Conciliação Clientes e Fornecedores (03072) |

Pacote 3072 – Conciliação de Clientes/Fornecedores e Outras Contas Contábeis

Este pacote tem por objetivo possibilitar a conciliação dos valores existentes nas contas de clientes e fornecedores, bem como nas demais contas contábeis que necessitem conciliação, para fins de validar o saldo final em cada exercício.

O processo de conciliação é bastante simples, basta clicar no botão “Selecionar” e através dos filtros ali existentes, definir as contas e registros que serão utilizados na conciliação.

A primeira informação existente no grid do filtrar são os campos de data, inicial e final, para carregamento dos registros a serem utilizados no processo de conciliação. Recomendamos para aqueles que vão utilizar a conciliação que sejam carregados sempre os lançamentos desde o início de utilização do sistema, pois caso contrário, alguns registros podem ficar sempre desconciliados, por não entrarem no filtro de datas.

Será sugerida automaticamente a data inicial e final dos parâmetros, porém pode-se trabalhar com datas anteriores, pois para a conciliação não é necessário que os lançamentos selecionados estejam no período dos parâmetros, somente se for necessário realizar alguma alteração nos lançamentos pela opção Abrir Lacto, mas somente para conciliar pode-se trabalhar com qualquer data.

Quando a opção do filtro for de Clientes ou Fornecedores, serão exibidas as opções:

Determinada Conta: nesta opção, deverá ser selecionada uma única conta de cliente ou fornecedor para conciliar.

Intervalo de Contas: este item prevê um sequencial de contas para fazer a conciliação, que irá buscar em ordem todas as contas existentes no intervalo indicado entre a conta inicial e final.

Selecionar Contas: esta opção permite selecionar várias contas aleatoriamente, selecionando-as na pesquisa que permite multiseleção.

A opção de conciliação de clientes e fornecedores vai avaliar se a empresa utiliza o Tipo de Conciliação de Clientes e Fornecedores por Duplicata (configuração no pacote 3000). Se utilizar, a conciliação será realizada com base nos títulos efetivamente digitados/inseridos, ligados aos documentos fiscais e contábeis, então para este tipo de conciliação, devem estar digitados corretamente os dados dos títulos.

É necessário ter atenção especial, para quem utiliza a conciliação por duplicatas, que ao implantar os saldos iniciais de clientes e fornecedores no sistema JB Cepil, é necessário também digitar os títulos que estão em aberto e que compõem aquele saldo inicial ou pelo menos inserir uma duplicata com o saldo total, para poder realizar a conciliação manual depois, senão os pagamentos relativos ao saldo inicial ficarão sempre em aberto na conciliação, sendo que na conta contábil podem estar baixados, gerando diferenças entre o saldo da conciliação e o saldo contábil.

Se a empresa não utiliza o tipo de conciliação por Duplicata, então a conciliação será realizada exclusivamente com base nos lançamentos da conta contábil no livro diário.

Quando a opção for de outras contas, vai habilitar somente a pesquisa das contas, onde pode ser selecionada uma única conta ou várias (também na pesquisa existe a multiseleção). Se a conta possuir subcontas, estas também podem ser selecionadas individualmente, com multiseleção ou todas as subcontas passando o campo com enter em branco.

Nesta opção de outras contas, também será necessário indicar se o lançamento principal da conciliação é Débito ou Crédito. Será sugerido automaticamente pela natureza das contas selecionas, por exemplo, se é uma conta de Ativo = Débito, Passivo = Crédito, etc. Porém se for selecionada uma conta de natureza inversa, por exemplo, “Duplicatas Descontadas”, mesmo sendo de Ativo, a sua natureza é credora, então o lançamento principal deve ser o Crédito e não o Débito.

Também nesta opção é preciso observar para não selecionar contas de natureza divergente no mesmo grupo de contas a ser conciliado, pois esta opção vai valer para a conciliação de todas as contas selecionadas. Desta forma, então, selecionar somente contas de mesma natureza em cada processo de conciliação.

Para não haver problemas de desempenho, também incluímos as checagens de número de registros que retornaram pelos filtros aplicados, indicando que pode se tornar um processo lento e solicitando confirmação se é para trabalhar realmente com tantos registros.

Em bases maiores, que tenham muita movimentação, é indicado que sejam utilizados filtros que retornem um número menor de contas e registros, para facilitar os trabalhos e a análise após a conciliação. Porém se for utilizar um número elevado de registros, o melhor então é deixar o processo conciliando fora do horário de trabalho, pois neste caso, não tem como o processo ser rápido.

Conciliação Automática:

Para facilitar os trabalhos, foram inseridas algumas opções de conciliação automática. Primeiramente, deve ser indicado se é para conciliar somente a conta onde o cursor estiver posicionado no grid, ou se todas as contas que foram utilizadas no processo de Selecionar. Na sequencia, indicar a forma de conciliação automática a ser utilizada, onde o recomendável, sempre que possível, é utilizar exatamente na ordem indicada no formulário:

Nr. Documento: esta opção é a mais segura, pois vai avaliar o número do documento, sendo que se a conciliação for por duplicata, vai analisar o número do título inserido nas informações da duplicata efetivamente e vai conciliar somente quando encontrar a baixa com exatamente o mesmo número.

Se a conciliação pelo número do documento for de outras contas ou a empresa não utiliza conciliação por duplicatas, vai extrair do histórico o número do documento, avaliando o primeiro número encontrado, até o primeiro caractere ou espaço, procurando depois as baixas da mesma forma.

Este processo de conciliação pelo número do documento será automaticamente gravado no banco de dados conforme forem sendo conciliados os lançamentos, diferente do que ocorre nas duas próximas opções: Histórico e Valor e somente Valor.

Neste novo processo, também foi inserido o tratamento de conciliação parcial ou total. O título ou lançamento estará totalmente conciliado, somente quando os valores de débito e de crédito entre o valor principal e as suas “baixas” fecharem. Se houver diferença entre os valores conciliados, tanto o título menor que as baixas ou o título maior que as baixas, ficarão como parcialmente conciliados, para conferência e possíveis ajustes do usuário.

Histórico e valor: depois de utilizar a opção de conciliação por número do documento, ou quando esta não for possível, disponibilizamos esta segunda opção, que permite definir um histórico (ou parte de um histórico) para que sejam filtrados os lançamentos para posterior conciliação.

Foram disponibilizadas as opções de histórico Iniciando com, Contendo e Igual, onde se pode indicar uma expressão que seja obrigatória no histórico dos lançamentos que podem ser conciliados. Tendo esta indicação, o sistema vai filtrar na conta contábil a ser conciliada, somente os lançamentos que atendam à condição estabelecida no campo do histórico e depois de filtrados estes lançamentos, vai conciliar os que tenham exatamente o mesmo valor a débito e a crédito.

Valor: esta opção vai pesquisar dentro da conta contábil exclusivamente débitos e créditos de igual valor para a conciliação e vai formar os grupos exclusivamente com dois lançamentos onde débito = crédito. Em contas onde é possível, devem ser executadas as duas opções anteriores, antes desta.

Pelo que avaliamos em bases de clientes, esta opção será um pouco mais utilizadas em contas de impostos a recuperar e a recolher, onde não haja uma expressão utilizável como parâmetro de documento ou histórico para ser utilizada.

Como estas duas opções: Histórico e Valor e somente Valor, são opções um pouco mais “empíricas”, ao terminar o processo de conciliação, os lançamentos conciliados não serão automaticamente gravados no banco, serão exibidos no grid os lançamentos conciliados pelo sistema, para conferência do usuário e se estiverem corretos, será necessário clicar no botão Salvar, para concluir efetivamente o processo.

Caso algum dos lançamentos tenha sido conciliado de forma não correta pelo sistema, antes de salvar, estes devem ser selecionados no grid e desconciliados.

Conciliação Manual:

Se não foi possível conciliar alguns lançamentos por nenhum destes métodos, bem como eventuais ajustes, então os demais registros podem ser conciliados manualmente, selecionando-se no grid os registros clicando na primeira coluna do grid, onde será exibido no rodapé o Débito, Crédito e Diferença da soma dos registros selecionados e após clicando-se no botão Conciliar o acionando o mesmo pela tecla de atalho CTRL + L. Sempre que for selecionado um lançamento que já estiver como conciliado total, será necessário desconciliar ele, para poder realizar nova conciliação.

Desta forma, somente será possível conciliar o lançamento Principal, quando este ainda não estiver totalmente conciliado ou lançamentos desconciliados, para realizar a conciliação manual, evitando desta forma que seja conciliado um mesmo registro já conciliado a outro grupo, sem que o usuário perceba a alteração.

Para acrescentar mais um lançamento a um grupo parcialmente conciliado, pode ser verificar que o grupo de conciliação corresponde ao Lançamento ou Lacto Dupl (quando conciliação por duplicatas), que vai referenciar aquele que chamamos de lançamento “pai”, ou seja, que seria o título para depois serem realizadas as baixas por pagamento ou recebimento. Desta forma, é possível identificar o lançamento pai e para acrescentar mais uma baixa ao mesmo grupo, deve ser marcado somente este lançamento e o novo lançamento a fazer parte do grupo, para não ocorrer de ser necessário desconciliar o grupo para depois conciliar novamente, conforme explicado nos parágrafos anteriores.

Mesmo marcando somente estes dois lançamentos (o pai e o novo), ao clicar no botão conciliar, o sistema vai avaliar todos os demais lançamentos do grupo já existente, para verificar se vai atribuir como conciliado parcial (caso ainda exista diferença entre débitos e créditos) ou como conciliado total, caso não exista mais diferenças entre débitos e créditos no grupo.

Para as inserções ou alterações manuais, devem ser utilizados os botões Conciliar ou Desconciliar, após a seleção dos registros no grid.

Além das informações dos valores, no rodapé do formulário também são exibidas as informações para modificar o filtro aplicado no grid:

Podem ser utilizados todos os filtros simultaneamente ou de forma individualizada conforme a necessidade de visualização no grid para conferência.

Agora com esta nova sistemática, sempre que os débitos e créditos de um determinado título ou lançamento não estiverem fechando, eles ficarão como conciliados parciais. Desta forma é fácil filtrá-los para analisar se ainda faltam parcelas ou se algum valor foi lançado indevidamente, basta deixar marcada no filtro do rodapé somente a opção Conciliado Parcial.

Depois disto, ainda é possível analisar por grupo de conciliação arrastando a coluna do grupo para a tarja azul logo acima, onde os lançamentos serão agrupados por grupo de conciliação ou ainda utilizando o filtro do cabeçalho da coluna para visualizar um grupo por vez:

Após arrastar a coluna Grupo Conc. para a tarja azul logo acima, o grid vai agrupar os lançamentos em cada grupo. Aí se clicando com o botão direito sobre o cabeçalho da coluna onde estão os dados, vai abrir um menu onde é possível escolher a opção Grupo de Rodapés, que vai habilitar uma barra de rodapé em cada agrupamento.

Abaixo das colunas de valor, clicando-se com o botão direito novamente, vai habilitar mais um formulário de opções, onde pode ser escolhida a opção Soma. Fazendo isso nas duas colunas de valor, poderá ser avaliado se o valor da diferença é algum título que ainda falta ou se pode ser algum erro de digitação, que neste caso deve ser ajustado e posteriormente reconciliado o título para passar ao status de Conciliado.

Desfazer Conciliação:

Este botão permite desfazer uma conciliação em determinado período. De forma idêntica à Conciliação Automática, primeiro é necessário indicar se deseja desfazer a conciliação somente da conta onde o cursor estiver posicionado no grid ou se de todas as contas que retornaram do processo Selecionar.

Após esta informação, indicar então de qual período deseja desfazer a conciliação e o sistema irá realizar a exclusão da conciliação de acordo com estes parâmetros.

Após a indicação das informações, ainda será emitida uma mensagem de confirmação do processo, antes de iniciá-lo.

Ainda, sempre que for alterado o valor de um lançamento contábil ou duplicata que já esteja conciliado, automaticamente o sistema vai desconciliar este lançamento/título, será necessário conferir novamente a conciliação depois de realizada a alteração.

Abrir Lancto:

Este botão permite a edição do lançamento contábil selecionado, visto que se a conciliação for por duplicata, ainda assim é necessário abrir as informações do título, pelo lançamento contábil ao qual ele está vinculado.

Para utilizar esta opção, é obrigatório que o lançamento esteja em uma data permitida pelos parâmetros da contabilidade (pacote 3000) ou fora do bloqueio da contabilidade (pacote 3011), o que não é necessário para conciliar ou desconciliar os lançamentos.

Relatórios:

No botão imprimir, também estão disponíveis as opções de relatórios.

Não será possível realizar o carregamento das contas a serem impressas quando foi utilizada a multiseleção nos filtros, neste caso, terão que ser informadas novamente as contas no formulário de impressão. Nos demais casos, sempre que possível, já serão atribuídas também as informações das contas selecionadas.

Ao clicar no botão imprimir, será exibida a seguinte tela:

Pode-se visualizar que foram disponibilizados os seguintes tipos de relatórios:

Conferência: este relatório será montado para verificação das movimentações de determinado período, onde serão exibidos todos os títulos ou lançamentos contábeis (de acordo com o tipo de conta e configuração da conciliação do pacote 3000), avaliando os tipos selecionados nas opções abaixo, entre Conciliados, Não Conciliados e Parcialmente Conciliados, onde será sugerido o mesmo filtro existente no grid antes de acionar o botão imprimir, porém pode ser modificado após a abertura deste formulário.

Ainda foi disponibilizada a opção de imprimir o Saldo Anterior ou não, se a finalidade é só de conferir a movimentação, pode-se imprimir o período sem o Saldo Anterior (normalmente a montagem do saldo anterior em bases grandes pode se tornar um pouco lenta) e para conferir então o saldo dos títulos, é necessário estar marcada a opção de imprimir saldo anterior.

O saldo anterior também será elaborado considerando somente os tipos de títulos selecionados para impressão, de forma que se não estiverem marcadas as três opções de títulos/lançamentos, pode ocorrer de o saldo anterior não fechar com o saldo do razão, já que este é mais um relatório de conferência de movimentação, existindo para composição de saldo os relatórios de Auditoria e Sintéticos, que são mais apropriados para conferência de saldos.

Auditoria: como já comentado, os relatórios de auditoria são os relatórios que efetivamente vão demonstrar a Composição do Saldo da Conta, para comparar com o razão e balancete. Para este relatório, temos as seguintes opções:

- Imprimir determinado período: esta opção foi criada para empresas que utilizam a impressão da composição do saldo da conta periodicamente. Ele será criado demonstrando o saldo anterior da conta na data início informada para a geração e vai imprimir além dos títulos ou lançamentos não conciliados, os que estiverem conciliados, porém foram baixados no período do relatório e são referentes a títulos/lançamentos de período anterior, bem como os títulos ou lançamentos do período, que mesmo estando conciliados, as baixas estejam em período maior que a data fim indicada para montagem do relatório.

Pela forma de elaboração deste relatório, serão impressas todas as contas que possuírem movimentação de títulos no período, que atendam às condições citadas no parágrafo anterior, mesmo que o saldo final seja zero, pois o objetivo é demonstrar que no período anterior existia um saldo e este foi zerado pelas baixas no período, visto que ele foi criado para empresas que utilizam a conciliação e o acompanhamento das contas desta forma, periodicamente.

- Toda movimentação até a data fim: este é efetivamente o relatório de composição do saldo da conta, pois será elaborado considerando toda a movimentação da conta, até a data fim indicada para impressão do relatório, ou seja, vai efetivamente imprimir os títulos não conciliados ou conciliados parciais, mais os títulos/lançamentos que a baixa possa estar em período posterior à data fim informada no formulário. Para este relatório irá imprimi somente as contas que tenham ainda saldo na data indicada.

Sintético (Saldo Acumulado): ainda, além dos relatórios anteriores, existem as opções de relatórios sintéticos:

Os relatórios sintéticos vão demonstrar somente o saldo final da conta até determinada data. Fica como uma listagem de contas com o seu saldo, o que facilita, por exemplo, a conferência com o balanço/balancete.

Disponibilizamos ainda duas opções neste relatório:

- Todas as Contas: vai imprimir a listagem das contas selecionadas e o seu saldo, quando este for diferente de zero até a data fim indicada no formulário.

- Contas com Saldo Diferente do Razão: este relatório será mais útil para empresas que utilizam efetivamente a conciliação por duplicatas (pacote 3000), onde a conciliação é realizada pelo controle efetivo de títulos, onde vai demonstrar o saldo encontrado na conciliação e o saldo do razão, onde estes estiverem divergentes, para facilitar a localização das divergências.

Conforme for selecionada a opção do relatório a ser impresso, ainda no formulário serão solicitadas as datas de movimentação dos títulos/lançamentos, onde em algumas situações serão solicitadas as datas inicial e final e em outras somente a data final, de acordo com o tipo de relatório.

Abaixo das datas, então é possível escolher a opção dos tipos de contas a serem impressos no relatório, entre Clientes, Fornecedores e Outras Contas. Em cada tipo destes será possível escolher ainda se é para imprimir todas as contas e um intervalo de contas (para cliente/fornecedor) ou ainda selecionar contas, que ao abrir a pesquisa, vai existir uma coluna à esquerda do código das contas, onde é possível selecionar várias contas aleatoriamente para impressão.