Segregação das receitas contábeis para fins tributários

Subcontas contábeis

Plano de Contas Único.

Como a estrutura da divisão tributária e o cálculo dos impostos no Brasil têm como característica predominante - impostos Municipais e Estaduais calculados nos documentos fiscais e – impostos Federais calculados com base nas receitas, extra- documento fiscal, as demonstrações contábeis se tornaram a fonte natural de obtenção da base de cálculo dos tributos federais, salvo se criado uma terceira forma de controle.

Essa tendência, no período recente, teve início com a edição da Lei das Sociedades Anônimas e do Regulamento do Imposto de Renda, nos quais se constata a forte interferência das imposições tributárias nas demonstrações contábeis, especialmente, na estrutura da DRE que desde o seu início revela claramente a influência do imposto de renda – da receita bruta ao lucro líquido antes do imposto de renda e da contribuição social.

A metodologia de cálculo dos tributos federais, enquanto mantida a correlação ou coincidência de suas bases de cálculo com as contas contábeis, funcionou muito bem por um longo período de tempo e se apresentava, inclusive, como um sistema de grande facilidade na apuração dos tributos.

Com a implementação do Pis e Cofins não cumulativos tivemos inaugurado o cálculo dos impostos “por tipo de mercadoria ou situação tributária” em substituição ao método histórico do calculo “pelas receitas globais”.

Com a implementação do Simples Nacional as hipóteses de “segregação” das receitas contábeis foram consideravelmente ampliadas em razão de este tributo requerer o desdobramento das receitas por situação tributária.

Para minimizar o impacto da “segregação” das receitas exigido para o cálculo dos tributos federais e para melhorar o registro de outras contas contábeis que merecem “desdobramento”, a JB Software promoveu alterações no sistema colocando à disposição dos usuários mecanismos que possibilitam o tratamento destas situações por dois meios alternativos, que podem ser utilizados em conjunto ou isoladamente:

1) Criação de Contas contábeis com classificação inferior

Por esta modalidade, a conta contábil representativa do evento contábil (Venda de Produtos) passa a ser, obrigatoriamente, uma conta sintética - conta-título - e as diversas situações tributárias ou desdobramentos, contas normais – analíticas, sendo necessário neste caso:

Criar se inexistente, uma conta contábil sintética para o grupo, por exemplo, Venda de produtos, Venda de Mercadorias, etc.;

Alterar a denominação das contas existentes ou criar novas contas contábeis, analíticas, para registro da segregação das situações tributárias, por exemplo, Venda de Mercadorias com Tributação Normal, Venda de Mercadorias com ST de ICMS, Venda de Mercadorias com ST de ICMS, PIS e COFINS, com uma classificação contábil inferior ao grupo que representar;

Lembramos que em razão do sistema de geração de balanços, não é possível alterar uma conta sintética – de lançamento – em uma conta analítica – título, caso existam lançamentos vinculados a esta.

Como o Simples Nacional está exigindo a criação de novas contas com denominação diversa das já existentes, talvez seja necessário transferir lançamentos de uma conta para outra. 

Para esta finalidade e também para melhorar a administração das contas contábeis e o remanejamento de valores de uma conta para outra, a JB Software alterou o pacote 3035 que possibilita, por meio de filtros, se necessário, transferir lançamentos contábeis de uma conta para outra.

Esta opção é muito útil para transferir os registros efetuados em uma conta antiga de “Venda de Serviços” para uma nova de “Venda de Serviços Incisos I a XII com ISS devido ao próprio Município”, porque que na empresa X os serviços que estão na conta Venda de serviços são os do Inciso I a XII.

1.1 – Contas contábeis com classificação inferior e Plano de Contas Único

Se a empresa utiliza plano de contas único e criar todas as contas exigidas, ao acessar o plano de contas serão exibidas contas que não são mais utilizadas, ou que, pelo perfil da empresa, não são e jamais serão utilizadas pela empresa.

Para tratar esta questão, a JB software promoveu alterações no pacote 3002 que trata do plano de contas criando-se possibilidade para:

1.1.1 – Bloqueio de contas contábeis

A opção de “bloqueio” de conta torna a conta, a partir do bloqueio, inválida para o uso. A conta permanece no plano e é mostrada normalmente, porém, não pode ser utilizada para lançamento.

O bloqueio é indicado para os casos em que a conta não pode ser mais utilizada, porém, deve permanecer no plano para consultar, imprimir e gerar os arquivos e informações anteriores.

É quase uma exclusão. Só não o é porque, em razão do prazo decadencial, é impossível excluir contas com lançamentos.

A opção de bloqueio permite selecionar somente contas contábeis (Banco X), não sendo possível bloquear um grupo contábil (Bancos).

  A conta “bloqueada” é mostrada na grade, listando todas as empresas em que ela está desabilitada.

1.1.2 – Ocultar contas ou Grupos contábeis

A opção de “ocultar” torna invisível, nas empresas definidas, uma conta ou grupo contábil. Este recurso possibilita “inibir” nas empresas contas existentes no plano (próprio ou da empresa-plano) que tradicionalmente não são utilizadas.

A opção de “Ocultar” permite selecionar, além das contas contábeis, (Cobrança de mensalidade), um grupo contábil (Venda de Serviços em Geral). Esta opção é muito útil porque não requer que o procedimento, quando for o caso, seja realizado conta-por-conta.

A grade mostra, para a empresa selecionada, todas as contas ou grupos que foram ocultados.

Com este recurso “Venda de produtos” deixa de mostrado na empresa se serviços e respectivamente, “Venda de Serviços” na indústria.

Para a opção de ocultar contas, é avaliada a classificação contábil da conta, uma vez que é possível indicar a conta título e através dela todas as contas com classificação abaixo ficarão ocultas. Por esse motivo, se for ocultada uma conta analítica, é preciso se certificar de que não há outra com a mesma classificação contábil, pois se houver, todas as contas que possuírem a mesma classificação contábil serão ocultadas também.

2) Criação de Subcontas contábeis

Por esta modalidade, a critério do usuário, poderá ser criado em uma conta contábil, diversas “subcontas”.

Trata-se de uma forma alternativa e opcional de registro e segregação dos eventos contábeis, mais racional e absolutamente correta sob a ótica contábil, que há muito tempo vinha sendo avaliada pela JB Software, que estava no cronograma de desenvolvimento e que teve seu desenvolvimento forçada com a implementação do Simples Nacional.

2.1 – A opção pela utilização de subcontas

A opção pela utilização de subcontas pode ser parcial e gradativa. Não é obrigatório passar, de imediato, toda a operação para o uso de subcontas. Pode-se migrar aos poucos. No momento a utilização mais forçada é para as receitas, porém, nada impede que se prossiga nos trabalhos utilizando para as receitas “contas contábeis” com classificação inferior (opção 1) e se inicie o tratamento das subcontas pelos bancos, consórcios, financiamentos ou sócios, ou mesmo, jamais se utilize as subcontas.

2.2 - Exemplos de utilização

A mesma necessidade ocorre ao se registrar, por exemplo, consórcios, financiamentos, contas dos sócios para tratar da distribuição dos lucros, encargos previdenciário de cada sócio, contabilização em separado das aquisições de estoque para efeitos de créditos do Pis/Cofins não cumulativos e, especialmente, para registrar de forma segregada as receitas, sem necessidade de criar novas contas contábeis.

A título de exemplo, nos casos de consórcios, deixa-se de criar uma conta contábil para cada grupo e quota passando a ser usado, para uma única conta contábil de “consórcios”, uma subconta para cada quota ou contato. Nos financiamentos, a conta de financiamentos no banco X passaria a ter uma subconta para cada contrato de financiamento.

A necessidade de utilização da subconta se intensificou com a implementação do Super Simples em razão da expressiva variação das hipóteses de incidência e necessidade de segregação exigida.

O exemplo abaixo ilustra as possibilidades de segregação das receitas da forma tradicional ou por meio da utilização das “subcontas”.

Não deve ser repetido no nome da subconta, o nome da Conta. A JB fará sempre, em todos os casos de utilização, a concatenação do nome da conta com o nome da subconta.

A grade abaixo ilustra a criação de diversas subcontas na conta 603-Venda de Produtos.

Por esta modalidade o plano de contas fica mais “enxuto” e as demonstrações contábeis passam a designar e representar, somente, a sua expressão contábil, passando as variações ou desdobramentos desses eventos contábeis – geralmente de cunho fiscal - para o registro nas subcontas.

2.3 - Subcontas em empresa que utiliza Empresa-Plano

É compromisso da JB Software, manter o uso do Plano Único porque este recurso, cada vez mais, vem se revelando num diferencial que realmente diminui a manutenção dos dados em todo o sistema e, especialmente, dá segurança ao resultado final, pois todas as empresas passam a ser tratadas no sistema como uma somente.

Nesse enfoque, a empresa que utilizar o recurso da “Empresa-Plano” poderá utilizar, também, sem nenhum prejuízo, o recurso das subcontas.

2.3.1 - Por padrão, se a empresa utiliza empresa-plano e for criado subcontas na empresa, as subcontas, por conseqüência, estarão disponíveis para todas as empresas ligadas à empresa-plano.

Esta opção é altamente recomendada para o caso das subcontas relativas ao registro da segregação das receitas.

2.3.2 - Alternativamente, é possível em uma empresa que utiliza empresa-plano criar subcontas na própria empresa.

Esta opção é feita no pacote 3000, das configurações do plano de contas, na forma mostrada abaixo, sendo permitido escolher uma conta (303-Banco do Brasil SA - empréstimo) ou um grupo (7-Bancos) para aplicar a definição para todas as contas incluídas na classificação contábil do grupo.

Esta alternativa é recomenda para a criação de subcontas do ativo, passivo ou dos casos em que a subconta é uma particularidade da empresa.

Utilizando o exemplo acima, a conta 8 do Banco do Brasil SA, poderá ter na empresa “X” a subconta “1-Agência Bento Gonçalves” e na empresa “Y” a subconta “1-Agência Flores da Cunha”.

Contas ou grupos contábeis como bancos, aplicações financeiras, consórcios, empréstimos e financiamento, lucros distribuídos aos sócios, etc, por se constituírem em particularidade de cada empresa, são contas ou grupos contábeis que seguramente requerem subcontas na própria empresa.

Ao utilizar esta opção, não existe mais a regra de cadastrando na Holding vale para todas as empresas. Os grupos ou contas indicados no pacote 3000, mesmo que seja cadastrada uma subconta na empresa Holding, irá valer exclusivamente para ela e não para as demais empresas.

2.4 – Bloqueio de Subcontas

Assim como uma conta contábil (da própria empresa ou da empresa-plano) pode entrar em desuso ou mesmo não interessar a determinadas empresas o mesmo pode ocorrer com as subcontas. Neste caso deve-se selecionar a conta e a subconta e realizar o bloqueio dela.

Uma conta bloqueada pode ser visualizada, porém, não pode ser utilizada para lançamentos. As definições para o bloqueio de conta se aplicam integralmente ao bloqueio de subconta. Se for o caso, consulte a documentação acima.

A grade abaixo mostra uma subconta e as empresas nas quais ela está bloqueada.  

2.5 – Ocultação de Subcontas

A Ocultação de subcontas tem o mesmo funcionamento da ocultação das contas contábeis, ou seja, as subcontas, embora constantes do plano de contas não são mostradas e por conseqüência, não podem ser utilizadas.

A grade abaixo, mostra a subconta 4 da conta 603 sendo ocultada na empresa 116, bem como, a situação dela em todas as empresas.

A opção é extremamente útil para “enxugar” o plano, personalizando ao deixar ativo nas empresas somente as subcontas que interessam.

2.6 - A criação de Subcontas em contas com lançamentos contábeis

Será permitido, em qualquer tempo, independentemente de qualquer outro procedimento ou configuração, como forma de equalizar os registros anteriores já efetuados, a criação de subcontas para qualquer conta do plano de contas.

Se for o caso de criação de subconta em conta que já possui lançamentos, todos os lançamentos da conta serão vinculados à primeira subconta. Por este motivo se recomenda que a primeira subconta seja representativa da situação mais geral.

Nesse sentido recomenda-se que ao criar a primeira subconta em “Venda de produtos” seja atribuído a subconta “1-Com Tributação Normal”.

A partir da criação da subconta passa a ser obrigatório, ao lançar, indicar também a respectiva subconta a ser utilizada.

2.7 - A consulta do Razão da Conta e Subconta

A consulta será alterada de forma a possibilitar a consulta do Razão da “subconta” ou “da conta” mesmo que ela contenha, somente, lançamentos em subcontas.

Nos financiamentos, por exemplo, poderá ser consultado individualmente o razão/saldo de cada contrato como também, somente da conta “financiamentos no Banco X”, englobando neste caso os lançamentos existentes em todas as subcontas.

2.8 - Realocação dos lançamentos para as subcontas

O pacote 3035, que trata da transferência de lançamentos, será alterado de forma a possibilitar, usando critérios de filtros, a transferência dos lançamentos de uma conta para outra conta e sua respectiva subconta, se for ocaso.

Este procedimento vai possibilitar, no meio do exercício, a reconstrução e adaptação do plano para utilizar o recurso da subconta.

2.9 - Os lançamentos em subcontas

Será obrigatório em todas as opções do sistema, ao inserir, alterar ou excluir registros contábeis em contas, a indicação da respectiva subconta. Entretanto, ressalta-se essa informação será exigida somente quando a conta tiver subcontas. Se a conta não tiver subcontas, o componente de edição da subconta ficará inativo, não exigindo nem que se passe com Zero.

Pelo levantamento inicial a implementação deste recurso acarretará a alteração de 76 (setenta e seis) pacotes.

O desenvolvimento e a liberação destes pacotes obedecerão ao critério lógico de desenvolvimento das atividades dos nossos clientes.

2.10 - Segregação das Receitas – Receitas Anteriores à Implementação do Simples Nacional

De uma estrutura originalmente bem complexa sob a ótica da implementação, Simples Nacional, depois da edição das Resoluções, assumiu uma feição mais tolerável. A questão mais problemática para o seu cálculo foi a necessidade de “segregação”. Restou necessário distinguir as receitas em 19 espécies diferentes para serem aplicadas às respectivas 58 tabelas de incidência que eram 5 originalmente, previstas na Lei Complementar 123/2006.

Considerando que a implementação do Simples Nacional exige alterações nos critérios de contabilização em meio a um exercício contábil – que sob a ótica da padronização contábil não é recomendado – foi alterado o Pacote 3035 com a finalidade de facilitar, se assim desejado, realocar as receitas para as novas contas contábeis, sendo indicado transferir os lançamentos entre 01/01/2007 e 30/06/2007.

O Pacote possibilita, por meio de filtros, muita facilidade para a transferência dos lançamentos anteriores, da conta em que estiver lançado, para qualquer outra conta ou subconta contábil, de acordo com os critérios de filtros definidos pelos usuários.

Para calcular o Simples Nacional – como é evidente pela concepção do imposto – é suficiente que os registros, a partir de 01/07/2007, sejam contabilizados observando os novos critérios de segregação. Não é obrigatória a segregação das receitas anteriores. Entretanto, se não realocada a receita anterior:

A demonstração contábil não ficará perfeita sob a ótica contábil;

Não será possível realizar qualquer cálculo simulado com o simples Nacional em razão de inexistir as suas bases de cálculo.

Embora nossa sugestão seja de executar a transferência, a realocação ou não das receitas anteriores é uma escolha pessoal dos usuários. Conhecendo as atividades de cada empresa e com o uso do novo mecanismo disponibilizado a execução da realocação não será uma tarefa difícil. 

2.11 – Fórmula de Cálculo dos Impostos

O funcionamento do cálculo dos impostos não se altera. Ele já utilizava o saldo das contas e poderá utilizar, também, o saldo das subcontas.

Se a conta informada possuir subconta será possível informar também uma das subcontas para integrar a base.

Se a conta informada possuir subcontas e NÃO for informada nenhuma subconta, esta conta, com todas suas subcontas será utilizada no cálculo dos impostos. É uma indicação para que toda conta seja utilizada.

Se a conta informada possuir subcontas e a mesma conta for informada mais de uma vez, sendo uma delas SEM a subconta e outras COM uma ou mais subconta, será utilizado no processo de cálculo dos impostos, somente o saldo da conta como mecanismo de proteção para evitar a duplicação de bases.

Se as peculiaridades dos impostos exigirem a indicação de subcontas, informe as subcontas normalmente e encerre a vigência da conta no último dia do período de apuração anterior se ela já estiver na fórmula. Não é possível excluir a conta em razão dos cálculos anteriores que foram e poderão ainda, ser realizados.

A sistemática de vigência implementada desde o princípio do sistema CEPIL em Windows, assegura assim, pelo uso da vigência em tudo, o cálculo dos impostos de períodos anteriores, mesmo que as regras se alterem ao longo do período.

2.12 – Escrituração Fiscal

A existência de subcontas em uma conta contábil obriga sempre, ao lançar na conta a indicação de uma subconta, inclusive na escrita fiscal.

Como esse processo pode “travar” o desempenho, sugere-se também, que para situação tributária que foi objeto de criação de subconta, seja criado também um “SUBCFOP”, conforme o modelo abaixo, e melhor ainda, se a variação do CFOP “... .04” corresponda ao código 04 da subconta (Com ST de ICMS, PIS e COFINS).

Ao lançar utilizando o CFOP 6.401.04, a conta e subconta contábeis relacionadas ao CFOP virão automaticamente como sugestão. Ao critério e dependendo do caso, a conta e subconta podem ser alteradas normalmente.