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Pacote 3015 – Lançamentos Contábeis

Este pacote tem por objetivo a digitação dos lançamentos contábeis de eventos não originados na Escrita Fiscal.

Ele á composto por três abas distintas: Capa do Lote, Lançamentos Contábeis Partida Simples e Lançamentos Contábeis Partida Múltipla.

Para utilizar o pacote são necessárias algumas configurações básicas no sistema, sem as quais o formulário nem é aberto:

Pacote 3000:

- Data Inicial e Final da Contabilidade;

- Contas Caixa;

- Classificação da Conta de Lucros/Prejuízos Acumulados

Pacote 3300:

- Definição dos Grupos Patrimoniais

Outra configuração avaliada no pacote 3000 é se a empresa está obrigada à entrega do Sped Contábil. Neste caso, nos lançamentos de partida simples, ou seja, um débito e um crédito, passa a ser obrigatória a digitação simultânea de uma conta de débito e outra de crédito no mesmo momento, para gerar o grupo de lançamentos, que é necessário para o registro de contrapartidas do Sped. Se a empresa não for obrigada, o sistema permite normalmente, como era antes, a digitação de lançamentos individualizados, porém estes ficarão isolados, sem pertencer a nenhum grupo e se depois o usuário quiser relacionar os lançamentos, terá que executar o pacote 3081 e fazer os processos necessários para criar os grupos.

Para as empresas não obrigadas é imprescindível ter a configuração como Não obrigada no pacote 3000, pois para maior segurança, quando não for encontrada a configuração os sistema interpretará como a empresa sendo obrigada ao Sped e não permitirá o lançamentos individualizado na aba de partida simples.

Primeira Aba: Capa do Lote

O controle por lotes é utilizado por várias empresas, para separar os lançamento e documentos em lotes específicos, por exemplo, criação de um lote somente para os documentos e lançamentos do Banco YY, por exemplo.

Se a empresa não efetua os controles desta forma, também pode criar um único lote para todos os seus lançamentos, porém ao menos um lote é necessário criar para poder efetuar os lançamentos.

O sistema possui um controle de lotes específico, configurado no pacote 3000, que pode ser:

1 – Diária: criará lotes com controle de lançamento somente do mesmo dia da capa do lote, ou seja, não permitirá lançamentos em dias diferentes dentro do mesmo lote. O formato da numeração de controle de lotes, que é efetuado pelo próprio sistema, ficara no seguinte formato: DDMMAAAA-NNNN. Onde, DD = dia, MM = mês, AAAA= ano e NNNN = sequencial de lotes daquela data.

2 – Mensal: no controle mensal, somente será possível efetuar lançamentos contábeis no mesmo mês referenciado na data do lote. O formato do número do lote ficará: MMAAAA-NNNNNN.

3 – Anual: no controle anual, somente será possível efetuar lançamentos contábeis no mesmo ano referenciado na data do lote. O formato do número do lote ficará: AAAA-NNNNNNNNN.

4 – Sem Data: não será avaliada a data dos lançamentos. No mesmo lote poderão existir lançamentos de qualquer data. O formato do número será: NNNNNN.

Criando um novo Lote.

Para criar um novo lote, basta preencher o campo data, com a data que será atribuída ao lote, no caso de controle diário, a data na qual serão realizados os lançamentos.

No campo Lote Número, passar com enter o campo em branco, o sistema emitirá uma mensagem solicitando se deseja criar um lote, confirmando o sistema atribui automaticamente o número sequencial do sistema para o lote.

No campo Grupo de Lote, é necessário indicar o grupo que identificará a origem dos lançamentos contábeis. Estes grupos são cadastrados no pacote 3026.

Abaixo há o campo Descrição do Lote, onde o usuário pode atribuir uma descrição que identifique quais os tipos de lançamentos pertencem ao lote, por exemplo: Lançamentos do extrato do Banco XX, mês 08/2009.

A localização no arquivo morto, já é a orientação do local no arquivo físico, este lote deve ser armazenado, para quem efetivamente utiliza estas informações para imprimir a Capa do Lote e anexar aos documentos.

Selecionando um Lote para alteração:

Nesta aba, existe a opção de pesquisa dos lotes existentes (F11). Esta pesquisa avalia o campo data, se este estiver preenchido irá mostrar na pesquisa somente os lotes da data indicada, senão irá mostrar todos os lotes existentes para a empresa no sistema.

Ainda se for um lote que esteja aberto no sistema, ele já estará sendo demonstrado no grid desta aba, sendo possível selecioná-lo com duplo clique na respectiva linha.

Se o usuário souber o código do lote, basta digitar o número no campo Lote Número.

Ao identificar o lote, o sistema irá carregar todos os lançamentos e abrirá automaticamente a tela dos lançamentos contábeis. No caso de lotes muito grandes, com milhares de lançamentos, por exemplo, será exibida uma barra de progresso para acompanhamento do carregamento das informações.

Excluindo um Lote:

Somente é possível excluir um lote pelo pacote 3015 se ele não possuir mais lançamentos. Se for este o caso, basta selecionar ele, de acordo com as instruções do item anterior e clicar no botão Excluir, existente à direita no formulário.

Para excluir lotes que possuam lançamentos, é necessário utilizar o pacote 3028.

Segunda aba: Lançamentos Contábeis – Partida Simples

Nesta aba, é possível efetuar lançamentos de partida simples, ou seja, um débito e um crédito simultâneos ou somente um débito, somente um crédito, se a empresa não for obrigada a entrega do Sped Contábil.

Inserindo um Novo Lançamento:

Para inserir um novo lançamento, basta inserir os dados solicitados na tela, iniciando pela data do lançamento, que deverá atender às condições especificadas para o controle de lote.

Digitar a conta contábil ou selecionar na pesquisa pelo F4, para o débito. Idem para subconta se houver. No campo histórico digitar o histórico do lançamento ou o código do histórico padrão a ser utilizado.

Se for digitar o crédito no mesmo momento, seguir os mesmos passos ou passar com enter em branco nos campos do crédito e digitar o valor.

Se for efetuar somente um lançamento a crédito, passar com enter em branco nos campos conta a débito e histórico a débito.

Alterando um Lançamento:

Para alterar um lançamento é possível selecioná-lo de três maneiras: indicando o número dele no campo Num. Lancto ou selecionando na pesquisa (F4) deste campo, selecionando com duplo clique no grid na parte inferior da aba ou selecionando ele na tela de Consultar Lote.

Depois de selecionar o lançamento, se ele não tiver vínculo com nenhum outro lançamento, será carregado individualmente, se tiver somente um vínculo com outro lançamento (partida simples) será carregado também o lançamento de contrapartida e se houver mais vínculos ele será carregado, porém será aberta automaticamente a aba de lançamentos múltiplos.

Se houver alteração nos campos data e valor, que no caso de partida simples será a mesma informação para ambos os lançamentos, será emitida uma mensagem confirmando se a alteração vale para ambos, só débito, só crédito ou se é para cancelar a alteração.

Para salvar a alteração, pode-se clicar no botão salvar ou tecla de atalho CTRL + S ou passar os campos com enter até o campo valor.

Caso exista alguma outra informação vinculada ao lançamento (bens, duplicatas, retenções, etc.), será aberto o respectivo formulário para alteração das informações e se for alterada a conta do lançamento contábil para outra que não tenha vínculo com o mesmo tipo de informação acessória, será emitida mensagem se confirma alteração da conta e a exclusão das informações vinculadas.

Excluindo um lançamento:

A exclusão de lançamentos pode ser feita de duas formas: selecionando o lançamento para alteração conforme opções descritas no item anterior e depois clicar no botão excluir ou tecla de atalho CTRL + E e também estando posicionado no grid e teclando Delete.

Se for partida simples também irá solicitar se deve excluir ambos ou somente um deles. Caso exista alguma outra informação vinculada ao lançamento (bens, duplicatas, retenções, etc.), será emitida mensagem se confirma a exclusão das informações vinculadas.

Terceira aba: Lançamentos Contábeis – Partida Múltipla.

Inserindo um Novo Lançamento:

Esta aba foi criada utilizando a mesma metodologia já existente nos lançamentos contábeis da escrita fiscal.

Um pouco diferente da aba de lançamentos simples, nesta aba serão mantidas somente as informações do grupo que está sendo trabalhado, para podermos neste momento fazer a geração do grupo com quantos lançamentos o usuário tiver que vincular.

Nesta aba é preciso efetuar um lançamento por vez, para isso a primeira indicação após a data é se o lançamento a ser efetuado é débito ou crédito, sendo que esta informação é o único campo chave desta aba, que não poderá ser alterado.

Depois desta informação, as demais são as mesmas da partida simples, ou seja, histórico e valor para cada lançamento. Após efetuar todos os lançamentos do grupo é necessário utilizar a opção 3 – Gravar/Fechar Grupo, para efetuar a gravação dos lançamentos e gerar o novo grupo contábil. Ao fechar o grupo, as informações do grid serão suprimidas, para entrada do próximo grupo de lançamentos contábeis.

Aqui também são efetuadas algumas checagens, como da data, que para o mesmo grupo não pode haver lançamentos em datas diferentes. O valor dos débitos e créditos do grupo também é demonstrado logo acima do grid e se houver diferença entre os valores ao fechar o grupo também será solicitado se é para gravar com diferenças, caso o usuário queira ajustar em outro momento os valores.

Nesta aba, sempre que um lançamento for aberto, será atribuído um grupo de lançamentos para ele. De forma que, se for realizado um lançamento individualizado na aba de partida simples, sem vínculo com nenhum outro, este pode ser selecionado para alteração, estando posicionado na aba de partidas múltiplas e criado os novos lançamentos que devem formar um grupo com ele.

Demais ajustes de grupo, em caso de lançamentos equivocados, devem ser realizados através do pacote 3081, pois este pacote é específico para estes ajustes, caso tenham sido criados grupos de forma equivocada no pacote 3015. Neste será feita a criação dos grupos e possibilitados alguns ajustes, porém não é possível tratar todas as situações nele, nem produtivo, visto que existe um pacote que possibilita especificamente estes ajustes.

Alterando um Lançamento:

Para alterar um lançamento é possível selecioná-lo de três maneiras: indicando o número dele no campo Num. Lancto ou selecionando na pesquisa (F4) deste campo, selecionando com duplo clique no grid na parte inferior da aba ou selecionando ele na tela de Consultar Lote.

Nesta aba, o campo data somente poderá ser alterado caso a alteração seja válida para todo o grupo. Os valores são individualizados por lançamento.

Caso exista alguma outra informação vinculada ao lançamento (bens, duplicatas, retenções, etc.), será aberto o respectivo formulário para alteração das informações e se for alterada a conta do lançamento contábil para outra que não tenha vínculo com o mesmo tipo de informação acessória, será emitida mensagem se confirma alteração da conta e a exclusão das informações vinculadas.

Excluindo um lançamento:

A exclusão de lançamentos pode ser feita de duas formas: selecionando o lançamento para alteração conforme opções descritas no item anterior e depois clicar no botão excluir ou tecla de atalho CTRL + E e também estando posicionado no grid e teclando Delete.

Nesta aba de partida múltipla sempre que for excluído um lançamento, será emitida uma mensagem para confirmação se deve excluir somente o lançamento ou o grupo todo.

Se for excluído somente o lançamento os demais lançamentos do grupo continuarão sendo exibidos no grid para o usuário continuar trabalhando com o grupo. Se for excluído o grupo, automaticamente as informações do grid serão apagadas.

Opções de Fixar:

Ao lado de cada campo onde é possível fixar a informação digitada há um check box onde é possível clicar o com o mouse ou utilizar as seguintes teclas de atalho:

Aba de Lançamentos Simples:

Alt+0: Fixa Estabelecimento

Alt+1: Fixa Data

Alt+2: Fixa Conta Débito

Alt+3: Fixa Histórico a Débito

Alt+4: Fixa Conta Crédito

Alt+5: Fixa Histórico Crédito

Alt+6: Fixa Valor

Aba de Lançamentos Múltiplos:

Alt+0: Fixa Estabelecimento

Alt+1: Fixa Data

Alt+2: Fixa Opção de Lançamento (Débito ou Crédito)

Alt+3: Fixa Conta

Alt+4: Fixa Histórico

Alt+5: Fixa Valor

Na parte superior do formulário, há ainda as seguintes opções para fixar especificamente no campo do histórico a crédito:

Alt+7 - Fixa Histórico a Débito: nesta opção irá atribuir ao crédito o que o usuário digitar ou selecionar no campo do histórico a débito.

Alt+8 - Fixa Histórico Padrão a Débito: irá atribuir ao campo do histórico a crédito o histórico padrão utilizado na conta contábil digitada a débito. Esta opção somente funcionará quando no cadastro da conta a débito, existir somente um histórico padrão indicado.

Alt+9 - Fixa Complemento do Histórico Débito: será fixado no histórico a crédito o complemento digitado no campo do histórico a débito. Após selecionado um histórico padrão, o que for digitado manualmente no campo do histórico a débito.

CTRL + Shift +E – Nenhum: Desmarca todas as opções anteriores.

Estas opções de fixar no campo histórico a crédito somente será possível utilizar uma delas por vez.

Desabilitar Fixos:

Para facilitar, quando os campos estão fixados, pode-se utilizar a mesma tecla de atalho de cada campo para desabilitar o mesmo, com exceção das opções de fixar no histórico a crédito, que deve ser utilizada a tecla de atalho CTRL + Shift + E para acionar a opção de Nenhum, para desmarcar a que estiver sendo utilizada neste campo.

Ainda, há no formulário, à direita, o botão “Desab. Fixos”, que pode ser acionada com o clique do mouse ou pela tecla de atalho CTRL + X.

Históricos:

Digitando os históricos:

Estando posicionado no campo histórico o usuário pode digitar livremente o texto que for atribuir ao lançamento contábil no campo histórico.

Históricos Padrões:

Está disponível no sistema a opção de utilização de históricos padrões. Estes podem ser livremente criados no pacote 3001:

Após a criação dos históricos padrões, que são válidos para todas as empresas do sistema, há duas formas de utilização destes:

Pesquisando no lançamento contábil:

Ao lado do campo histórico na digitação dos lançamentos há um botão de pesquisa que pode ser acionado com o clique do mouse ou com a tecla padrão de pesquisa F4. Após pesquisar o histórico desejado, com enter ou duplo clique na pesquisa o mesmo será carregado para o campo do histórico em que estiver posicionado.

Também é possível utilizar o histórico padrão digitando no campo histórico o código dele, caso o usuário saiba sem ter que utilizar a pesquisa. Após a digitação do número, se for correspondente a um código de histórico padrão existente no banco e estando o campo do histórico em branco, o sistema localiza o código e atribui a descrição existente no cadastro.

Caso o histórico esteja configurado para ter complemento o cursor será posicionado de acordo com a configuração do histórico.

Vinculando à conta contábil:

Também é possível, no cadastro da conta contábil, no pacote 3002, indicar para as contas contábeis quais os principais históricos padrões vinculados a ela.

Se for um único, ao digitar a conta, este será atribuído automaticamente ao campo histórico a débito ou a crédito conforme indicado na conta.

Se houver mais que um histórico a débito ou a crédito, ao digitar o código da conta será aberta uma nova tela de consulta com os históricos configurados:

Neste processo, o usuário pode selecionar um deles ou ainda, se não quiser utilizar nenhum destes, fechar a tela pelo botão ou teclando ESC e trabalhar com o histórico das formas explicadas anteriormente.

Configurações Específicas:

Estão definidas algumas configurações padrões no pacote 3001 para utilização dos históricos no pacote 3015. Estas definições podem ser encontradas no próprio pacote 3001, clicando no botão existente ao lado do campo Descrição.

Posicionamento do Cursor: se o histórico está configurado para ter complemento, o cursor é posicionado automaticamente no final da descrição do histórico indicado.

Há também o recurso de posicionar o cursor em qualquer parte do histórico. Para utilizar esta função, basta que ao configurar o histórico no pacote 3001, na posição onde o usuário deseja que o sistema posicione o cursor para digitar a informação seja configurada a expressão: [*].

Por exemplo, um histórico: “Pago título 1526 do Banco do Brasil”, o usuário quer digitar o número do título (1526). Então no pacote 3001 irá configurar: “Pago título [*] do Banco do Brasil” e indicar que o histórico tem complemento.

Desta forma ao utilizar este histórico, o cursor será posicionado após a palavra “título”.

Atribuição do Nome da Conta/Subconta: outro recurso existente é a atribuição automática do nome da conta ou da subconta no final do histórico.

Da mesma forma que a situação anterior, onde o usuário quiser que o sistema atribua o nome da conta ou subconta, irá configurar o histórico e colocar as seguintes expressões:

[CONTADEB]: irá atribuir ao histórico o nome da conta a débito indicada no lançamento.

[CONTACRED]: irá atribuir ao histórico o nome da conta a crédito indicada no lançamento. Na aba de partida simples, esta configuração somente será utilizada no histórico a crédito, pois no momento em que está sendo lançado o débito ainda não existe a conta a crédito para esta poder ser indicada no histórico a débito.

[SUBCONTADEB]: irá atribuir ao histórico o nome da subconta a débito indicada no lançamento.

[SUBCONTACRED]: irá atribuir ao histórico o nome da subconta a crédito indicada no lançamento. Na aba de partida simples, esta configuração somente será utilizada no histórico a crédito, pois no momento em que está sendo lançado o débito ainda não existe a subconta a crédito para esta poder ser indicada no histórico a débito.

Desta forma, por exemplo, se houver um histórico padrão configurado da seguinte forma: “Pago fatura [CONTADEB]”, ao digitar o lançamento indica-se a conta do Banco do Brasil, o histórico ficará: “Pago Fatura Banco do Brasil”.

Teclas de Atalho:

Ainda na questão dos históricos, foram mantidas as teclas de atalho já existentes na versão anterior e incluídas novas para facilitar os trabalhos, ficando assim definidas:

PAGE UP: copia o último histórico utilizado a débito

PAGE DOWN: copia o último histórico utilizado a crédito

ALT + PAGE UP – copia o último complemento digitado a débito

ALT + PAGE DOWN – copia o último complemento digitado a crédito

CTRL+ W - Estando no histórico a crédito, copia o histórico a débito do mesmo lançamento.

CTRL + SHIFT + D – Copia para o histórico o nome da conta a débito.

CTRL + SHIFT + C – Copia para o histórico o nome da conta a crédito, somente após a indicação da mesma.

CTRL + Z: limpa o campo histórico.

Estas teclas de atalho podem ser utilizadas tanto na aba de Partida Simples quanto na aba de Partidas Múltiplas e no momento da digitação se posicionar o cursor no campo histórico e aguardar um momento, aparecerá uma tela com a descrição das teclas de atalho.

Consultas:

Consulta Saldo da Conta:

Após a digitação da conta contábil, há o recurso de consultar um resumo do saldo da conta/subconta indicada para o lançamento.

Esta consulta pode ser feita, após a digitação da conta/subconta clicando com o mouse no botão com sinal de [+] ao lado da conta ou com a tecla de atalho CTRL + SHIFT + S.

O saldo anterior é demonstrado sempre em relação a última transferência de resultado efetuada no sistema.

Consultar Lote:

Foi disponibilizada também nesta versão a opção de Consultar Lote. Ela foi criada em função de ser necessário na tela de lançamentos múltiplos mostrar no grid somente os lançamentos do grupo que está sendo utilizado no momento, porém ela pode ser acionada pelas duas abas clicando-se no botão Consultar Lote ou pela tecla de atalho CTRL + L.

Nesta tela são exibidos todos os lançamentos do lote, abaixo a totalização do mesmo e acima as opções de filtro e pesquisa para facilitar a localização de informações dos lançamentos existentes no lote.

Esta tela pode ser maximizada também para melhor visualização das informações. Se aberta na aba de lançamentos múltiplos, sempre irá carregar o lançamento selecionado para esta aba. Se aberta na aba de lançamentos simples e for escolhido algum lançamento que seja de partida múltipla, automaticamente irá trocar de aba para a de lançamentos múltiplos.

Este comportamento também irá ocorrer ao selecionar um lançamento no grid dos lançamentos simples, caso seja selecionado um lançamento que tenha mais de uma contrapartida no grupo.

Lançamentos Padrões:

Como a opção de trabalhar com lançamentos padrões por enquanto só é possível para lançamentos de partida simples, este botão para escolha de lançamentos padrões somente será exibida na tela de lançamentos simples para consulta pelo botão F12 ou digitação do código no respectivo campo.

Estes lançamentos padrões são configurados no pacote 3004, com codificação a ser definida pelo usuário.

Depois de serem efetivamente criados, no pacote 3015 basta selecioná-lo pelo F12 ou digitar o código do mesmo e os valores pré-configurados serão automaticamente atribuídos aos respectivos campos.

Se a data já estiver preenchida, o cursor será atribuído aos campos históricos, se estiverem configurados históricos que tenham complemento ou para o campo valor caso ambos os históricos indicados no lançamento padrão não tenham complemento. Se o campo data estiver em branco o cursor será posicionado sobre este campo para indicação da mesma e depois na mesma sequencia até o campo valor.

Lançamentos com Bens e CIAP:

Se a conta contábil informada nos lançamentos for igual ou pertencente às classificações contábeis indicadas no pacote 3300 (Patrimônio - Grupos), ao efetuar o lançamento será aberta a tela de cadastro de bens do patrimônio para que o usuário também possa já alimentar estes dados através de uma única digitação no sistema.

Da mesma forma que o patrimônio, sempre que houver lançamentos nas contas mencionadas no item anterior e a empresa estiver indicando no pacote 3611 (Cadastro – Estabelecimento – Dados Estaduais), como Calcular CIAP = SIM, o sistema depois da tela de implantação do bem no patrimônio, irá abrir ainda a tela para cadastro do bem para cálculo do CIAP.

No cadastramento de bens e de CIAP, o sistema sempre irá avaliar se já existe cálculo para o período em que está sendo inserido ou alterado o lançamento. Caso exista, será emitida a mensagem avisando e solicitando se é para realizar a exclusão dos cálculos para cadastramento, alteração ou exclusão do lançamento, conforme for a situação.

Sempre que for editado um lançamento que tenha vínculos com bens, será habilitado o botão “Bens” à direita, nos botões internos do formulário, que pode ser acessado diretamente para consulta e/ou ajuste das informações, bem como se houver dados informados ao alterar o lançamento novamente será aberto o formulário para ajuste.

No caso de exclusão ou alteração da conta contábil para uma que não tenha vínculo com os bens, será emitida mensagem solicitando se deve ser excluído o vínculo com as informações acessórias.

Lançamentos com Duplicatas:

De acordo com a configuração existente no pacote 3000 (Contabilidade – Configurações – Parâmetros), se o usuário está optando por fazer conciliação de Clientes e Fornecedores por Duplicata, ao final dos lançamentos contábeis, quando o lançamento for a débito da conta de fornecedores ou a crédito de uma conta de clientes, será aberta uma tela onde devem ser informados os dados das duplicatas para ser possível a conciliação posterior.

Quando a conciliação for por Fatura, não será aberta esta tela, pois a conciliação das faturas no pacote 3072 ocorre através dos lançamentos do razão. Quando a opção da empresa for não efetuar a conciliação também não serão solicitadas as informações de duplicatas.

Sempre que for editado um lançamento que tenha vínculos com duplicatas, será habilitado o botão “Duplicatas” à direita, nos botões internos do formulário, que pode ser acessado diretamente para consulta e/ou ajuste das informações, bem como se houver dados informados ao alterar o lançamento novamente será aberto o formulário para ajuste.

No caso de exclusão ou alteração da conta contábil para uma que não tenha vínculo com as duplicatas, será emitida mensagem solicitando se deve ser excluído o vínculo com as informações acessórias.

Lançamentos com Retenções:

No cadastro da conta contábil, no pacote 3002 (Contabilidade – Plano de Contas), há a configuração da conta em relação às retenções na fonte. Se a conta contábil utilizada nos lançamentos estiver com a informação diferente de 1 – Não se aplica, quando esta conta for utilizada na digitação de um lançamento contábil, será aberto um formulário para que seja efetuada a digitação dos impostos retidos na fonte relativos aquele lançamento, onde será solicitado o CNPJ do cliente ou fornecedor e as demais informações: Código JB Imposto, Base de Cálculo, Alíquota, enfim, os dados necessários para controle das retenções na fonte:

Contabilização Automática das Retenções:

O sistema faz o desmembramento automático dos lançamentos contábeis dos impostos retidos, tanto na aba de lançamentos simples quanto na de múltiplos, sendo que o usuário somente precisa digitar o débito e o crédito principais e os lançamentos dos valores dos tributos o sistema faz ao fechar o formulário das retenções.

Para efetuar a contabilização automática das retenções, evitando desta forma o lançamento manual de cada uma delas na contabilidade, primeiramente é necessário que no cadastro da conta contábil esteja indicado no campo quanto à retenção como 2 – É a base das Retenções a Recolher ou 3 – É a base das Retenções a Recuperar.

Além desta configuração, no pacote 3410 (Tributos – Configura Contabilização), deve-se indicar as contas para os tipos específicos de impostos que a empresa utiliza a retenção na fonte, ou seja, os IRRF iniciam os códigos em 07XX (conforme o caso terá a extensão a ser utilizada), os demais códigos 0910, 1010, 1101, 1102, 1103 e 1110, conforme a situação de cada empresa.

Desta forma, ao utilizar a conta de despesa ou receita que está configurada com retenção e digitar os respectivos impostos no formulário das retenções que é aberto, ao fechá-lo, o sistema irá buscar as contas indicadas e efetuar os lançamentos na seguinte sistemática:

Quando é a Recuperar:

Normalmente a conta base que vai abrir a digitação das retenções neste caso será a conta lançada a crédito nos lançamentos, ou seja, normalmente a conta de receita. Neste caso o sistema irá buscar a conta do a recuperar que foi configurada no 3410 e fazer um lançamento na a DEBITO no valor que foi lançado no formulário de retenções e diminuir este valor do lançamento a Débito, assim sucessivamente para todos os impostos. Se há mais de um lançamento a débito, irá avaliar se há conta de cliente e irá descontar desta, se este ficar negativo, irá a descontar do próximo lançamento a débito.

Quando é a Recolher:

Normalmente a conta base que vai abrir a digitação das retenções neste caso será a conta lançada a débito nos lançamentos, ou seja, normalmente a conta de despesa. Neste caso o sistema irá buscar a conta do a recolher que foi configurada no 3410 e fazer um lançamento A CREDITO no valor que foi lançado no formulário das retenções e diminuir este valor do lançamento feito anteriormente a Crédito, assim sucessivamente para todos os impostos. Se há mais de um lançamento a crédito, irá avaliar se há conta de fornecedor e irá descontar desta, se este ficar negativo, irá a descontar do próximo lançamento a crédito.

Esses lançamentos serão inseridos no grid normal da aba contábil, sendo possível, desta forma, o usuário proceder qualquer alteração selecionando os respectivos lançamentos para ajuste.

Para não efetuar a contabilização automática basta não estarem indicadas as contas para os impostos de retenção no pacote 3410 ou estar configurado no pacote 3002 como 4 – É a própria conta de imposto a recolher ou 5 - É a própria conta de imposto a recuperar. Com estas configurações irá abrir o formulário de digitação das retenções normalmente, porém não efetuará o desmembramento contábil dos lançamentos ao fechar o formulário.

Sempre que for editado um lançamento que tenha vínculos com retenções, será habilitado o botão “Retenções” à direita, nos botões internos do formulário, que pode ser acessado diretamente para consulta e/ou ajuste das informações, bem como se houver dados informados ao alterar o lançamento novamente será aberto o formulário para ajuste.

No caso de exclusão ou alteração da conta contábil para uma que não tenha vínculo com as retenções, será emitida mensagem solicitando se deve ser excluído o vínculo com as informações acessórias.

Lançamentos com Centros de Custo:

Se a empresa estiver configurada no pacote 3000 (Contabilidade – Configurações – Parâmetros), para utilizar contabilidade por Centro de Custos, sempre que utilizar alguma conta contábil de resultado ou de contas de compensação passivas com centro de custo, abrirá um novo formulário, onde deve ser indicado o centro de custos e os respectivos valores.

Sempre que for editado um lançamento que tenha vínculos com retenções, será habilitado o botão “Centro Custo” à direita, nos botões internos do formulário, que pode ser acessado diretamente para consulta e/ou ajuste das informações, bem como se houver dados informados ao alterar o lançamento novamente será aberto o formulário para ajuste.

No caso de exclusão ou alteração da conta contábil para uma que não tenha vínculo com os centros de custo, será emitida mensagem solicitando se deve ser excluído o vínculo com as informações acessórias.

Lançamentos com Pagamento de Impostos:

Para abrir o formulário de pagamento de Impostos pela digitação do pacote 3015, são observadas algumas configurações:

Pacote 0184: na Opção Configuração - Tributarias, há a configuração de Registrar Pagamento de Impostos nos Lançamentos Contábeis.

Se estiver configurado como 1 – Registrar Todos os Pagamentos, o sistema irá abrir a tela e não permitirá sair do formulário sem a devida indicação dos dados de pagamento de tributos.

Se a opção for 2 – Deixar o digitador decidir, será aberto o formulário, porém será possível sair dele sem digitar as informações do pagamento dos impostos.

Se a opção for 3 – Não abrir, não será aberto o formulário de pagamento de tributos em nenhuma situação.

Ainda neste pacote, na aba Dados Gerais, há a configuração se a empresa vai Controlar a Carteira de Impostos. Se estiver configurado como Sim, somente poderá ser efetuado o pagamento de impostos efetivamente apurados pelo sistema JB Cepil. Se a opção for Não, poderá ser feito pagamento mesmo não existindo apuração no sistema.

Ressalva para os impostos da folha de pagamento que não tem apuração no sistema e possuem código acima de 5000.

Além destas configurações ainda será avaliada a conta contábil digitada a débito. Somente será aberto o formulário de digitação de pagamento de impostos quando a conta digitada a débito estiver configurada para algum imposto no pacote 3410, como conta de lançamento a recolher.

Atendendo a todas estas condições será aberto o seguinte formulário:

Deve ser indicado o código do imposto e a data fim de apuração para o sistema localizar corretamente o débito do imposto a ser baixado. Este será demonstrado no primeiro grid abaixo e se houver já algum pagamento vinculado, será exibido no segundo grid.

Na alteração de lançamentos este formulário somente será aberto para alteração caso seja alterado o valor do lançamento e no caso de exclusão será emitida mensagem solicitando se deve excluir o vínculo com os pagamentos.

Lançamentos para Fluxo de Caixa:

Quando estiver configurado no pacote 3000 para utilizar a geração da DFC pelo método direto e na aba de partidas múltiplas for efetuado um lançamentos que na mesma partida do caixa e/ou equivalentes de caixa e na contrapartida houverem também vários lançamentos, será aberta a tela para indicação correta dos valores que correspondem aos lançamentos para a geração dos fluxos de caixa.

No grid de cima serão demonstrados os lançamentos em conta de caixa e equivalentes e no de baixo as contrapartidas para indicação dos valores correspondentes.

Deve ser indicado para cada conta de contrapartida o valor que deve constar como relacionado ao lançamento para a geração dos fluxos de caixa, na coluna Valor DFC, até fechar o valor do lançamento selecionado no grid de cima. Após fechar o valor clicar no salvar ou CTRL + S.

Neste formulário também há as opções do menu flutuante para facilitar os trabalhos quando existem muitos lançamentos de contrapartida.

É possível deste formulário também sair sem salvar, somente será emitida uma mensagem avisando que depois será necessário para correta geração da DFC, vincular estes lançamentos pelo pacote 3094, solicitando a confirmação da saída sem a indicação dos valores neste momento.

Relatório do Lote

No botão “Imprimir” será emitido o relatório do lote selecionado com os lançamentos digitados. As informações dos lançamentos serão impressas pela ordenação existente no grid, que internamente é por lançamento sendo os mais recentes primeiro (ordem decrescente). Porém ao utilizar, se o usuário quer outra ordenação basta clicar no cabeçalho da coluna que os lançamentos passam a ser organizados pela coluna selecionada.

Modificando esta ordenação, ao emitir um relatório, este obedecerá a última ordenação existente no grid.

Fechar Lote

Após concluir a digitação dos lançamentos, se o usuário não quiser mais utilizar este lote, pode clicar no botão “Fechar Lote”. Da mesma forma, se o lote não apresentar diferenças nos valores de débito e crédito dos lançamentos, ao clicar no “Sair”, será emitida mensagem solicitando se deseja fechar o lote.

Outra checagem inclusa nesta versão por solicitação de algumas concessionárias, foi a validação de dias com diferença dentro do lote, pois anteriormente avaliava somente os valores totais. Agora, se os débitos e créditos estiverem fechando, será avaliado diariamente no lote se há alguma diferença.

Se houver, será emitida a mensagem avisando que não é possível fechar o lote porque existem dias com diferença e estes serão exibidos na tela para conferência pelo usuário.

Neste formulário, foi disponibilizado também o botão Imprimir, que irá realizar a impressão dos dias com diferença, caso seja um lote grande e existam muitos dias, isto facilita para a localização das informações.

O botão Expandir itens faz a expansão automática de todos os sub tópicos de informação demonstrados na tela, para não ser necessário abrir individualmente cada tópico.

No caso de não existir diferenças nos dias nem no lote e este for fechado, ele não mais será visualizado no grid da primeira aba, porém pode ser selecionado novamente na pesquisa para edição.