Consistência Plano |

O processo de consistência do plano de contas foi desenvolvido com o objetivo de auxiliar os usuários encontrarem as falhas existentes na montagem do plano de contas, visto que para um plano ser correto, ele deve, obrigatoriamente seguir uma estrutura lógica de classificações contábeis.

Este processo passou a ser necessário, visto que na mudança do sistema JB Cepil para a versão 3.0, entre outras providências para melhorar a performance do sistema nos clientes, foi criado no banco de dados um campo para indicar qual conta é a conta superior efetivamente de cada conta do plano, o que antes era realizado em cada lugar do sistema que precisa esta informação seja em relatórios, arquivos magnéticos, consultas, etc.

A partir desta alteração, os demais pontos do sistema que utilizam esta informação, que antes avaliavam conta por conta para encontrar a conta de descarga pela estrutura da classificação contábil, passaram a ser alterados para utilizar esta informação, o que gera uma grande melhoria na performance dos processos. Porém, nos testes realizados em bases de clientes, foram verificados vários problemas de estrutura do plano, que vão gerar indevidamente esta informação ou nem vão conseguir gerá-la, sem os devidos ajustes do plano de contas.

Um dos principais processos que foi alterado e que pode gerar problemas, vastamente utilizado pelos clientes, é o balanço ou balancete. Se houver problemas de estrutura, poderá haver diferença de valores nestes relatórios.

Para facilitar a conferência e também os ajustes, com base nos problemas encontrados nas bases de clientes utilizadas no processo de testes, foram elaboradas algumas consistências para encontrar os problemas e com base nelas, algumas rotinas que realizam de forma automática os ajustes possíveis, com ou sem a intervenção do usuário.

Estas rotinas estão explicadas abaixo, porém não esgotam os possíveis problemas encontrados. Alguns será somente o usuário que poderá alterar manualmente, após análise do seu plano de contas.

1 - Processo de Consistência e Ajuste do Plano de Contas:

O ajuste das inconsistências do Plano de Contas poderão ser feitas no pacote 3002 acionando o Botão “Rotinas Especiais”. Depois de Clicar nessa botão irá abrir um formulário com as seguintes opções, conforme mostra a figura abaixo:

Os ajustes do Plano de contas consistem em dois processos destintos, onde um se refere a verificação das inconsistências do Plano que é a Rotina 5, e outro no ajuste das inconsistências na rotina 6.

Antes de iniciar os ajustes é recomendável imprimir um relatório do Plano de Contas (pct3020), que irá auxiliar na verificação e análise dos Avisos/Erros encontrados na consistência.

1.1 – Consistências do Plano de Contas

Para fazer a consistência do Plano de Contas deverá ser escolhido a opção “5-Consistir Plano de Contas” das Rotinas especias do pacote 3002.

Sempre que o usuário marcar o processo de Consistência do Plano todas as outras opções ficarão desmarcadas. Para escolher outra opção é necessário antes desmarcar esta para que as demais fiquem habilitadas.

Ao marcar a opção de Consistência do Plano de contas , é carrega a lista de empresas Planos, onde a empresa Plano da empresa Logada já estará marcada. O usuário poderá escolher mais de uma empresa por vez para fazer a consistência. Na aba de avisos/Erros as inconsistências serão separadas por Empresa Plano para facilitar a visualização dos erros.

Essas inconsistências podem ser impressas em relatório através do botão Avisos/Erros.

O processo de consistência tem as seguintes validações:

1.1.1 - A conta não possui Tipo ou Classificação Contábil informada

Nessa opção será percorrido todas as contas do Plano de contas verificando se todas as contas possuem a informação do Tipo de Conta e Classificação Contábil. Será verificado na tabela CO01_PLANO se a conta possui a informação do TPCONTA e na tabela CO01_PLANOCLAS se a conta possui a informação da CLASSIFCONTAB.

1.1.2 - A conta possui contas com grau imediatamente superior definidas como não título

Será verificado para cada conta se a conta de grau imediatamente superior é conta Título. Caso a conta de grau superior não seja título a conta será mostrada nos avisos/erros.

Para cada grupo de contas somente a conta de maior detalhamento pode ser conta não título (analítica). Nenhuma conta não título pode ser Pai de outra.

1.1.3 - A conta não possui contas com grau imediatamente superior

Nesse processo será verificado se existem classificações faltantes na estrutura do plano de contas.

A verificação partirá da conta de maior detalhamento, da qual será removido um nível da classificação e verificado se essa nova classificação existe no plano corrente.

Exemplo1:

1-Ativo

1.01 – Ativo Circulante

1.01.01 – Disponibilidades

1.01.01.01.01 – Caixa

No exemplo acima está faltando a conta com classificação 1.01.01.01. Nos avisos/erros será demonstrado que para a conta 1.01.01.01.01- Caixa, não foi encontrado conta com grau imediatamente Superior.

1.1.4 - A conta possui mais de uma conta com grau imediatamente superior no mesmo período

Nesse item será verificado para cada conta, se existe uma ou mais contas com grau imediatamente superior. As contas que possuírem mais de uma conta de grau superior serão demonstradas na aba de avisos/erros e não serão ajustadas automaticamente. Cabe ao usuário analisar e ajustar ou excluir uma das contas.

1.1.5 - A conta não possui contas com grau imediatamente superior no período

Nessa checagem serão verificadas para as contas Títulos, que possuem mais de uma classificação, se existe um período vago entre os dois registros. Na sequência será verificado se a conta pai engloba todo o período da conta Filha.

Exemplo1:

Conta Classificação Título Data inicio Data Fim

4 1.01.01 SIM 01/01/1900 31/12/2007

4 1.01.01 SIM 01/01/2009 ------------

5 1.01.01.01.01 NÃO 01/01/1900 ------------

No exemplo acima a conta Pai tem um período Vago entre os dois registros. Esse registro será ajustado atribuindo a data Fim do primeiro registro com a data inicio do próximo registro menos um dia.

Após os ajustes automáticos os registros da conta 4 ficarão dessa forma:

Conta Classificação Título Data inicio Data Fim

4 1.01.01 SIM 01/01/1900 31/12/2008

4 1.01.01 SIM 01/01/2009 ------------

5 1.01.01.01.01 NÃO 01/01/1900 ------------

Exemplo2:

Conta Classificação Título Data inicio Data Fim

4 1.01.01 SIM 01/01/1900 31/12/2007

5 1.01.01.01.01 NÃO 01/01/1900 31/12/2008

No exemplo acima a conta título 4 tem data Fim anterior a data fim da conta Filha. Essa conta pai terá seu registro ajustado com a mesma data Fim da conta Filha. O mesmo ocorre com a data de inicio, quando a conta pai tem data de inicio posterior a data de inicio da conta filha, a conta pai receberá a mesma data de inicio da conta filha.

1.1.6 - A conta possui um registro na CO01_PLANO que não existe na tabela CO01_PLANOCLAS

Nessa consistência será verificado para todas as contas se a mesma possui um registro na CO01_PLANOCLAS

1.1.7 - A conta possui classificação contábil inválida para seu respectivo grupo

Será verificado pelo inicio da classificação da conta se o Tipo de Conta está correto. O Tipo de Conta será ajustado de acordo com a classificação da contábil da conta.

Todos os processos acima serão consistidos individualmente para cada empresa selecionada..

Se for encontrado um dos problemas acima em alguma conta, o processo passa para a próxima conta não consistindo os demais itens para essa conta, pois esse problema pode gerar outro erro para a mesma conta. Por isso ao final do processo o ideal é executar as consistência novamente.

Após efetuadas as consistências, se não encontrar erros, será mostrado na tela de Avisos/Erros que o plano selecionado foi consistido com sucesso e ficará habilitado o Botão “Avisos/Erros” que ao ser acionado, irá gerar um relatório indicando qual Plano de Contas foi consistido com sucesso.

Se encontrar erros de Contas sem Pai, avisará dos erros e pedirá para conferir no relatório de Avisos/erros. Se for gerado o relatório, ao fechá-lo será solicitado se o usuário deseja efetuar os ajustes automáticos, caso queira, abrirá automaticamente o formulário de inserção de contas títulos já com as classificações faltantes indicadas no formulário. Somente será permitido inserir as contas títulos quando todas as contas tiverem Classificação e Nome indicados.

Se encontrar somente erros diferentes de "Conta sem pai" será emitido uma mensagem solicitando se deseja fazer os ajustes automáticos, caso seja escolhido a opção SIM, será executado o processo de acordo com o erro encontrado.

Se encontrados ambos os erros será solicitado para visualizar os Erros/Avisos no relatório, após visualizadas, ao fechar o relatório, será solicitado se o usuário deseja efetuar as consistências, caso queira fazer os ajustes automáticos, o sistema automaticamente efetuará as consistências automáticas e após isso abrirá a tela de inserção das contas títulos necessárias.

1.2 – Opções de Ajustes das Inconsistências do Plano de Contas

Para fazer os ajustes das inconsistência do Plano de Contas deverá ser escolhido a opção “6-Opções de Ajustes das Inconsistências do Plano de Contas” das Rotinas especias do pacote 3002.

Sempre que o usuário marcar o processo de Ajustes das Inconsistências do Plano de Contas, todas as outras opções ficarão desmarcadas. Para escolher outra opção é necessário antes desmarcar esta para que as demais fiquem habilitadas.

Os ajustes de Inconsistência se subdividem em dois Grupos que são habilitados quando escolhido a rotina “6-Opções de Ajustes das Inconsistências do Plano de Contas”, conforme mostra a figura.

1.2.1 – Opções de Ajustes Automáticos

Esse processo está contido no o item 6.1 da rotina 6, e se subdivide em 4 opções de ajuste conforme imagem abaixo.

Quando marcada a opção “6.1 – Opções de Ajustes Automáticos” deverá ser escolhido uma empresa no botão “Selecionar Empresas” e após deverá ser selecionada uma das opções de Ajustes automáticos.

Caso tenha sido efetuado o processo de consistência do Plano de Contas na rotina 5 e não foram feitos os ajustes automáticos, ao marcar a rotina 6 opção 6.1, esse botão para “Selecionar Empresas” estará desabilitado e terá a empresa consistida na rotina 5 marcada. E quando não tenha sido efetuado o processo de consistência o botão para selecionar empresas estará ativo e somente permitirá executar o processo de ajustes após selecionar as respectivas empresas.

Se não for executado o processo de consistência (rotina5) antes de iniciar os ajustes isso será feito internamente para após as consistências fazer os ajustes.

Os ajustes automáticos se subdividem em:

1.2.1.1- - Corrigir tipos de Contas e Classificação

Nesse ajuste serão corrigidos as contas que não possuem Tipo e Classificação Contábil

- A conta não possui Tipo: Esse processo ajustará os tipos de Contas automaticamente de acordo com suas classificações contábeis. Se não achar nenhuma conta com a mesma classificação, retira um grau da classificação dessa conta consistida e pega o Tipo de Conta dessa conta com Grau menor para atribui a conta que não possui Tipo de Conta.
- A conta não possui Classificação: Nessa consistências são verificadas as contas que possuem registro na CO01_PLANOCLAS porém não tem classificação. Quando encontrar uma conta nessa situação a mesma será indicada no relatório de avisos/erros e não será possível ajustá-la automaticamente pois não sabemos que classificação atribuir para a conta.

1.2.1.2 - Mudar Contas não títulos para títulos

Nesse processo será verificado para cada conta se a conta de grau imediatamente Superior é conta título. Sempre que encontrar uma conta que deveria ser título mas esta como não título esse processo verificará se existem lançamentos para ela no Diário e caso não existir alterará a mesma de não título para título. Caso existir lançamento no Diário mostrará uma mensagem de erro indicando para que seja feito os ajustes manuais.

1.2.1.3 - Ajustar períodos vagos das contas títulos

Foi definido como regra que para as contas títulos não poderá haver períodos vagos entre uma classificação e outra da mesma conta, esse processo ajusta as contas que se enquadram nessa situação.

Este processo também abre o período da conta título para a menor e maior data das filhas. Por regra nenhuma conta filha pode ter data fim posterior a data fim da conta Pai e nem data inicio menor que a data de inicio da conta Pai. Quando tiver essa situação a conta Pai será ajustada de forma que englobe todo o período da conta filha.

1.2.1.4 - Criar contas inexistentes na tabela CO01_PLANOCLAS

Consiste na criação de registros na tabela Co01_PLANOCLAS para as contas que não possuírem o registro nessa tabela.

1.2.2 – Opções de Cadastro de Contas Títulos faltantes

Esta opção somente cadastrará contas títulos faltantes na estrutura do plano de contas selecionado.

Ao marcar essa opção irá abrir uma nova tela conforme, imagem abaixo, onde deve estar marcado o nome e classificação da conta título a ser inserida e selecionado uma ou mais empresas onde deverá ser criado a conta.

Quando for marcado a rotina 6, e executado uma das opções de ajustes automáticos do item 6.1 para uma ou mais empresa, ao marcar a opção 6.2 será executado a consistência dos planos selecionados na opção anterior e serão mostrados no Grid todas as classificação das contas títulos faltantes desses Planos.

Somente será iniciado o processo de cadastro se todos os registros possuírem nome e classificação informados.

Se a classificação informada já existir para a empresa a mesma não será cadastrada novamente.

O Código da Conta é buscado de acordo com o grupo pelo processo de busca de código vago do pacote, e o período da Conta é buscado pela período da conta imediatamente superior.

Esse processo pode ser executado após o processo de consistência trazendo assim a lista de contas que faltam nos planos de contas consistidos, ou pode ser chamado automaticamente necessitando o usuário informar as classificações e empresas que ele deseja efetuar o cadastro.

3- Cadastro do Plano de Contas

No cadastro do Plano de Contas pelo formulário Principal, foram incluídas as mesmas checagens incluídas nas Rotinas Especiais nos ajustes das Rotinas 5 e 6.

3.1 – Inserção

Ao cadastrar uma conta será verificado se a classificação indicada corresponde ao Tipo de contas que está sendo cadastrado.

Para toda conta deverá ter uma conta de grau imediatamente superior. Então o cadastro de contas deverá partir do menor para o maior detalhamento das contas para cada grupo de contas. Exemplo: cadastrar primeiro a conta de classificação 1.01 para depois cadastrar a conta de classificação 1.01.01.

Ao cadastrar uma conta título será verificado se existe outra conta, Título ou não Título, com a mesma classificação da conta que está sendo inserida. Caso existir outra conta com a mesma classificação será mostrado uma mensagem de advertencia indicando tal situação com opção do usuário escolher se deseja continuar o cadastro da nova conta, ou não.

Ao cadastrar uma conta Não Título, será verificado se existe outra conta título com a mesma classificação da conta que está sendo inserida. Caso existir, será mostrado uma mensagem de confirmação.

3.2 – Alteração

Na alteração também será verificado se a classificação da conta corresponde ao Tipo de Conta informado.

Ao alterar a classificação de uma conta Título será verificado pela classificação velha dessa conta, se a mesma tem contas filhas. Encontrando contas filhas será permitido a alteração da classificação da conta título, mediante confirmação do usuário. Se ela não tiver contas filhas será verificado pela nova classificação, se não existe outra conta, analítica ou sintética, com a mesma classificação. Nesse caso será mostrado uma mensagem de confirmações solicitando se o usuário deseja continuar com a alteração.

Ao finalizar o período de uma conta título será verificado se o período da mesma, engloba todo o período das contas filhas. Uma conta título não pode ter data inicio ou data Fim, menor ou maior respectivamente, que a data inicio e data fim das contas filhas, e também nenhuma conta título pode possuir períodos vagos entre os registros da tabela CO01_PLANOCLAS, por isso quando ocorrer essa situação será mostrado uma mensagem de advertencia indicando essa situação.

Ao alterar a classificação de uma conta Não Título, será verificado pela nova classificação se não tem outra conta com a mesma classificação cadastrada como título.

Ao finalizar o período de uma conta Analítica será verificado se não existem lançamentos ou configurações para essa conta com período superior a data Fim da configuração. O mesmo ocorre com o período inicial da conta e intervalo de períodos. Quando acontecer de encerrar o periodo de uma conta e a mesma possuir lançamentos em data posterior, será mostrado uma mensagem indicando qual é a maior data de lançamento para essa conta e não será permitido sair do formulário sem fazer o ajuste. O Mesmo ocorre quando a data de inicio é maior que a menor data de lançamento para essa conta.

3.3 – Exclusão

Na exclusão de contas será verificado para todas as contas se não possuem lançamentos ou configurações em qualquer tabela do sistema, nesse caso não será permitido a exclusão e será mostrado um relatório com as empresas e pacotes que possuem movimentação para a conta.

Quando a conta a ser excluída for conta título, será verificado se a mesma possui contas filhas, e encontrando essa situação será mostrado uma mensagem de advertencia, solicitando confirmação do usuário para excluir a conta.