Baixa de clientes e fornecedores (03055) |

Pacote 3055 – Recebimentos de clientes ou pagamentos a fornecedores

Este pacote tem por objetivo possibilitar a realização das baixas por recebimentos de clientes ou pagamentos a fornecedores, de forma mais direta para este cenário, criando automaticamente as contrapartidas e as baixas de duplicatas, caso seja este o controle mantido.

O pacote foi desenvolvido no novo modelo instituído pós-versão 4.0 do sistema que traz uma aba de listagem com os dados já existentes e outras abas para a realização dos cadastros efetivamente.

Listagem

Na aba listagem são exibidos os lotes já existentes, que são filtrados pela data informada na parte inicial da pesquisa, onde é sugerido o período permitido pelos parâmetros da contabilidade (pacote 3000), porém pode ser alterada manualmente pelo usuário e pode selecionar qualquer período para consulta, sendo que para alterações será necessário alterar as permissões dos parâmetros e do bloqueio da contabilidade.

Nesta grade serão exibidos os lotes, contendo a data, descrição, bem como valor total dos lançamentos digitados e a quantidade de lançamentos a débito e a crédito existentes no lote. Na lateral esquerda de cada linha, onde tem um sinal “+”, ao clicar serão exibidos logo abaixo os lançamentos pertencentes ao lote. Estas informações podem ser selecionadas para alteração, bem como podem ser impressas utilizando o botão imprimir na lateral direita, que fará a impressão dos dados conforme estiverem sendo exibidos na grade.

Nesta aba estão disponíveis todos os recursos da grade existentes no sistema: agrupamentos, filtros, rodapés, etc.

Cadastro

Para criar um novo lote no sistema, basta acionar o botão Novo (CTRL + N). Ao executar esta ação será carregada a aba Cadastro – Dados Básicos.

Para a criação do lote será necessário indicar:

Data lote: indicar a data do lote.

Lote número: de acordo com a data informada e utilizando a configuração da forma de controle de lotes indicadas no pacote 3000 o sistema gera automaticamente o novo número de lote.

Grupo de lote: de acordo com as baixas que serão realizadas indicar se o lote é de recebimento de clientes ou de pagamento a fornecedores. Todos os tratamentos do pacote serão baseados nesta informação para o correto funcionamento.

Lançamento de contrapartida: esta informação é de suma importância para os controles dos lançamentos, com base nesta configuração o sistema vai criar a contrapartida dos lançamentos contábeis das baixas realizadas. As opções disponíveis são:

1 – Um por lote e data: nesta opção o sistema vai identificar a conta contábil de contrapartida e a data dos lançamentos, sempre que estes dois valores forem iguais, vai somar o valor dos lançamentos de baixa na mesma contrapartida. Neste formato em um grupo contábil, existirão várias baixas somadas.

2 – Um a cada lançamento: nesta sistemática, a cada baixa será criado um lançamento de contrapartida e segregado um grupo de lançamentos contábeis, somente com os dados da respectiva baixa.

3 – Um quando fechar o valor da contrapartida (grupo): nesta opção o próprio usuário da aplicação define inicialmente o valor da contrapartida e depois realiza os lançamentos até que o valor indicado feche. Para esta opção as operações de alteração e exclusão também ficam a cargo do digitador para acertar o valor da contrapartida.

Nesta situação somente quando o valor dos lançamentos de baixa somados ultrapassar o valor da contrapartida será emitida mensagem indicativa da situação e será solicitado se é para ajustar automaticamente a contrapartida. Enquanto o valor dos lançamentos for menor que o valor indicado na contrapartida, a responsabilidade de fechamento dos valores é de quem estiver digitando as informações.

Também somente neste método é possível o usuário ter acesso á edição do próprio lançamento de contrapartida, em todas as demais é só o sistema que trabalha com o ajuste e exclusão da contrapartida.

Descrição do lote: neste campo o usuário pode inserir uma identificação que facilite a sua localização dentro dos lotes. Caso fique em branco será sugerida a própria descrição do grupo de lote.

Total do lote: depois da realização dos lançamentos de baixa, neste campo será exibido o valor total dos lançamentos digitados naquele lote. É atualizado automaticamente pelo sistema para consulta do usuário.

Lançamentos

Para realização dos lançamentos das baixas efetivamente, além das opções indicadas na capa do lote, especialmente o formato da contrapartida já mencionado, o pacote vai operar de forma diferenciada também em relação à forma como o cliente utiliza a conciliação de clientes e fornecedores, que pode ser com controle de duplicadas ou não. Esta configuração interfere diretamente em uma série de eventos no processo das baixas.

Conciliação por duplicatas:

Basicamente a principal diferença para esta opção é que independente da forma de consulta dos dados para baixa (documento fiscal, conta contábil ou CNPJ) será obrigatório após a escolha desta opção, selecionar o título a ser baixado, pois se utiliza esta opção na inserção dos documentos sempre terá que digitar os dados do título para controle.

Na pesquisa dos títulos serão exibidos somente os títulos que pela conciliação ainda tenham saldo. Diante deste cenário, também para os títulos selecionados sempre será possível consultar a posição do título, clicando no botão ao lado do valor da baixa ou acionando ele pela tecla F11.

Também ao executar a gravação dos dados, quando a conciliação for por duplicata, além de criar um lançamento contábil, também vai inserir os dados da baixa para o controle de duplicatas.

Sem conciliação por duplicatas:

Quando o cliente não utiliza a conciliação por duplicatas, o processo de baixa ocorre somente na contabilidade, então neste caso não haverá um título efetivamente criado para realizar a baixa. O número do título será informado manualmente pelo usuário, somente para correta criação do histórico e para que pela sua identificação (dentro do histórico) possam ser realizados os controles acessórios do pacote.

Neste caso, como não há o título, também ocorre que somente será possível consultar o saldo a ser baixado de um documento quando a opção de pesquisa, na inserção, for por documento fiscal, desde que este documento esteja corretamente contabilizado na conta do cliente ou fornecedor do documento.

Na alteração dos dados não há como manter esta opção, pois após a inserção a consulta é automaticamente por conta contábil do cliente ou fornecedor para o qual foi realizada a baixa.

Fora estes detalhes, o processo de baixa e seus controles, passam a ser similar. Para realizar uma baixa então será necessário indicar as informações solicitadas no formulário:

Conta de contrapartida: é a primeira informação necessária para que o sistema saiba em que conta vai realizar a contrapartida dos pagamentos ou recebimentos (normalmente caixa ou banco). A contrapartida será criada e mantida de acordo com a opção escolhida na capa do lote.

Data: indicar a data do pagamento ou recebimento das baixas efetivamente. Conforme o tipo de contrapartida selecionado na capa do lote, o sistema vai controlar os valores de acordo com a conta e a data.

Valor da contrapartida: este campo somente será habilitado quando a opção de contrapartida selecionada na capa do lote for 3 – Um quando fechar o valor da contrapartida (grupo), onde o cliente irá informar o valor da contrapartida manualmente. Para as demais opções este campo ficará desabilitado e nele exibido o valor da contrapartida, porém sem acesso para alterações.

Pesquisar por: neste campo pode ser selecionada a forma mais adequada para a localização dos títulos ou documentos a serem quitados. As opções são por documento fiscal, que trará as notas fiscais digitadas ou importadas, por conta contábil que trará as contas de clientes ou fornecedores conforme o tipo do lote ou ainda por CNPJ do cliente ou fornecedor.

Número NF/Conta contábil/CNPJ: de acordo com a opção escolhida no item anterior, serão exibidas para consulta as contas de clientes ou fornecedores ou os documentos fiscais digitados, que serão exibidos em uma pesquisa semelhante à consulta do F11 existentes nos pacotes da escrita, onde é possível digitar um período para consulta, caso contrário se não houver parâmetro de pesquisa e nem informação das datas, atribuirá as datas dos parâmetros da escrita fiscal (pacote 3124).

Número do título: este campo, de acordo com o já explicado se o controle for por duplicatas, trará a pesquisa dos títulos, que será filtrada pelo parâmetro escolhido no campo anterior ou se o controle não for por duplicatas, terá um campo para o cliente informar o número do título que é obrigatório para a correta criação do histórico, bem como tratamento dos outros valores que podem estar ligados à baixa, que serão identificados exclusivamente por este número que será gravado no campo histórico.

Se a opção do campo anterior for pesquisar por documento fiscal, o sistema vai sugerir o número do documento neste campo e o usuário poderá alterar o que for necessário.

Valor da baixa: neste campo, caso a conciliação seja por duplicatas ou a forma de pesquisa seja por documento fiscal, mesmo que não faça conciliação por duplicatas, o sistema vai sugerir o saldo ainda em aberto do título.

Somente não irá sugerir o valor caso já esteja totalmente quitado (neste caso aparecerá uma mensagem à direita do campo indicando esta situação), ou quando a pesquisa do documento a ser baixado for realizada por conta contábil ou CNPJ, quando a conciliação não for por duplicata e também neste caso, quando selecionado o documento fiscal e os lançamentos contábeis do documento selecionado não foram realizados na conta do cliente ou fornecedor indicados nos dados iniciais da nota fiscal (ou conta de contabilização desta), por exemplo, quando a nota foi contabilizada a vista.

Também neste campo fará uma validação no valor informado, quando o valor informado para a baixa for maior que o valor do saldo do título. Esta validação vai ocorrer tanto na inserção quanto na alteração dos registros.

Detalhe importante a ser salientado é que se for alterado o valor de uma baixa, há um procedimento que automaticamente desvincula este lançamento do grupo de conciliação, para forçar a revisão do processo e ajustar novamente o grupo de conciliação. Então na primeira alteração irá validar, porém se depois de alterar o lançamento não for novamente vinculado ao grupo pelo pacote 3072, então para o sistema ele não pertence mais a este grupo, não sendo possível validar em uma alteração subsequente.

Acréscimos/(-)Descontos: neste campo devem ser informados valores relacionados a juros, multa ou descontos existentes no título que está sendo baixado. Se o valor for redutor, como os descontos, deve ser indicado com o sinal de negativo no valor, para que o sistema trate corretamente.

Conta: este campo serve para seleção da conta contábil onde serão lançados os valores do campo anterior. No pacote 3000, na aba de contas financeiras, dentro das configurações do plano de contas, são indicadas as contas de juros e descontos. Estando corretamente configuradas as contas, o sistema vai avaliar o valor se positivo ou negativo e vai sugerir a conta configurada respectivamente para realização do lançamento.

Mesmo com a sugestão é possível alterar a conta contábil se for o caso. Também nesta situação o sistema avalia o valor para sugerir a conta, então se foi lançado um valor negativo, vai buscar a conta de descontos, depois ao alterar o lançamento o valor também será exibido negativo e caso o usuário altere para positivo, vai buscar a conta de juros e alterar, para manter a consistência dos dados.

(+/-) Outros Valores: este campo tem funcionamento semelhante ao anterior, serve para evidenciar e contabilizar outros valores eventualmente presentes no título que está sendo baixado. Também se o valor irá deduzir o total pago ou recebido, deve ser informado com o sinal de negativo.

Conta: indicar a conta contábil para contabilização do valor indicado no campo anterior. Para este campo não há configuração, fica sob-responsabilidade de o digitador selecionar a conta.

Depois de informados todos os campos que tenham informação, o sistema acionará o salvar e os lançamentos do lote ficam exibidos na grade abaixo dos dados.

Para alterar um lançamento, é necessário executar um duplo clique na grade, no lançamento principal da baixa, que está destacado em azul. Ao selecionar o principal o sistema identificará pelo número do título do histórico os lançamentos acessórios (acréscimos, descontos e outros valores) para carrega-los também para edição.

Caso seja necessário excluir um registro, principal ou acessório, basta estar com o cursor posicionado na linha dele na grade e teclar “delete”. Na grade também é possível selecionar vários registros para exclusão simultânea, utilizando a tecla SHIFT + Seta (padrão Windows) ou mesmo utilizando o CTRL + A para selecionar todos para exclusão.

Ainda na grade, é possível editar o campo “histórico”. Para isto basta clicar nesta coluna na grade e realizar as alterações necessárias. O sistema irá manter as alterações realizadas pelo usuário, com exceção para a circunstância de alterar a conta contábil ou o número do título, neste caso o sistema recria o histórico, usando os parâmetros da inserção. Também é importante manter o número do título no histórico, especialmente dos lançamentos acessórios, pois é a única forma de identificar a qual título eles pertencem.

Ainda é possível realizar a impressão dos dados da grade clicando no botão imprimir, exibir a caixa de agrupamento, bem como os rodapés, enfim todos os recursos existentes na grade em todos os pontos do sistema, utilizando o clique com botão direito no cabeçalho das colunas. Também é possível organizar os dados da forma como entender ser melhor e salvar o leiaute para que exiba desta forma nos próximos carregamentos de dados.

Além das informações básicas dos títulos, é possível além dos lançamentos surgir à necessidade de outras informações acessórias, como retenções, centros de custo, etc. Para que seja possível digitar estas informações o sistema vai avaliar as contas indicadas para o lançamento e se for o caso, abrirá os seguintes formulários acessórios:

Retenções na fonte: caso a conta esteja configurada no pacote 3002 para ter retenções na fonte, após salvar os dados abrirá a tela para a digitação das retenções, já preenchendo o campo do CNPJ com as informações do cliente ou fornecedor utilizado na baixa:

Ao sair do formulário de retenções, caso as retenções estiverem configuradas como base de retenções a recolher ou a recuperar, o sistema já fará o desmembramento do lançamento contábil das retenções (se as contas dos tributos estiverem corretamente configuradas no pacote 3410), como é o padrão das retenções no restante do sistema, procedimento que só ocorre no momento em que está inserindo o lançamento.

PIS/COFINS: para as informações de PIS e COFINS, será avaliada a obrigatoriedade da EFD Contribuições, a forma de entrega dos dados, o tipo de lançamento e a configuração das respectivas contas contábeis no pacote 3404. Caso atenda às condições necessárias, será aberto o formulário para preenchimento das informações de PIS e COFINS:

Centros de custo: da mesma forma, será avaliada a configuração da empresa se utiliza centros de custo e para as contas pertencentes aos grupos que estiverem indicados no pacote 3000 para utilização de centros de custo será aberto o formulário para informar o detalhamento de centros de custo.

Também ao realizar a baixa quando a conciliação é por duplicatas ou quando mesmo sem conciliação por duplicatas na inserção foi utilizada a opção de pesquisa por documento fiscal e este foi corretamente lançado na conta do cliente ou fornecedor, o sistema já fará no momento de gravar o lançamento a respectiva conciliação com o título principal, não sendo neste caso necessário para estes títulos conciliar depois no 3072, pois já estará corretamente conciliado.

Somente se a opção de pesquisa for por conta contábil ou CNPJ (quando não utilizada conciliação por duplicatas) e em algumas outras exceções que o sistema não conseguirá fazer isso de forma automática, poderá ser conciliado de forma residual no pacote 3072.

Fixadores

Também está disponível neste pacote a opção de fixação dos dados. Clicando no botão “Fixar campos”, será exibida a lista dos campos que é possível fixar para facilitar os trabalhos. Lembrando que para fixar o valor de um campo, primeiro é necessário preenchê-lo.

Baixa por conciliação

Também é possível baixar vários títulos de uma só vez utilizando a opção de “Baixa conciliação” que pode ser acionada no respectivo botão na barra de botões à direita. Neste momento, o sistema abrirá o formulário 3065. Para maiores informações sobre este procedimento, veja o ajuda do próprio pacote 3065.