção, será aberta outra tela, onde o usuário deverá indicar algumas configurações necessárias para esta opção, conforme figura abaixo:

Esta tela será aberta automaticamente ao clicar na opção balancete. Depois de definidas as configurações a primeira vez, caso o usuário queira voltar a esta tela para verificar as configurações selecionadas anteriormente, basta clicar no botão ao lado direito da opção e conferir as configurações e/ou proceder às alterações necessárias. Se for desmarcada a opção do balancete, são excluídas as configurações anteriores e se for marcado novamente terá que refazê-las.

Os três primeiros itens das Configurações do Balanço: Forma de Impressão do Balanço, Forma de Determinação da DRE e Exercício Contábil, seguem as mesmas regras descritas nos itens 1.1 a 1.3 do Balancete.

Especificamente para o Balanço, temos as seguintes opções:

1. Imprimir:
1. DLPA: marcar esta opção para imprimir a DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados. Esta será impressa no balanço que contemple a data final do Livro Diário, se não for marcada a opção de Balanço de Encerramento. E será impressa somente neste, caso esteja marcada esta opção para impressão, para não duplicar a impressão deste demonstrativo.
2. Contas de Resultado com Saldo Acumulado: esta opção se refere ao valor das contas até o período anterior ao balancete. Se for marcada, na coluna Saldo Anterior, trará nesta coluna os valores calculados até o período anterior. Lembramos que é responsabilidade do usuário efetuar a Transferência de Resultado (pacote 3051) ao final dos exercícios para zerar a DRE, caso este procedimento não tenha sido realizado, no primeiro mês de balancete também poderá trazer valores se for marcada esta opção, pois estamos considerando de forma fixa para desconsiderar os lançamentos de transferência do exercício.
3. Termo de Reconhecimento: marcar se deseja imprimir o Termo de Reconhecimento ao final do passivo, de acordo com texto existente no pacote 3000. Se marcada esta opção, será impresso o termo de reconhecimento em todos os balanços impressos no Livro Diário.
4. Assinatura de Todos os Sócios: por definição legal, há necessidade no balanço somente da assinatura do Administrador e do Contador, porém algumas empresas imprimem a assinatura de todos os sócios, então para estes casos deve ser marcada esta opção.

Lembramos que para que a impressão das assinaturas saia corretamente, é necessário indicar o sócio responsável pela empresa e o contador que irá assinar o balanço, no pacote 3614.

5. Notas Explicativas: para impressão das Notas Explicativas digitadas no pacote 3013, com esta finalidade, marcar esta opção. Serão impressas as Notas Explicativas pela Data Fim dos balanços que corresponda às datas indicadas no pacote 3013, para esta opção. Ao marcar esta opção habilitará mais um campo para marcar se o usuário quer que inicie em nova página a impressão destes dados. Caso contrário, elas serão impressas ao final do último demonstrativo selecionado (Balanço ou DLPA), sem quebra de página.
6. Termo de Aprovação de Contas: marcar esta opção quando for para imprimir este relatório no Livro Diário. Será impresso o Termo de Aprovação de Contas pela Data Fim dos balanços que corresponda às datas indicadas no pacote 3013, para esta opção. Ao marcar esta opção habilitará mais um campo para marcar se o usuário quer que inicie em nova página a impressão destes dados.

2.1.7. Lançamentos de Transferência: Internamente na geração dos balanços está sendo passada a opção de Desconsiderar os Lançamentos de Transferência do Exercício, que aparece neste quadro desabilitado e marcado, pois não há como o usuário mudar. Foi disponibilizada a configuração se o cliente quiser desconsiderar os lançamentos de transferência da DRE e manter os do Passivo, para deixar o Resultado do Exercício zerado e o valor já na conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados. Para que não haja problemas no balancete com esta opção é necessário que a Forma de Impressão do Balanço, seja a mesma utilizada para efetuar as transferências de resultado, caso contrário poderá haver diferenças nos valores destas contas no Passivo

7. Grau de Impressão: definir até qual grau da classificação contábil serão impressas as contas no balanço. Com grau 9, sairão todas as contas existentes Sintéticas e Analíticas que possuam saldo.

3. Plano de Contas: marcar esta opção para imprimir o Plano de Contas ao final do Livro Diário. Ao marcar esta opção, será aberta outra tela, onde o usuário deverá indicar algumas configurações necessárias para esta opção, conforme figura abaixo:

3.1. Subcontas: no caso dos usuários que já estejam usando as subconta, para imprimi-las no plano é necessário marcar a opção 2 – Imprimir Subcontas somente da empresa selecionada. Nesta opção o sistema irá imprimir as subcontas da empresa. Considerando as empresas que utilizam o Plano de Contas de outra empresa, serão impressas as subcontas da própria empresa, para as contas indicadas no pacote 3000 como subcontas por empresa e para as demais irá imprimir as próprias subcontas da Empresa Plano. Para não imprimir subcontas, somente a conta principal, marcar opção 1 – Não Imprimir.

3.2. Opções: neste quadro temos as seguintes opções:

3.2.1. Plano Completo: nesta opção serão impressas todas as contas cadastradas no plano de contas utilizado pela empresa.

3.2.2. Ativo, Passivo, DRE Completos e Cli/For com movimento ou saldo no período: nesta opção serão impressas todas as contas de Ativo, Passivo e DRE, porém as contas de Clientes e Fornecedores, somente as que tenham movimentação ou saldo contábil no período que será indicado abaixo, onde será habilitada opção de Data Inicial e Final para avaliação do movimento.

3.2.3. Contas Sintéticas e Analíticas com Movimento ou Saldo Contábil: nesta opção será efetuada a geração interna de um balanço e serão impressas somente as contas que tenham movimentação ou saldo no balanço.

3.3. Ordem do Relatório: disponíveis três opções de ordenação, sendo por Conta (código reduzido), Classificação Contábil ou Alfabética, sendo que mantivemos padrão a classificação contábil que no sistema Windows é o que orienta os processos, sendo que não há necessidade de manter ordenação seqüencial do número da conta.

3.4. Imprimir:

3.4.1. Grau: como nos balanços esta opção definirá até que grau da classificação contábil deverão ser impressas as contas do Plano.

3.4.2. Comentário da Conta: marcar esta opção para imprimir os comentários efetuados no cadastro das contas contábeis no pacote 3002.

4. Observações Importantes:

4.1. Ao buscar os dados para geração do Livro Diário, o sistema irá fazer a avaliação se há diferenças no Diário ou nos Balanços. Se encontrar alguma diferença a operação será totalmente abortada, sendo que para resolver o problema o usuário deverá utilizar o pacote 3030 – Diferenças no Diário.

4.2. A peridiocidade definida para o Balanço deverá ser sempre maior ou igual à peridiocidade definida para o balancete. Não será possível, por exemplo, imprimir balancete trimestral e balanço mensal, somente o contrário será permitido.

4.3. É limitada a impressão definitiva do Livro Diário ao período de um exercício, ou seja, as datas inicial e final devem estar no mesmo ano.

4.4. Caso seja solicitada a impressão do Balancete/Balanço como anual e ainda assim marcada a opção de Balancete/Balanço do Exercício Contábil, será impresso somente um deles para não haver duplicidade de relatórios no livro. A mesma regra é aplicada caso seja solicitada a impressão com as demais peridiocidades, porém com a Forma de Determinação da DRE como Resultado Acumulado e marcado para imprimir o Balancete/Balanço do Exercício Contábil, nestas condições, também em dezembro será impresso somente um Balancete/Balanço.